Korzystanie z programu Microsoft Outlook: wskazówki i ustawienia

Dzięki tym przewodnikom staniesz się profesjonalistą z programu Outlook

Zakup Outlooka jako części pakietu Office lub jako pojedynczej wersji to pierwszy krok do profesjonalnej komunikacji przez e-mail, tworzenia zadań czy zarządzania terminami. Umiejętność prawidłowego i intuicyjnego korzystania z Outlooka jest ważniejsza niż początkowa instalacja.

Możliwości Outlooka są różnorodne i pozwalają użytkownikom na profesjonalną komunikację. Integracja Microsoft PowerPoint, Excel lub Word daje znaczną wartość dodaną dla użytkowników Microsoft Office. Ponadto istnieją ważne funkcje, które umożliwiają użytkownikom szybką, wydajną i kompetentną komunikację z programem Microsoft Outlook. Aby móc profesjonalnie korzystać z Outlooka, warto zapoznać się z pisemnymi instrukcjami i zdigitalizowanymi podręcznikami, które wyjaśniają podstawy Outlooka i funkcje wewnętrzne.

Samouczek wideo w Outlooku: Jak w pełni wykorzystać Outlooka

Znajdź i sortuj wiadomości, spotkania i przedmioty

Microsoft Outlook zasadniczo ułatwia użytkownikom korzystanie z oprogramowania. Oprócz przejrzystej struktury menu użytkownicy znajdą instrukcje zintegrowane z programem oraz przejrzystą funkcję pomocy, którą można wybrać za pomocą oddzielnej pozycji menu. Można to w każdej chwili wywołać poprzez punkt menu „Pomoc” na pasku menu.

Pomimo tych przyjaznych dla użytkownika struktur, niektóre funkcje są ukryte, nieznane nowym użytkownikom lub na pierwszy rzut oka nierozpoznawalne jako niezbędne.

Niezbędną pomocą oprócz strony pomocy, kursów szkoleniowych i samouczków jest funkcja wyszukiwania zintegrowana z Outlookiem, którą zawsze można znaleźć jako stałe pole nad paskiem menu:

Wyszukiwanie w Outlooku jest wygodne i pozwala użytkownikom ustawić indywidualne parametry wyszukiwania. Możliwe jest na przykład jednoczesne wyszukiwanie określonych terminów, przeszukiwanie kilku folderów, przeszukiwanie folderów archiwum lub jednoczesne skanowanie podpisu e-mail w poszukiwaniu terminów wyszukiwania lub wyświetlanie zaawansowanych opcji wyszukiwania.

Chociaż wyszukiwanie zaawansowane można znaleźć w widocznym miejscu w górnym obszarze menu w bieżącej wersji programu Outlook, na przykład było ukryte w poprzednich wersjach. Jeśli nie znałeś kombinacji klawiszy CTRL + SHIFT + F, trudno było kontrolować wyszukiwanie zaawansowane. Możesz łatwo dostosować wyszukiwanie błyskawiczne w programie Outlook 2010 i wszystkich kolejnych wersjach do swoich osobistych wymagań.

Ważna wskazówka dla użytkowników Outlooka 2007 i 2010

Nie możesz znaleźć ważnych e-maili pomimo włączonej funkcji wyszukiwania? W takim przypadku konieczne jest ponowne uruchomienie indeksowania Outlooka. Dotyczy to zwłaszcza wersji programu Outlook 2007 i 2010, ponieważ oba programy używają indeksu wyszukiwania systemu Windows do wyszukiwania. Jeśli ten indeks wyszukiwania jest uszkodzony, wyszukiwanie nie będzie działać poprawnie. Po ponownym zindeksowaniu system znajdzie wszystkie wiadomości e-mail w zwykły sposób.

Użytkownicy powinni również bardzo uważać na usuwanie elementów bezpośrednio z folderu wyszukiwania w Outlooku. Ponieważ foldery wyszukiwania są wyłącznie folderami wirtualnymi, które są połączone z folderami fizycznymi, każde usunięcie w folderze wyszukiwania powoduje „prawdziwe” usunięcie. W ten sposób celowo usuwasz elementy z Outlooka.

Korzystanie z funkcji sortowania w Outlooku - porady i wskazówki

Każdy użytkownik Outlooka to wie: jeśli zapomnisz kontynuować czytanie i sortowanie wiadomości przychodzących w Outlooku, szybko tracisz orientację. Aby sprostać temu wyzwaniu należy przede wszystkim znać i korzystać z opcji sortowania w Outlooku. Na przykład możesz zdefiniować makra i reguły w skrzynce odbiorczej, aby odpowiednio sortować i organizować przychodzące biuletyny.

