Zostań specjalistą ds. Outlooka w zaledwie kilku krokach
Każdy zna sytuacje, w których szuka numeru telefonu, adresu e-mail czy danych kontaktowych i nie może go znaleźć. Zwłaszcza w krytycznych momentach przeszukiwanie książki adresowej z odręcznymi notatkami lub „bałaganem papieru” może być denerwujące. Stres i gorączka podczas wyszukiwania kontaktów, adresów lub numerów telefonów to już przeszłość w programie Microsoft Outlook. Oprócz profesjonalnego wysyłania wiadomości e-mail, Outlook zawiera standardową funkcję kontaktów, za pomocą której można zarządzać różnymi cyfrowymi książkami adresowymi, listami kontaktów i listami dystrybucyjnymi.
Książkę adresową programu Outlook można otworzyć, klikając przycisk książki adresowej. Można go rozpoznać po tym, że reprezentuje dwie osoby. Alternatywnie możesz wpisać wyszukiwane słowo „książka adresowa” w opcji wyszukiwania w górnej części Outlooka. Przeniesie Cię to również do obszaru przechowywania Twoich kontaktów.
Microsoft Outlook oferuje użytkownikom różne funkcje importowania, aktualizowania i tworzenia kopii zapasowych kontaktów. Oprócz możliwości ręcznego wprowadzania danych kontaktowych do książki adresowej, istnieją inne opcje, dzięki którym kontakty można wyraźnie wyświetlać i archiwizować.
Funkcja kontaktu w Outlooku na pierwszy rzut oka
Jeśli spojrzysz na funkcję kontaktu w programie Microsoft Outlook, od razu zauważysz, że oprogramowanie oferuje więcej opcji niż tylko zapisywanie lub usuwanie kontaktów.
Na przykład masz możliwość tworzenia własnych grup kontaktów w celu przekazywania wiadomości e-mail do kręgu znajomych lub do określonej grupy osób. Korzystanie z list kontaktów eliminuje ręczne i podatne na błędy wyszukiwanie pojedynczych kontaktów, gdy wiadomość jest wysyłana do kilku osób. W podpunkcie „Nowe elementy” możesz wysłać e-mail bezpośrednio z funkcji kontaktu, zadzwonić na spotkanie lub utworzyć osobiste zadanie. Działa to również pod hasłem „Komunikuj”.
Ciekawa i praktyczna jest również podpunkt „Zmień widok”, w którym znajdziesz kilka opcji wyświetlania kontaktów. Na przykład możesz znaleźć swoje kontakty w:
- Formularz listy,
- Jako wizytówka lub
- Zwyczaj
wyświetlacz, aby zapewnić przejrzystość. Dzięki opcji Widok zawsze istnieje możliwość:
- Wyprowadź konkretne listy kontaktów,
- Zapisz jako PDF lub
- Wydrukować.
Szczególnie w biznesie, a także w sektorze prywatnym zdarzają się sytuacje, w których jednym kliknięciem trzeba przekazać dane kontaktowe innej osobie. Działa to we wpisie „Zwolnij” w punkcie menu „Prześlij kontakt”.W oknie, które się otworzy, pojawi się opcja wprowadzenia danych kontaktu:
- Jako wizytówki programu Outlook lub
- Wyślij jako kontakt programu Outlook.
Odbiorca może następnie jednym kliknięciem przenieść otrzymane dane osobowe do swojej osobistej książki adresowej w programie Microsoft Outlook.
Jeśli chcesz udostępnić całą swoją książkę adresową, możesz to zrobić, klikając pozycję menu „Udostępnij kontakty". Możesz również użyć otrzymanych, zewnętrznych książek adresowych za pomocą punktu „Otwórz udostępnione kontakty".
Microsoft Outlook umożliwia użytkownikom wspólne korzystanie z adresów, danych osobowych i kompletnych książek adresowych w zespole, tworzenie kontaktów, wstawianie ich i udostępnianie. Jest to szczególnie interesujące w firmach lub klubach. Wspólne użytkowanie może być również korzystne w obszarze rodzinnym.
W pozycji menu „Kategorie” możesz kategoryzować swoje kontakty w kolorze za pomocą wyraźnych przycisków lub oznaczyć je jako prywatne. Możesz także użyć funkcji wyszukiwania w książkach adresowych, aby łatwo znaleźć poszczególne kontakty według nazwiska lub innych informacji kontaktowych. Funkcja wyszukiwania z różnymi polami jest szczególnie interesująca w przypadku zarządzania dużą liczbą kontaktów.
Podsumowując, Microsoft Outlook oferuje wiele opcji organizowania i archiwizowania kontaktów osobistych oraz udostępniania kontaktów innym osobom.
W programie Microsoft Outlook możesz zarządzać różnymi książkami adresowymi, aby archiwizować kontakty oddzielnie od siebie. Jest to ważne, jeśli np. chcesz profesjonalnie oddzielić kontakty biznesowe i osobiste. Możesz:
- Standardowa książka adresowa lub
- Zbiór książek adresowych lub list adresowych,
Służy do zapisywania i archiwizowania nazwisk, adresów e-mail i innych informacji. Jeśli używasz programu Outlook z kontem Exchange Server, domyślnie tworzona jest globalna lista adresów (GAL). Jest to konieczne, aby wszyscy użytkownicy Exchange, na przykład w firmie, mieli dostęp do tych samych kontaktów.
Twórz książki adresowe w Outlooku
Jeśli chcesz utworzyć inną cyfrową książkę adresową poza istniejącymi książkami adresowymi, działa to zgodnie z następującymi instrukcjami:
-
W menu Plik przejdź do podpunktu Ustawienia konta.
