Outlook: Zapisz e-mail jako plik PDF: PDFCreator

Tak to się robi!

Czy chcesz zapisywać ważne e-maile w folderach archiwum w określonej lokalizacji na dysku twardym? Na przykład e-maile z fakturami, wrażliwe dane klientów czy treści, które z prawnego punktu widzenia muszą być przechowywane przez długi czas. Dobrze znany i popularny format PDF nadaje się do tego celu jako niezawodny i trwały format archiwum. Zajmuje mało miejsca na dysku twardym, można go otwierać na różnych urządzeniach końcowych i zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa.

Zapisywanie plików PDF w Outlooku: to są odpowiednie programy

W przeciwieństwie do Microsoft Word lub Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook nie oferuje wbudowanej opcji zapisywania lub konwertowania plików PDF. Jedną z opcji jest płatny program „Adobe Acrobat”, który umożliwia tworzenie plików PDF z programu Outlook. Jeśli jesteś zainteresowany darmowym rozwiązaniem o podobnej funkcjonalności, powinieneś użyć PDFCreator jako alternatywy.

Narzędzie jest dostępne w wersji niemieckiej i jest stale rozwijane. Instaluje wirtualny sterownik drukarki i tworzy pliki PDF za pomocą polecenia „Drukuj”. Dzięki PDFCreator możesz tworzyć dokumenty jako pliki PDF z dowolnego programu Windows. Jeśli regularnie pracujesz z łączami w dokumentach, Kreator PDF nie jest pierwszym wyborem. Dzieje się tak, ponieważ oprogramowanie nie akceptuje hiperłączy i nie można ich kliknąć w utworzonym pliku PDF. W takim przypadku użytkownicy systemu Windows 10 mogą skorzystać z dostarczonego bezpłatnego narzędzia „Microsoft Print to PDF”. We wszystkich innych przypadkach PDFCreator jako darmowe narzędzie PDF jest właściwym wyborem ze względu na szybkość i łatwość użytkowania.

Zainstaluj Kreatora PDF

1. Pierwszym krokiem jest zainstalowanie PDFCreator w kilka sekund, otwierając adres https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions w przeglądarce internetowej. Następnie pobierz najnowszą wersję PDFCreator. Masz wybór między bezpłatną wersją dla jednego użytkownika lub płatną wersją dla wielu użytkowników i wersją serwerową.

   

2. Po załadowaniu pliku instalacyjnego uruchom go podwójnym kliknięciem.

   

3. Kreator instalacji prowadzi użytkownika przez proces konfiguracji i podaje ważne informacje dotyczące prawidłowej instalacji. Między innymi możesz ustawić język programu i wyświetlić informacje o umowie licencyjnej lub ustawieniach ochrony danych.

   

4. Oprogramowanie zostanie zainstalowane na Twoim komputerze w ciągu kilku sekund. Po instalacji można uzyskać dostęp do podręcznika online lub przeszukać bazę wiedzy w poszukiwaniu tematów pomocy. Jeśli masz jakiekolwiek pytania podczas korzystania z Kreatora PDF, dostępna jest również wielojęzyczna pomoc społeczności. PDFCreator jest gotowy do użycia i może konwertować wiadomości e-mail na pliki PDF za pomocą zaledwie kilku kliknięć w programie Microsoft Outlook.

   

Zapisuj e-maile jako PDF - tak to działa

Możliwe jest zapisanie wiadomości e-mail w formacie PDF za pomocą zaledwie kilku kliknięć i ustawień. W 6 krokach możesz stworzyć profesjonalne pliki PDF z określonymi tytułami dokumentów oraz informacjami o autorze i słowach kluczowych, co ułatwi późniejsze wyszukiwanie:

1. Otwórz dowolną wiadomość e-mail, którą chcesz zapisać jako plik PDF.

2. Na karcie Plik przejdź do menu → Drukuj.

3. Wybierz PDFCreator jako drukarkę.

   

4. W przypadku wielostronicowej wiadomości e-mail możesz określić, które strony mają zostać zapisane. Aby to zrobić, kliknij Opcje drukowania i wprowadź numery stron. Zapisywanie tylko zaznaczonego obszaru lub części zaznaczonego tekstu nie jest możliwe w PDFCreator.

   

5. W następnym kroku kliknij przycisk „Drukuj”. Otworzy się nowe okno, w którym można wprowadzić specyfikację dokumentu, który ma zostać zapisany.

   

6. W górnej części okna wyboru możesz określić format, w jakim ma zostać zapisany dokument. Oprócz standardowego pliku PDF możesz wybrać między:

   • różne poziomy kompresji,
   • przechowywanie jako plik graficzny lub
   • archiwizacja jako chroniony plik PDF.
   