Funkcja przechowywania wysłanych wiadomości w specjalnym folderze klienta zamiast ogólnie w folderze „Sent Items” jest ekscytująca i szczególnie przydatna w środowisku zawodowym. Funkcja automatycznego sortowania oszczędza czas i wyraźnie pokazuje wszystkie wiadomości wysłane do klienta w folderze. W książce adresowej masz również możliwość sortowania według nazwiska lub innych ważnych dla Ciebie kryteriów.

Każdy, kto zarządza kilkoma kontami e-mail w programie Microsoft Outlook, doceni możliwość sortowania wiadomości e-mail otrzymanych w programie Outlook według konta, na które została wysłana wiadomość e-mail. Ta przydatna funkcja została wprowadzona w programie Outlook 2003 i pomaga lepiej prezentować przychodzące wiadomości. Możliwe jest również wyświetlenie wszystkich wiadomości od nadawcy.

Niezwykle praktyczna jest funkcja wyświetlania powiązanych wiadomości e-mail posortowanych w drzewie dyskusji. Ten rodzaj układu zapewnia przegląd wszystkich wiadomości i ich treści, szczególnie w przypadku długich projektów z dużą liczbą wiadomości e-mail.

Podsumowując, funkcja sortowania w Outlooku uzupełnia wiele zalet oprogramowania. Dzięki sortowaniu oraz rozbudowanym i logicznie ustrukturyzowanym funkcjom wyszukiwania, Ty jako użytkownik masz przegląd. Twoje e-maile, zadania, przedmioty i spotkania, a także skrzynka odbiorcza są przez cały czas sortowane.

Jak korzystać z Outlooka - profesjonalnie wysyłaj e-maile

Wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail to codzienność większości użytkowników programu Outlook. Interesujące jest również to, że możesz elastycznie dostosowywać widoki w Outlooku. Na przykład możliwe jest wyświetlanie tylko nieprzeczytanych wiadomości, aby w dowolnym momencie nie przegapić żadnych nowych wiadomości e-mail. Działa to z co najmniej jednym kontem e-mail. Nie ma znaczenia, czy w Outlooku używasz kilku różnych typów kont i różnych skrzynek pocztowych, takich jak IMAP i Exchange.

W tym samym kroku masz również możliwość oznaczania swoich wiadomości różnymi kolorami w celu kontynuacji. Oznaczenia z różnymi kolorowymi flagami można w każdej chwili zaznaczyć haczykiem „Gotowe”. W ten sposób możesz wizualnie zobaczyć na pierwszy rzut oka, które wiadomości wymagają jeszcze przetworzenia w celu kontynuacji.

Umiejętnie zarządzaj przeczytanymi i nieprzeczytanymi wiadomościami e-mail

Praktyczne jest również dokonanie określonych ustawień i na przykład wyświetlanie tylko wiadomości z ostatnich 7 dni lub przede wszystkim wiadomości e-mail z załącznikami. Jeśli chcesz również wiedzieć, ile wiadomości znajduje się w folderze, możesz to wyświetlić, wprowadzając kilka zmian w ustawieniach programu Outlook.

Kopie ważnych, wysłanych wiadomości e-mail można również umieszczać w dowolnym folderze. Po przeczytaniu nowych wiadomości e-mail możesz oznaczyć kilka wiadomości lub całe foldery i wyświetlić je jako przeczytane lub nieprzeczytane w całości. Możesz równie łatwo przywrócić poszczególne przeczytane wiadomości e-mail do ich pierwotnego stanu i wyróżnić je jako nieprzeczytane. Jeśli chcesz usunąć nieprzeczytane wiadomości, na przykład w folderze spamu, działa to z przyjaznymi dla użytkownika kombinacjami klawiszy.

Problemy z synchronizacją i niewystarczające połączenie internetowe

Jeśli występują problemy z synchronizacją w starszych wersjach programu Outlook, poszczególne wiadomości mogą być buforowane w folderze Konflikty. Warto przeglądać ten folder w regularnych odstępach czasu. Czy masz nieodpowiedni odbiór Wi-Fi lub problemy z połączeniem komórkowym i możesz tylko w niewystarczającym stopniu pobierać wiadomości e-mail w programie Outlook. W takim przypadku możesz alternatywnie czytać i pisać wiadomości w trybie offline. Po przetworzeniu wszystkich e-maili przejdź do trybu online i wyślij wiadomości. To ustawienie może być również interesujące w przypadku podróży służbowych poza Europę, jeśli dostęp do Internetu jest kosztowny.

