Zamiast pisać w kółko te same e-maile, na przykład w odpowiedzi na zapytania klientów, możesz zapisać już sformułowane e-maile jako szablony i w każdej chwili je ponownie wywołać.
Niezależnie od tego, czy pracujesz w dziale wsparcia, w obsłudze klienta, w dziale kadr, w księgowości czy jako freelancer: z pewnością będziesz musiał ciągle wysyłać e-maile o tej samej lub podobnej treści i być może z tymi samymi załącznikami . Mogą to być odpowiedzi na zapytania klientów, odrzucenia wniosków, regularne raporty (każdy z nowymi załącznikami) czy zaproszenia na spotkania.
W takich przypadkach Outlook oferuje opcję zapisywania gotowych (lub w połowie skończonych) wiadomości e-mail jako szablonów i pobierania ich w dowolnym momencie. W razie potrzeby możesz wtedy pisać dodatki do e-maili, załączać pliki lub tym podobne. Funkcja szablonów programu Outlook jest również odpowiednia, jeśli przechowujesz bardziej szczegółowe informacje we wpisach o spotkaniach, zadaniach lub w wezwaniach na spotkania, które często mają ten sam wzorzec. Można również tworzyć i pobierać szablony notatek.
Zdefiniuj szablony dla e-maili
Szablon e-maili definiujesz w następujący sposób:
- Napisz i sformatuj e-mail. Jeśli to przydatne, załącz wymagane pliki. W przypadku wielu szablonów poczty praktyczne może być również natychmiastowe wprowadzenie odbiorców poczty.
- Jak tylko skończysz e-mail, wywołaj polecenie PLIK >> ZAPISZ jako.
- W polu TYP PLIKU wybierz SZABLON OUTLOOK (* .oft).
- Wprowadź zrozumiałą nazwę pliku i kliknij ZAPISZ.
- Możesz teraz wysłać otwartą pocztę lub ją zamknąć.
Procedura definiowania szablonów jest taka sama w różnych modułach Outlooka. Dlatego w tym artykule opisujemy je tylko za pomocą szablonów wiadomości e-mail.
Jeśli używasz programu Word jako edytora poczty, nie możesz zapisywać sformatowanych wiadomości e-mail jako szablonów w programie Outlook do wersji 2003 włącznie. Jeśli wywołasz polecenie PLIK >> ZAPISZ jako w oknie wiadomości programu Outlook, jak opisano powyżej, możesz wybrać spośród szerokiej gamy formatów plików, ale nie formatu OFT (szablon programu Outlook).
Oczywiście możesz zapisać sformatowany tekst wiadomości w pliku Word i pobrać go później. Program Word nie rejestruje ustawień, takich jak temat, odbiorca lub załączniki do plików, więc musisz wprowadzić te informacje ręcznie.
Mała sztuczka pomaga jednak zapisywać wiadomości e-mail jako szablony, nawet jeśli używasz programu Word jako edytora poczty: tymczasowo wyłącz program Word jako edytor poczty. Aby to zrobić, wywołaj polecenie DODATKI >> OPCJE >> FORMAT E-MAILA w Outlooku i wyłącz odpowiednią opcję w FORMAT WIADOMOŚCI.
Jeśli już utworzyłeś i sformatowałeś wiadomość e-mail, nadal nie będziesz mógł zapisać jej jako szablonu Outlooka - dezaktywacja Worda będzie obowiązywać tylko dla nowych wiadomości e-mail.
Praca, którą już wykonałeś, nie poszła jednak na marne:
- Najpierw zapisz wiadomość jako wersję roboczą, naciskając CTRL + S lub używając polecenia PLIK >> ZAPISZ.
- Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, dezaktywuj Word jako edytor poczty, jak wskazano powyżej.
- Teraz otwórz zapisaną wiadomość e-mail w folderze „Wersje robocze”, a następnie wywołaj polecenie PLIK >> ZAPISZ jako - „Szablon Outlooka (* .oft)” jest teraz dostępny jako format zapisu.
- Po zdefiniowaniu wszystkich szablonów ponownie aktywuj program Word jako edytor poczty.
Szybki dostęp do szablonów
Jeśli korzystasz z szablonów Outlooka, aby usprawnić komunikację e-mailową, prawdopodobnie zirytował Cię uciążliwy sposób, w jaki szablony są wywoływane w Outlooku.
Dostęp do szablonów jest znacznie wygodniejszy, jeśli skonfigurujesz osobny folder w swojej skrzynce odbiorczej. Następnie po prostu otwórz szablony, klikając dwukrotnie żądany wpis w folderze szablonów.
Możesz także tworzyć foldery dla odpowiednich szablonów w innych modułach Outlooka. Możesz pobrać folder szablonów w ten sposób:
- Użyj Plik >> Nowy >> Folder lub CTRL + SHIFT + E, aby utworzyć nowy folder w skrzynce odbiorczej lub w folderze osobistym. Aby folder znajdował się na górze listy folderów, jako pierwszy znak wprowadź podkreślenie, na przykład „SZABLONY”.
- Otwórz nowo utworzony folder w Outlooku.
- W Eksploratorze Windows otwórz folder, w którym zapisane są szablony programu Outlook. Zwykle jest to folder „C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates”.
- Teraz ułóż okna Eksploratora i Outlooka tak, aby oba były widoczne obok siebie na ekranie.
- Wybierz szablony e-maili w Eksploratorze i przeciągnij je lewym przyciskiem myszy do nowej grupy MOJE SZABLONY.
W Outlook 2007 musisz odpowiedzieć na pytanie zabezpieczające z obrazka za pomocą OPEN podczas otwierania szablonu. Aby to zapytanie nie pojawiało się za każdym razem, gdy szablon jest wywoływany z folderu, wyłącz opcję ZAWSZE POTWIERDZAJ PRZED OTWARCIEM TEGO TYPU PLIKU. Uważaj jednak na otrzymywanie szablonów pocztą e-mail i otwieraj tylko szablony ze źródeł, które dobrze znasz.
