Jak profesjonalnie wysyłać prezentacje PowerPoint

Wysyłaj prezentacje w mgnieniu oka

Logiczne budowanie prezentacji i profesjonalizacja slajdów z tekstem, grafiką, animacjami i filmami to najważniejszy cel w PowerPoint dla prezenterów. Prezentacja powinna kompetentnie dotykać, informować i przekazywać treść. Jednocześnie koncepcja prezentacji jest wartościowa tylko wtedy, gdy slajdy mogą być oglądane przez odbiorcę w sposób, w jaki zostały stworzone.

Jest to łatwo możliwe podczas prezentacji przed publicznością lub za pośrednictwem platformy wideo, takiej jak Skype lub Zoom. Koledzy, partnerzy biznesowi lub przyjaciele siedzą bezpośrednio w sali prezentacyjnej lub w wirtualnej sali konferencyjnej. W takim przypadku możliwa jest interakcja i interpretacja wyrazu twarzy publiczności bez żadnego wysiłku.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy projektowana prezentacja ma zostać przesłana. W tym przypadku twórca lub prezenter nie może zapewnić, że wszystkie informacje na slajdach są zrozumiałe. Z tego powodu treść jest kluczowa. Aby przyciągnąć uwagę, niezbędne jest ukierunkowanie na odbiorców i odbiorców i np. zapewnienie interakcji z kolejnymi hiperłączami. Ponadto mogą pojawić się problemy z kompatybilnością pomimo cennej zawartości. Wiążą się one między innymi z tym, że nadawca i odbiorca korzystają z różnych wersji PowerPointa lub używają innego programu do prezentacji, np. Keynote firmy Apple.

Tym ważniejsze jest, aby przesyłając prezentację PowerPoint lub poszczególne slajdy zadbać o to, aby slajdy były czytelne i przyciągały uwagę. Podczas wysyłania lub wysyłania prezentacji PowerPoint oferuje szeroką gamę wypróbowanych i przetestowanych funkcji, dzięki którym każdy odbiorca, niezależnie od posiadanego sprzętu technicznego, może zrozumieć i zrozumieć istotne informacje zawarte w prezentacji PowerPoint. Opcja w PowerPoint, aby sprawdzić prezentację pod kątem ewentualnych problemów ze zgodnością przed jej wysłaniem, jest również praktyczna. Jeśli otrzymasz powiadomienie o problemach ze zgodnością, można je wyeliminować przed wysyłką.

Samouczek wideo: Jak pomyślnie zapisywać, eksportować i wysyłać prezentacje PowerPoint

Jak i w jakim formacie prezentacje PowerPoint mogą być przesyłane jako załączniki

Najprostszym i najczęstszym sposobem wysłania kompetentnie stworzonej prezentacji jest dołączenie jej do wiadomości e-mail. Wiele z miliardów wiadomości e-mail wysyłanych każdego dnia zawiera pliki prezentacji w różnych formatach. PowerPoint oferuje następujące formaty plików do konwersji:

Formaty plików	posługiwać się
pptx	Standardowy format w PowerPoint do zapisywania prezentacji.
pptm	Standardowy format w PowerPoint do zapisywania prezentacji z makrami.
ppt	Dawny format standardowy w PowerPoint w wersjach 97-2003. Jest to nadal popularny format plików, ponieważ wiele firm i osób prywatnych nadal korzysta ze starszych wersji programu PowerPoint.
xps	Pliki XPS są w formacie XML Paper Specification. Jest to format pliku podobny do PDF (Portable Document Format) i został opracowany przez firmę Microsoft. Można to otworzyć bezpośrednio w Microsoft Edge lub w Internet Explorerze.
potx, potm, pot	Tworzy pliki szablonów PowerPoint w odpowiednim formacie.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	Zapisuje prezentację w pojedynczych obrazach, w zależności od wybranego formatu pliku. Te grafiki można oglądać statycznie za pomocą oprogramowania do przetwarzania obrazu.
pdf	Zapisuje plik w znanym i używanym na całym świecie formacie PDF. Prezentacja jest zapisywana statycznie, przejścia slajdów lub animowane pliki GIF.webp nie są animowane. Można go otworzyć z dowolnego urządzenia.
odp	Jeśli zapiszesz prezentację PowerPoint jako plik ODP, zostanie ona zapisana w standardzie open source. „OASIS Open Document Format for Office Applications” można odczytać za pomocą bezpłatnego oprogramowania biurowego, takiego jak Open Office lub LibreOffice.