Praktyczna wskazówka:

Jeśli chcesz powiększyć swoje e-maile do czytania, możesz to zrobić za pomocą skrótu klawiaturowego. Alternatywnie w prawym dolnym rogu głównego okna programu Outlook znajdziesz suwak, którego możesz użyć do dostosowania współczynnika powiększenia za pomocą myszy.

Ogólne funkcje Outlooka i podstawowe opcje optymalizacji

Niezbędną funkcją w Outlooku ułatwiającą znajdowanie wiadomości e-mail, spotkań lub zadań jest zintegrowana funkcja wyszukiwania, o której mowa w powyższej części. W obecnej wersji Outlooka możesz łatwo użyć pola wyszukiwania nad paskiem menu do wyszukiwania pełnotekstowego. Skróty klawiaturowe i ograniczenia wyszukiwania sprawiają, że wyszukiwanie jest jeszcze wygodniejsze. Praktycznie istotne i skuteczne jest również tworzenie folderów ulubionych. Ulubione foldery gwarantują, że foldery, które są regularnie używane, można znaleźć w dowolnym momencie. Przeciągnij ulubione foldery w jednym kroku za pomocą myszy do obszaru nad ogólną strukturą folderów. W rezultacie zazwyczaj zobaczysz swoje ulubione foldery w górnej części widoku.

Oprócz ulubionych folderów i profesjonalnego rozmieszczenia e-maili, warto archiwizować otrzymywane wiadomości w sposób ciągły. Funkcja automatycznej archiwizacji zintegrowana z oprogramowaniem automatycznie tworzy kopie zapasowe danych w regularnych odstępach czasu. Przenosi wiadomości z Outlooka do zewnętrznego pliku archiwum.

W ten sposób Ty, użytkownik, masz pewność, że ważne wiadomości nie zostaną utracone w dowolnym momencie z powodu wirusów lub błędów użytkownika. Autoarchiwizację można bez problemu zatrzymać i wyłączyć dla poszczególnych folderów lub modułów. Jeśli chcesz wyszukiwać konkretnie w plikach archiwum, musisz otworzyć te pliki archiwum w programie Outlook. Możesz to zrobić, klikając najpierw Plik. Następnie wybierz Otwórz i wpis Pliki danych programu Outlook. W kolejnym kroku możesz skorzystać z wyszukiwania zaawansowanego.

Zamknij wszystkie okna w jednym kroku

Wiesz to? Otworzyłeś różne okna w Windows i Outlooku i musisz je zamykać jedno po drugim. Jest to łatwiejsze w programie Outlook, używając polecenia "Zamknij wszystkie okna". W najnowszym Outlooku 365 uproszczenie znajdziesz w menu: „Widok> Okno> Zamknij wszystkie elementy”.

Dostosuj zadania, notatki i kalendarz

Zwłaszcza w czasach, gdy wiele spotkań i zadań musi zostać zrealizowanych w tym samym czasie, ważne jest, aby cały czas mieć wgląd w sytuację. Outlook gwarantuje to poprzez różne ustawienia w kalendarzu i na listach zadań. Na przykład możesz wyświetlić wszystkie ważne zadania w przejrzysty sposób uporządkowane według terminów.

W środowisku zawodowym bardzo ważne jest otrzymanie odpowiedzi na prośby o spotkanie w krótkim czasie. Outlook wyraźnie przedstawia wezwania na spotkanie i oferuje użytkownikom dodatkową wartość dodaną: W Outlook 2010 możesz wyraźnie zobaczyć, które zaproszone osoby zaakceptowały, a które jeszcze nie potwierdziły spotkania. Ta funkcja ułatwia śledzenie niewykonanych zobowiązań współpracowników lub partnerów biznesowych oraz wdrażanie wspólnych spotkań.

Funkcja notatek w Outlooku jest również przydatna i praktyczna. Zamiast papierowych karteczek, które:

• Zaśmiecaj biuro i biurko,
• Zignoruj zasady ochrony danych i
• którego treść można przeoczyć,

masz możliwość korzystania z funkcji notatki podczas korzystania z Outlooka. Notatki są wyświetlane na ekranie w sposób podobny do papierowych karteczek i mogą być wyświetlane w różnych kolorach, jeśli to konieczne i dla lepszego zróżnicowania.

Funkcja notatek może pomóc użytkownikom zapisywać ważne słowa kluczowe lub zadania z dala od kalendarza lub listy zadań w programie Outlook.

