Powinieneś być tego świadomy
Zazwyczaj na własnym komputerze lub laptopie znajdują się dokumenty zawierające wrażliwe i poufne dane. Często obejmuje to pliki z programu Excel, które są używane do celów prywatnych lub zawodowych. Dlatego Excel oferuje swoim użytkownikom kilka opcji ochrony całego pliku, skoroszytu lub pojedynczego arkusza roboczego. Uniemożliwia to każdemu przeglądanie poufnego dokumentu programu Excel.
Jak zapobiec niezamierzonej edycji skoroszytu programu Excel?
Gdy tylko kilku użytkowników uzyskuje dostęp do pliku Excel i pracuje z nim, warto chronić formuły przed przypadkowym usunięciem. Dokumenty Excel mogą być również chronione hasłem. Oznacza to, że osoby, które nie znają hasła, nie mogą już otworzyć dokumentu. Użytkownik programu Excel może również otworzyć skoroszyt jako zabezpieczony przed zapisem, aby uniknąć niepożądanych zmian. Istniejący folder może być również wyposażony w ochronę przed zapisem.
Poziom pliku, poziom skoroszytu i ochrona na poziomie arkusza: jakie są różnice?
- Opcje ochrony na poziomie plików: Tutaj masz możliwość przypisania hasła do pliku Excel. Po zablokowaniu plik nie może być już otwierany ani edytowany przez innych użytkowników. Na tym poziomie można również ustawić hasło do otwierania i zmiany pliku Excel. Gotową wersję pliku można zidentyfikować za pomocą oznaczenia „wersja ostateczna”. Następnie użytkownik programu Excel może otworzyć plik tylko jako chroniony przed zapisem.
- Opcje ochrony na poziomie skoroszytu: Tutaj struktura skoroszytu może być chroniona za pomocą hasła. W rezultacie arkusze w skoroszycie nie mogą być już usuwane, ukrywane, dodawane ani zmieniane przez innych użytkowników.
- Opcje ochrony na poziomie arkusza roboczego: Ochrona arkusza roboczego umożliwia ograniczenie dostępu i opcji edycji bez szyfrowania całego pliku hasłem. Tutaj możesz określić, w jaki sposób użytkownik może pracować w odpowiednim arkuszu programu Excel. Określasz, czy użytkownik może tylko dodawać lub edytować wiersze.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze hasła?
Złożone hasła utrudniają dostęp do chronionych plików. Bezpieczne hasło wynika z jego struktury i długości. Zasadniczo powinien składać się z co najmniej ośmiu do dziesięciu znaków. W idealnym przypadku stosuje się kombinację wielkich i małych liter, cyfr i znaków specjalnych. Należy unikać umlautów i znaków charakterystycznych dla regionu.
Film instruktażowy: Ochrona plików Excel za pomocą hasła - w ten sposób chronisz swoje dane!
Krok po kroku: Chroń plik Excel hasłem
Czy chcesz, aby plik Excel był niedostępny dla innych użytkowników przy użyciu hasła? Następnie skorzystaj z poniższego przewodnika krok po kroku:
-
Najpierw otwórz plik Excel, który ma być chroniony.
-
Przejdź do przycisku „Plik”.
-
Kliknij „Zapisz jako” i wybierz miejsce przechowywania.
-
W nowym oknie dialogowym nadaj plikowi nazwę, pod którą ma być później zapisany.
-
Po zapisaniu przejdź do "Informacji" po lewej stronie, a następnie kliknij "Chroń skoroszyt".
-
W nowym oknie możesz wprowadzić hasło do otwierania i hasło do zmiany pliku w udostępnionym polu.
-
Potwierdź wprowadzenie haseł przyciskiem „OK”.
-
Powtórz wprowadzanie haseł ponownie. Następnie ponownie potwierdź swój wpis przyciskiem „OK”.
-
Teraz naciśnij przycisk „Zapisz”, aby plik Excel został zapisany w wybranej lokalizacji przechowywania.
Jaki poziom ochrony jest odpowiedni w jakiej sytuacji?
- Ochrona na poziomie plików jest przydatna do kontrolowania poziomu dostępu użytkowników dokumentu Excel. Możesz zaszyfrować plik Excela bez otwierania go przez nikogo innego. Określając i przekazując hasło do zmiany, możesz także zezwolić innym użytkownikom na edycję pliku.
- Jeśli używasz ochrony na poziomie skoroszytu, możesz kontrolować sposób, w jaki inni użytkownicy mogą pracować z arkuszami w tej strukturze. Wyobraź sobie, że jeden ze skoroszytów zawiera kilka arkuszy. Każdy z członków Twojego zespołu jest odpowiedzialny za dane we własnym arkuszu. Każdy w zespole powinien teraz mieć możliwość dodawania danych do własnego arkusza roboczego. Jednak zmiana, przenoszenie lub dodawanie kolejnych lub nowych arkuszy nie powinno być możliwe.
- Ochrona na poziomie arkusza roboczego zapewnia kontrolę nad tym, co użytkownik programu Excel może zrobić w określonym arkuszu. Możesz dać koledze możliwość zapisania danych w arkuszu i zapisania go. Nie może jednak usuwać wierszy i kolumn.
Wniosek: warto chronić pliki Excela hasłem
Excel oferuje bardzo różne opcje ochrony pliku. Użytkownicy Excela mogą chronić plik Excel, cały skoroszyt lub arkusz roboczy przed zmianami lub kontrolować i ograniczać prawa dostępu osób trzecich. Plik Excel można łatwo zabezpieczyć hasłem, które można ustawić w opcjach Excela.
FAQ
Jak wyświetlić odblokowane komórki w tabeli programu Excel?
Używając formuły = Not (CELL ("Ochrona"; A1)) poprzez formatowanie warunkowe, możesz wywołać odblokowane komórki w zaznaczonym obszarze tabeli.
Jak mogę zabezpieczyć przed zapisem dokument Excela?
Najpierw otwórz plik i wybierz Plik> Uzyskaj informacje. Przejdź do „Chroń dokument” i wybierz „Oznacz jako kompletny”. Następnie potwierdź swój wpis przyciskiem „OK”.
Jak mogę usunąć utworzoną przeze mnie ochronę hasłem?
Otwórz plik Excel, dla którego zapisałeś hasło. Teraz wybierz „Plik”> „Informacje”. Następnie przejdź do Chroń dokument> Szyfruj za pomocą hasła. Usuń ustawione hasło i potwierdź wpis przyciskiem „OK”.
