Przegląd wszystkich funkcji
Niezależnie od tego, czy są to spotkania zawodowe, czy prywatne - prawie każdy jest zajęty organizowaniem siebie i swojego osobistego otoczenia na co dzień. Z tego powodu kalendarz, na przykład kalendarz programu Outlook, jest punktem centralnym każdego profesjonalnego planowania spotkań. Po otwarciu programu Outlook przez dwukrotne kliknięcie przycisku myszy, w lewym dolnym obszarze programu znajdziesz kilka ikon. Ikonę kalendarza w Outlooku można znaleźć tuż obok ikony wiadomości e-mail.
Oprócz kalendarza warto zapisywać ważne zadania w Outlooku i pracować nad nimi. Obszar zadań, który jest ułożony jako ikona obok książki adresowej w Outlook 365, jest do tego odpowiedni.
Użytkownicy Outlooka, którzy znają i opanowali możliwości funkcji „Kalendarz i Zadania”, pracują i planują wydajniej i bardziej ukierunkowany sposób. Oprócz kalendarza i zadań użytkownicy doceniają również funkcję wyszukiwania w Outlooku. Na przykład program Outlook oferuje opcję wyszukiwania terminów i wiadomości e-mail za jednym razem. Ta opcja jest szczególnie przydatna i praktyczna podczas korzystania z Outlooka do celów biznesowych, ponieważ skutecznie wspiera wydajność pracy w biurze.
Profesjonalnie organizuj spotkania - bez wysiłku dzięki Outlook
Kalendarz w Outlooku jest w zasadzie oczywisty i przyjazny dla użytkownika. Umówienie nowego spotkania jest możliwe za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Ponadto istnieje wiele sztuczek i wypróbowanej pomocy, które pomogą Ci skutecznie i ekonomicznie wprowadzać terminy. Na przykład można skopiować istniejące wpisy spotkań, aby ułatwić wprowadzanie nowych spotkań. Procedura przeciągania wiadomości e-mail z ważnym terminem na przycisk „Kalendarz” lub „Zadanie” jest również zorientowana na praktykę. W ten sposób możesz wygenerować wpis o spotkaniu lub nowe zadanie i mieć pod ręką treść wiadomości e-mail jako przypomnienie. Przekształcanie zadań w spotkania za pomocą myszki jest efektywne i pozwala zaoszczędzić cenny czas.
W poniższym tekście możesz przeczytać, jak możesz organizować zadania: Sortuj zadania według kategorii
Wskazówka dotycząca wydajności:
Ponieważ wszystkie programy pakietu Office są połączone w sieć, masz możliwość tworzenia spotkań lub zadań z programów Word i Excel bezpośrednio w programie Outlook w dowolnym momencie. Aby to zrobić, możesz wstawić przycisk w programie Microsoft Word lub Excel i jednym kliknięciem przenieść zadanie lub spotkanie do programu Outlook.
W tym artykule możesz przeczytać, jak tworzyć zadania z programu Word.
Główną zaletą kalendarza programu Outlook jest możliwość koordynowania spotkań z innymi osobami bez konieczności korzystania z kalendarza udostępnionego. W tym celu w Outlooku dostępna jest zakładka „Poproś o spotkanie”. Prośby o spotkanie mogą być automatycznie akceptowane w Outlooku. Jeżeli w kalendarzu żądana wizyta nie jest zajęta, żądanie jest potwierdzane przez system. Możesz też ustawić, że każde wezwanie na spotkanie musi być przetwarzane i akceptowane ręcznie.
Zamiast długoterminowej komunikacji osobistej lub cyfrowej, za pomocą tej procedury można koordynować spotkania za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Alternatywnie, użytkownicy Outlooka mają również możliwość wysyłania pojedynczych spotkań jako pliku iCalendar. W takim przypadku odbiorca zachowuje kontrolę nad swoim kalendarzem. W razie potrzeby może zaimportować prośbę o spotkanie i notatkę do Outlooka. Eksport jako plik iCalendar jest przydatny na przykład dla osób, które nie są osobiście znane nadawcy. Jeśli użytkownicy programu Outlook rzadko muszą koordynować spotkania z innymi osobami, sensowne może być wysyłanie pojedynczych spotkań lub fragmentów z kalendarza bez zadawania konkretnych próśb o spotkanie. Udostępnianie kalendarza lub fragmentów kalendarza i aktualizowanie terminów jest przyjazne dla użytkownika w programie Outlook i można to zrobić bez większego wysiłku.
Oznacz spotkania kolorami, przenieś je lub usuń
Spotkania, zadania i e-maile są ściśle powiązane w Outlooku. Z tego powodu wersja Outlook 2007 oferuje opcję oznaczania ważnych wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej różnymi, kolorowymi flagami do śledzenia za pomocą myszy. Oprócz kodowania kolorami program Outlook może przypominać o zadaniu związanym z wiadomością.