Oprócz wymienionych formatów plików PowerPoint oferuje inne określone formaty plików, w których można zapisać pokaz slajdów.

Porada eksperta:

Jeśli zapiszesz prezentację w pliku z rozszerzeniem ppsx, plik zostanie zapisany w formacie Open XML. Wysłanie pliku z rozszerzeniem ppsx to najlepsza opcja, jeśli nie znasz wymagań technicznych odbiorcy. Po wysłaniu pliku może go otworzyć w programie PowerPoint w wersji 2007 lub nowszej albo w przeglądarce PowerPoint.

Wskazówka:

Jeśli plik prezentacji jest bardzo duży, na przykład jako plik PDF, wystarczy kilka kliknięć, aby znaleźć jej zawartość. W rezultacie możesz zmniejszyć rozmiar obrazów, które zajmują dużo pamięci i zmniejszyć rozmiar pliku.

Zapisz pokaz slajdów w alternatywnym formacie pliku w 5 krokach

Za pomocą kilku kliknięć można zapisać pokaz slajdów utworzony w programie Microsoft PowerPoint w innym formacie. Niezbędnych do tego jest 5 następujących punktów:

1. Przejdź do „Plik> Zapisz jako”.

2. Wybierz, gdzie zapisać plik. Na przykład w programie PowerPoint masz możliwość przechowywania pliku na komputerze u dostawcy w chmurze, takiego jak OneDrive, lub w folderze dokumentów osobistych.

3. Jeśli żądanego miejsca przechowywania nie ma na liście, przejdź do pozycji menu „Przeglądaj”.

4. Otworzy się okno dialogowe, w którym można określić zarówno lokalizację przechowywania, jak i format pliku. Możesz zmienić format pliku, zaznaczając pole wyboru „Typ pliku”, np. możesz zapisać prezentację w formacie pliku pdf zamiast w standardowym formacie pptx.

   

5. W ostatnim kroku zapisz plik, klikając przycisk „Zapisz". Jeżeli chcesz wysłać plik jako załącznik do wiadomości e-mail, masz różne możliwości:

   • Utwórz wiadomość e-mail w programie Microsoft Outlook i dołącz prezentację jako plik.
   • Kliknij prawym przyciskiem myszy zapisany pokaz slajdów i wybierz pozycję menu „Wyślij do”.
   

• Przenieś plik na dysk w chmurze, na przykład współdzielony Dropbox partnera biznesowego lub użyj Wetransfer do wysyłania dużych plików w zakresie gigabajtów.

Eksportuj prezentacje bezpośrednio z programu PowerPoint - nie ma problemu!

Oprócz klasycznej opcji zapisania utworzonej prezentacji na pulpicie lub w innym miejscu przechowywania, a następnie jej wysłania, PowerPoint oferuje również opcję eksportu pokazów slajdów w różnych formatach bezpośrednio z programu. Niektóre pliki są tymczasowo przechowywane lub wysyłane bezpośrednio, na przykład z opcją: „Wyślij do Microsoft Stream”. Aby rozpocząć dowolny eksport, przejdź:

1. Przejdź do pozycji menu „Plik> Eksportuj”.

2. W menu eksportu masz różne opcje formatu pliku, w którym chcesz wyeksportować prezentację:

Do wyboru masz następujące opcje:

Format pliku PDF/XPS

Eksportowane do pliku PDF lub XPS, którego nie można zmienić i który zachowuje formatowanie, czcionkę i układ PowerPointa jak obraz.