Opróżnij folder „Elementy usunięte”

Jeśli otrzymujesz dużo wiadomości i spamu, folder „Elementy usunięte” zintegrowany z Outlookiem szybko się zapełnia. Możliwe jest usunięcie folderu bez żadnego wysiłku. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy wystarczy, aby rozpocząć proces usuwania poleceniem „Opróżnij folder”. Ważne jest, aby folder zawierał tylko obiekty, które mają zostać usunięte. Z tego powodu warto przejrzeć folder przed ostatecznym procesem usuwania i sprawdzić, czy nie ma niepoprawnie usuniętych wiadomości e-mail.

Możesz także ustawić program Outlook, aby automatycznie usuwał wszystkie usunięte wiadomości e-mail po wyjściu z oprogramowania.

Projektuj makra i wyświetlaj je w Outlooku

W programie Microsoft Outlook, a także w innych aplikacjach, zawsze istnieją równoważne sekwencje pracy. W takim przypadku Outlook oferuje możliwość skonfigurowania makr, aby móc pracować wydajniej. Makra to zestaw poleceń, które są wykonywane automatycznie. Oprócz makr możesz również użyć programu Outlook, aby wstawić je na wstążkę. W ten sposób masz pod ręką swoje osobiste makra za jednym kliknięciem. Możesz także podpisywać cyfrowo swoje makra.

Formatuj wiadomości tak jak w Microsoft Word

Użytkownicy programu Outlook 365 lubią korzystać z opcji formatowania, które pojawiają się w pozycji menu „Formatuj tekst” zaraz po napisaniu nowej wiadomości e-mail. Użytkownicy mogą decydować, czy chcą wysłać wiadomość w formacie HTML, czy jako wiadomość tekstową oraz jaką czcionką lub jej rozmiarem ma być złożona wiadomość.

W starszych wersjach Outlooka, takich jak Outlook 2007 i 2010, oprogramowanie posiadało własny edytor poczty. Miało to podobną strukturę do programu Microsoft Word. Dzięki edytorowi użytkownicy mogli uzyskać dostęp do różnych funkcji projektowych bez konieczności korzystania z programu Word. Można również dodać funkcję komentarza z późniejszymi ustawieniami.

Łatwe znajdowanie szablonów

W trakcie dalszego rozwoju Outlooka zmieniło się miejsce przechowywania szablonów e-maili lub szablonów z Worda i Excela. W większości przypadków możesz znaleźć swoje osobiste szablony pod następującą ścieżką wyszukiwania:

C: \ Użytkownicy \ \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Szablony.

Innym źródłem, w którym przechowywane są ustawienia programu Outlook, jest rejestr. Więcej informacji o tym, jak znaleźć rejestr i jakie dane są zapisywane, można znaleźć pod poniższym linkiem.

Pokaż tekst źródłowy

Ciekawą funkcją dla doświadczonych programistów jest wyświetlanie tekstu źródłowego wiadomości. We wcześniejszych wersjach Outlooka wystarczyło kliknięcie prawym przyciskiem myszy, aby wyświetlić tekst źródłowy. Funkcja jest ukryta w obecnej wersji Outlook 365 - ale można ją znaleźć za pomocą zaledwie kilku kliknięć:

1. Kliknij dwukrotnie wiadomość, której źródło chcesz wyświetlić.

2. U góry pola wyszukiwania wpisz „tekst źródłowy”.

3. Opcja „Dalsze akcje przenoszenia”.

4. Kliknij link i w następnym oknie wybierz: „Inne działania” > „Kod źródłowy”.

5. Możesz wyświetlić tekst źródłowy wiadomości i w razie potrzeby go skopiować lub zmienić.

Podsumowanie i wnioski

Korzystanie z programu Microsoft Outlook nie jest trudne. Aplikacja została skonfigurowana i dalej rozwijana w taki sposób, aby można ją było łatwo używać we wszystkich codziennych zastosowaniach komunikacyjnych. Większość funkcji można kontrolować intuicyjnie i są one uporządkowane w przyjaznym dla użytkownika menu. Outlook imponuje również:

• Zaawansowana funkcja wyszukiwania również
• Możliwość łączenia funkcji z innymi programami z rodziny Office, takimi jak Excel czy PowerPoint.

Kontakty, notatki, indywidualne ustawienia, spotkania i wiele innych funkcji uzupełniają funkcjonalność Outlooka. Użytkownicy, którzy wypróbowują nowe funkcje, działają szybko, zapoznają się z instrukcjami i podręcznikami oraz korzystają ze wskazówek, aby móc stale lepiej i wydajniej korzystać z Outlooka.