Możesz także łatwo przenosić spotkania bez klikania, wprowadzając tekst lub przeciągając i upuszczając je myszą. Jest to możliwe w tym samym obszarze kalendarza, a także za pomocą nawigatora dat dla innych tygodni, miesięcy lub lat. Microsoft Outlook automatycznie dostosowuje datę i utrzymuje czas. Można również jednym kliknięciem przenieść kilka spotkań na inny dzień, np. jeśli jesteś chory lub nie możesz pracować w dzień roboczy. Zduplikowane spotkania można usunąć w kilku prostych krokach za pomocą kombinacji klawiszy na polecenie.
W niektórych przypadkach może być ważne, aby usunąć spotkania w całości przed określoną datą. Jest to przydatne, na przykład, gdy przejmujesz kalendarz od współpracownika i nie potrzebujesz już jego starych terminów. Możesz usunąć wszystkie spotkania z kalendarza programu Outlook przed określoną datą, przełączając się do widoku spotkań tabelarycznych. W tym widoku masz możliwość sortowania i usuwania spotkań według dat.
Prezentacja różnych widoków kalendarza w kalendarzu Outlooka jest również zorientowana na praktykę. Widok kalendarza można wyświetlać na dzień, na cały tydzień, tydzień roboczy lub cały miesiąc.
Możesz także wysyłać spotkania przez Outlooka. Możesz przeczytać, jak to działa w tym artykule: Wysyłanie spotkań
W starszych wersjach Outlooka, na przykład Outlook 2007, masz również możliwość wyświetlania zagęszczenia szczegółów w widoku miesiąca. Ta funkcja daje trzy opcje przeglądania:
- "Niski",
- „Średni” i
- "Wysoka".
Opcja „Niska” jest ustawiona automatycznie.Jeśli nie możesz znaleźć odpowiednich spotkań w Outlooku w widoku miesiąca, przyczyną może być gęstość szczegółów. Outlook zasadniczo oferuje różne i specyficzne ustawienia widoku spotkań. Między innymi możliwe jest wyświetlenie aktualnej, ważnej przyszłości lub alternatywnie przeszłych spotkań.
Spotkania cykliczne - ważna funkcja w Outlooku
Oprócz jednorazowych spotkań istnieje wiele powtarzających się spotkań, które powtarzają się co tydzień, co miesiąc lub co rok. Zamiast wprowadzać każde z tych spotkań ręcznie w Outlooku, wprowadzanie spotkań cyklicznych gwarantuje oszczędność czasu. Daje również użytkownikom programu Outlook bezpieczeństwo, że nie przegapią żadnych ważnych spotkań. Termin cykliczny definiujesz w Outlooku bezpośrednio w zakładce „Nowe spotkanie” za pomocą przycisku „Typ serii”. Możesz zaimplementować przypomnienie w Outlooku dla każdego spotkania.
Spotkania z serii można wybrać i wprowadzić w oknie dialogowym. Wystąpił problem z wyborem dni roboczych w starszych wersjach Outlooka. Ten problem został rozwiązany w obecnej wersji Outlooka, dzięki czemu w zasadzie każda kombinacja jest możliwa jako spotkanie seryjne.
Jeśli chcesz edytować lub usunąć całą serię spotkań, jest to również możliwe bez żadnych problemów. Przykładowo, jeśli usuniesz spotkanie z serii spotkań, system poinformuje Cię w oknie, czy cała seria spotkań również powinna zostać usunięta. Po dokonaniu wyboru kliknij przycisk „OK”, aby zamknąć okno dialogowe.
Ta funkcja jest również zorientowana na praktykę, aby umożliwić usuwanie pojedynczych spotkań z serii spotkań. Jeśli np. cotygodniowe spotkanie nie odbyło się w firmie, odwołane spotkanie można następnie usunąć z kalendarza bez konieczności kasowania całej serii i ponownego jej ustawiania.
Skorzystaj z metody ALPEN i sprofesjonalizuj zarządzanie czasem
Musisz koordynować wiele spotkań i dokładnie i profesjonalnie planować każdy dzień pracy lub prywatne zajęcia? W tym przypadku sensowne jest skorzystanie ze znanej metody ALPEN, stosowanej głównie przez menedżerów lub nauczanej na seminariach z zakresu zarządzania czasem. Metoda ALPEN opisuje metodykę przemyślanego zarządzania czasem. Została założona przez znanego autora Lothara J. Seiwerta. Metoda ALPEN opiera się na założeniu, że wystarczy poświęcić kilka minut każdego dnia na sporządzenie pisemnego planu dnia. Działa to zgodnie z metodą ALPEN w następujący sposób:
-
Zapisz zadania, spotkania i czynności.
-
Oszacuj długość działań.
-
Zaplanuj czasy buforowania.
-
Podejmuj decyzje na cały dzień.
-
Kontynuacja i adaptacja
Metoda ALPEN może być efektywnie obsługiwana przez kalendarz Outlooka, obszar zadań lub widok „Outlook Today”.
Porządkuj zadania w Outlooku z rozwagą: tak to działa
Zadania zasadniczo różnią się od spotkań tym, że nie mają daty rozpoczęcia. W zadaniu nacisk kładziony jest na czynność lub cel. Podsumowując, spotkania są powiązane z jasno określonym punktem początkowym i końcowym. Natomiast dla zadań decydujący jest termin wykonania. Kiedy zadanie jest wyraźnie wykonane, nie jest zdefiniowane.