7. W środkowym obszarze okna wyboru należy określić ścieżkę i nazwę pliku, pod którym ma zostać zapisany plik PDF.

8. W dolnej części ważne jest wpisanie znaczącego tytułu dokumentu. Ta procedura ułatwi Ci późniejsze odnalezienie dokumentu. Jednocześnie pomaga odbiorcom przypisać plik. Możesz między innymi użyć oryginalnego tematu e-maila lub użyć indywidualnego tytułu. Możesz także wprowadzić temat i/lub słowa kluczowe. Te informacje można wyświetlić w Eksploratorze Windows lub użyć jako słów wyszukiwania.

   Istnieje również możliwość bezpośredniego połączenia utworzonego pliku PDF z innym plikiem. Jeśli chcesz, aktywuj przycisk Scal. Możesz także dołączyć plik PDF bezpośrednio do wiadomości e-mail lub przesłać dalej lub przesłać go przez Dropbox lub FTP.

   

9. Jeśli chcesz domyślnie zapisać plik, kliknij zielone pole wyboru „Zapisz”. Tytuł dokumentu jest używany jako nazwa pliku. Możesz zmienić nazwę po raz ostatni przed rozpoczęciem procesu zapisywania.

   Następnie „architekt PDF” tworzy plik PDF w tle. Jeśli masz konto użytkownika u producenta PDFForge, możesz się zalogować i zapisać plik również na tym koncie. Alternatywnie możesz utworzyć nowe konto użytkownika. Zaprojektowany plik PDF jest wyświetlany w „Architekcie PDF”.

Wskazówka: Domyślnie oprogramowanie PDFForge „PDF Architect” jest używane jako program do wyświetlania plików PDF utworzonych za pomocą PDFCreater. Jeśli chcesz kontynuować czytanie plików PDF za pomocą bezpłatnego programu „Adobe Acrobat Reader” lub innego narzędzia, możesz zapisać to w ustawieniach PDFCreator. Możesz także zmienić wybór standardowych aplikacji w ustawieniach systemu Windows.

Pliki PDF w zasadzie oferują te zalety

Łatwo można zapisać wiadomość e-mail z programu Outlook jako plik PDF. Oprócz możliwości zapisywania, pliki PDF mają wiele zalet w porównaniu z innymi formatami, takimi jak format przechowywania MSG Outlook. Podczas gdy pliki MSG mogą być odczytywane tylko przez program Outlook oraz kilka programów do obsługi poczty e-mail i konwersji, format PDF jest używany na całym świecie.

Darmowe programy do odczytu plików PDF, takie jak Adobe Acrobat Reader, gwarantują, że odbiorcy pliku PDF mogą go odczytać na prawie każdym urządzeniu. Pliki PDF są również kompresowane podczas zapisywania i w większości przypadków są mniejsze niż dokument źródłowy. Ponadto zachowane jest formatowanie, obrazy, osadzone czcionki i ogólny wygląd.

Bezpieczeństwo dokumentów jest niezbędne, zwłaszcza przy przesyłaniu ich przez Internet. Ustawiając opcje, pliki z poufną zawartością mogą być chronione przed nieautoryzowaną kradzieżą danych. To samo dzieje się po przypisaniu hasła. W takim przypadku osoby nieuprawnione nie będą mogły otworzyć pliku i odczytać jego zawartości.

Dzięki wartości dodanej plików PDF oraz możliwości używania słów kluczowych i znaczącego tytułu w celu ułatwienia wyszukiwania plików PDF, pliki PDF są idealne do archiwizowania wiadomości e-mail w programie Outlook.

Podsumowanie: tworzenie kopii zapasowych wiadomości e-mail w programie Outlook za pomocą Kreatora PDF - szybko i łatwo

Jeśli chcesz długoterminowo bezpiecznie archiwizować wiadomości e-mail, format PDF jest do tego szczególnie odpowiedni. Ponieważ program Microsoft Outlook nie oferuje wbudowanej konwersji do formatu PDF, należy użyć oprogramowania zewnętrznego. Zorientowanym na cel i przyjaznym dla użytkownika programem, który był używany miliony razy, jest PDFCreator. Po zainstalowaniu jako wirtualny sterownik drukarki może być używany do konwertowania dokumentów na pliki PDF z dowolnej aplikacji Windows.

W programie Outlook wybierasz funkcję drukowania, wpisujesz tytuł dokumentu, słowa kluczowe i ścieżkę przechowywania, a za pomocą kilku kliknięć możesz archiwizować pocztę e-mail. PDFCreator działa tak samo niezawodnie jak płatne programy i dlatego jest zalecany jako wirtualny sterownik drukarki PDF dla systemów Windows i Microsoft Outlook.