Utwórz wideo

W sekcji „Utwórz wideo” możesz wyodrębnić plik wideo z pokazu slajdów. W oknie dialogowym można wybrać, czy nagrane sekwencje czasowe i komentarze mają być używane oraz jakość pliku, który ma zostać zapisany. Jednocześnie będziesz mieć możliwość skompresowania pliku wideo. Plik wideo ma tę zaletę, że mogą go również odtwarzać osoby, które nie mają dostępu do programu PowerPoint, przeglądarki PPTX lub innego oprogramowania do prezentacji, ponieważ nie mają uprawnień administratora.

Utwórz animowany GIF.webp	Animowany GIF.webp to funkcja, w której kilka pojedynczych obrazów pliku graficznego jest zapisywanych w określonej kolejności. Podobnie jak w przypadku wideo, tworzone są ruchome obrazy. W ten sposób poszczególne slajdy prezentacji mogą być prezentowane w ciekawy i żywy sposób.
Pokaz slajdów pakietu na CD	Tworzy pakiet, w którym slajdy i osadzone elementy są zapisywane jako jednostka jak na płycie DVD i odtwarzane na dowolnym urządzeniu.
Twórz materiały informacyjne	Możesz użyć tej funkcji, aby wysłać pojedyncze slajdy lub całą prezentację do programu Microsoft Word. Tam możesz dalej przetwarzać teksty i notatki.
Zmień typ pliku	Łatwy sposób na zmianę istniejącego typu pliku, np. prezentacji w formacie pptx na format ppt.
Opublikuj w Microsoft Stream	Microsoft Stream to płatny portal przesyłania strumieniowego, który umożliwia udostępnianie prezentacji lub filmów dużej grupie osób. Microsoft Stream jest idealny na przykład do prezentacji firmowych lub wydarzeń firmowych i jest łatwo dostępny dla zaproszonych uczestników za pośrednictwem przeglądarki internetowej.

Udostępniaj prezentacje - kolejna opcja zapisywania i wysyłania

Obok:

• Klasycznie zapisz pokaz slajdów w różnych formatach plików
• Eksportowanie z programu Microsoft PowerPoint

Użytkownicy programu PowerPoint mogą również udostępniać prezentację.

Aby to zrobić, przejdź do "Udostępnij" w "Plik".Otworzy się nowe okno, w którym możesz zapisać prezentację na wybranym dysku OneDrive lub wysłać ją jako plik PDF lub pokaz slajdów pocztą e-mail.

Alternatywnie prezentację można wysłać lub zapisać zewnętrznie za pomocą punktu menu „Wydanie”. Odbiorcy otrzymują plik w postaci kopii e-mailem lub wygodnie za pośrednictwem usługi przechowywania w chmurze.

Wniosek: Użyj różnych opcji, aby wysłać prezentację PowerPoint

Oczekuje się, że jako profesjonalny program do prezentacji Microsoft PowerPoint będzie w stanie sprawić, że prezentacje ekranowe będą interesujące i żywe dzięki zawartym w nim opcjom i funkcjom. Oprócz treści ważne jest, aby każda prezentacja mogła być oglądana przez odbiorcę w taki sam sposób, w jaki została ustrukturyzowana. Nie zawsze jest to możliwe bez żadnych problemów, ponieważ każdy użytkownik ma inne wymagania techniczne.

Z tego powodu PowerPoint ma możliwość zapisywania i wysyłania pokazów slajdów w różnych formatach plików. Ponadto prezentacje można eksportować lub udostępniać na różne sposoby. Dzięki takim opcjom eksportu i przechowywania, prezentacje mogą zawsze wyglądać profesjonalnie i pouczająco, z wyjątkiem wyposażenia technicznego odbiorcy.