Jednym kliknięciem możesz tworzyć nowe zadania w Outlooku w zakładce "Zadania". Pojawi się wstążka, na której możesz zarządzać, śledzić lub przenosić zadania.
Aby uzyskać lepszą orientację i przejrzystość wszystkich istotnych zadań, masz opcje w Outlooku,
- Ukryj ukończone zadania w Outlooku
- aby wyświetlić tylko zadania, które zostały już wykonane w programie Outlook.
- Możesz także całkowicie usunąć ukończone zadania z Outlooka.
Aby to zrobić, wybierz opcję "Ukończone zadania" w "Zadaniach". Zobaczysz wtedy wszystkie ukończone zadania. Możesz je łatwo usunąć za pomocą kombinacji klawiszy lub polecenia CTRL + A. Outlook daje również możliwość wyświetlenia i zapisania określonego widoku zadania.
Śledź zadania i drukuj listę zadań
Śledzenie wszystkich zadań jest niezbędne. Z tego powodu sensowne jest sortowanie zadań w terminarzu zadań według wszystkich dostępnych kolumn. Alternatywnie masz możliwość dowolnego rozmieszczania zadań i wyświetlania zdefiniowanych ikon na pasku zadań. Rozbudowane opcje wyświetlania w obszarze zadań gwarantują, że na pierwszy rzut oka można odróżnić ważne i mniej istotne zadania. Możesz określić kolejność swoich zadań, numerując je i osobną kolumnę na liczby. Możesz jednocześnie przetwarzać podsumowane zadania w listę zadań, wyświetlać je, otwierać lub drukować razem z tygodniowym kalendarzem.
Delegowanie i filtrowanie zadań – szczególnie przydatne w obszarze zawodowym
Jeśli nie zajmujesz się osobiście każdym zadaniem, możesz automatycznie zażądać raportów o stanie. Zautomatyzowane informacje o statusie zapewniają przegląd poziomu ukończenia, na którym aktualnie znajduje się zadanie. Ta opcja jest szczególnie ważna w środowisku zawodowym, gdy delegowane są odpowiednie zadania. Zadania, które zostały już delegowane, można w dowolnym momencie przenieść na innego pracownika. Oprócz raportów o stanie zadań delegowanych, Outlook posiada profesjonalną funkcję filtrowania zadań. Możesz użyć tego do filtrowania zadań według zdefiniowanych kryteriów. Między innymi możliwe jest konkretnie:
- Zobacz wszystkie zadania, które zostały przypisane do konkretnego pracownika
- Którzy mają określony termin lub
- mieć zdefiniowany wpis w temacie.
Zadania można również przekształcić w spotkanie za pomocą przeciągania i upuszczania bez konieczności ponownego tworzenia.
Wskazówka:
Użyj określonych szablonów Outlooka, aby szybko tworzyć spotkania lub zadania, które zasadniczo mają taką samą strukturę. W ten sposób oszczędzasz dużo czasu, eliminujesz redundancje i efektywnie planujesz spotkania i zadania.
W programie Outlook 2007 zadania, które zostały już przeniesione do archiwum, są nadal widoczne, jeśli zostały oznaczone do śledzenia. Użytkownicy, którzy zarządzają wieloma zadaniami w Outlooku, doceniają tę opcję. Przydaje się do przypominania o zadaniach, e-mailach i spotkaniach, które są przechowywane w folderze archiwum.
Użytkownicy programu Outlook 2003 mają specjalną opcję wyświetlania zadań i terminów. Możesz wyświetlić listę rzeczy do zrobienia w kalendarzu. W ten sposób możesz jednocześnie kontrolować swoje terminy i zadania. Użytkownicy innych wersji programu Outlook mogą użyć ustawień widoku, aby określić, które obszary programu Outlook mają być wyświetlane.
Wskazówka dotycząca oprogramowania:
Czy chcesz zobaczyć swoje zadania, plan i kalendarz programu Outlook na pulpicie bez otwierania programu Outlook? W takim przypadku możesz skorzystać z bezpłatnego programu DeskTask. DeskTask działa w systemie Windows 10 i może być używany ze wszystkimi znanymi wersjami programu Outlook.
Wniosek: doskonale organizuj spotkania i zadania w Outlooku
Dzięki Microsoft Outlook otrzymujesz złożoną i dobrze przemyślaną aplikację do perfekcyjnego organizowania spotkań i zadań. Outlook oferuje różne opcje wdrażania terminów, próśb o terminy i terminów cyklicznych. Ponadto widoki kalendarza można dostosować. Spotkania można udostępniać lub przekształcać w zadania za pomocą kilku kliknięć. Obszar odpowiedzialności jest szczególnie cenny, gdy różne działania i wymagania w sektorze zawodowym lub prywatnym muszą być rozsądnie ukierunkowane. Dzięki przyjaznej dla użytkownika strukturze Outlook przyczynia się do profesjonalnie zorganizowanego kalendarza.