-
W sekcji „Dodaj lub usuń konta lub zmień istniejące ustawienia połączenia” przejdziesz do nowej sekcji, w której w oknie dialogowym możesz utworzyć kolejną książkę adresową.
-
Kliknij „Nowy”, a następnie wybierz, czy chcesz zintegrować inną książkę adresową, czy usługę katalogową LDAP. Katalog internetowy LDAP to usługa, która przeszukuje katalogi na innych serwerach w celu znalezienia nazwisk, kontaktów lub innych informacji. Użytkownicy Microsoft Exchange nie mogą dodawać nowej książki adresowej programu Outlook.
Dlaczego warto zapisywać kontakty i prowadzić książkę adresową w Outlooku
Książkę adresową w programie Microsoft Outlook można porównać do analogowego notatnika lub książki telefonicznej, z którą wiele osób nadal pracuje. W ten sposób stale wprowadzane są nowe adresy, dane są aktualizowane lub kontakty są usuwane ręcznie. Cyfrowa książka adresowa w Outlooku spełnia te same zadania. Tworzy ramy dla kontaktów i danych kontaktowych, które mogą być wyświetlane w różnych grupach kontaktów i folderach kontaktów. Microsoft Outlook rozwija swój pełny potencjał, gdy kontakty, kalendarz i wiadomości e-mail w obszarach programu są przeglądane i wykorzystywane jako nierozłączna całość.
Innym powodem, dla którego ważne kontakty powinny być przechowywane w Outlooku, jest tzw. niechciana poczta. Outlook ma wbudowaną funkcję wiadomości-śmieci i odfiltrowuje niechciane wiadomości lub pocztę reklamową. Ze względu na określone słowa kluczowe w wiadomości możliwe jest, że ważne wiadomości, które nie są spamem, również zostaną odfiltrowane. Możesz temu zapobiec, zapisując wszystkie kontakty w książce adresowej. Program Outlook rozpoznaje kontakty i dodaje je do listy bezpiecznych nadawców. W ten sposób masz gwarancję, że ważne wiadomości od znajomych lub partnerów biznesowych nie zostaną błędnie uznane przez system za spam. Jeśli przypadkowo dodałeś ważny kontakt do listy zablokowanych nadawców, możesz usunąć blokadę, klikając zakładkę „Zablokowani nadawcy”.
Kolejną, praktyczną funkcją, w której współdziała kalendarz z listą zadań, jest tzw. ponowne przesyłanie kontaktów. Ta opcja umożliwia dodawanie ważnych kontaktów do zadań w Outlooku. Na przykład, jeśli musisz zadzwonić do kontaktu za trzy dni i nie chcesz ustawiać spotkania w kalendarzu Outlooka, możesz również przenieść kontakt na swoją listę zadań.
Ile kontaktów jest przydatnych i możliwych w Outlooku
W analogowej książce adresowej możesz szybko stracić kontakt z kontaktami. Jeśli książka adresowa jest posortowana według liter, znaki o wysokiej częstotliwości, takie jak B, S, M lub N, szybko się zapełniają. Konsekwencją jest to, że nowe nazwiska i kontakty nie mogą być wyraźnie dodawane i pojawiać się na marginesie. Nie może się to zdarzyć w przypadku cyfrowej książki adresowej, ponieważ w programie Microsoft Outlook można zarządzać niezliczonymi wpisami. Z tego powodu Microsoft nie nakłada limitu liczby kontaktów, które można zapisać w Outlooku. W książce adresowej można zapisać kilkaset lub kilka tysięcy różnych kontaktów ze wszystkimi ich szczegółami. Jeśli chcesz zarządzać wieloma kontaktami, powinieneś skupić się na ostrożnym tworzeniu.
Jeśli masz dużą liczbę kontaktów, powinieneś dodać jak najwięcej szczegółów do osoby. Zwiększa to szanse na znalezienie osoby lub firmy, której szukasz podczas szukania kontaktów. Źle wypełnione dane kontaktowe są szkodliwe i prowadzą do dodatkowej pracy.
Wskazówka: W szczególności upewnij się, że wpisałeś imię i nazwisko swojego kontaktu w odpowiedniej kolumnie. W przeciwnym razie ponowne odnalezienie kontaktu w późniejszym wyszukiwaniu może być dużym wyzwaniem.
Eksportuj lub importuj kontakty lub książkę adresową
Import lub eksport pojedynczych kontaktów lub całych książek adresowych, list dystrybucyjnych i grup kontaktów jest łatwo możliwy w programie Outlook. Na przykład, jeśli kupisz nowy laptop, możesz przenieść swoje kontakty i książki adresowe na drugi komputer za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Możliwe jest również udostępnienie książki adresowej innym osobom lub współpracownikom. Tutaj ważne jest przestrzeganie uprawnień i poziomów uprawnień.
Oprócz eksportowania lub importowania książek adresowych programu Outlook, które można rozpoznać po rozszerzeniu pliku pst, można również skonfigurować książki adresowe z innych aplikacji w programie Outlook. Na przykład można łatwo otworzyć i odczytać stare konto pocztowe systemu Windows, które było obsługiwane w systemie Windows Vista. Aby to zrobić, potrzebujesz pliku danych z programu Poczta systemu Windows. Jest to odczytywane za pomocą asystenta importu i eksportu programu Microsoft Outlook. Kreator importowania i eksportowania można znaleźć w Plik> Otwórz i eksportuj.
Masz wtedy kilka opcji. Otwórz starsze pliki danych programu Poczta systemu Windows za pomocą trzeciego pola wyboru „Importuj / eksportuj.
Usuń zduplikowane kontakty - tak to działa
Po użyciu programu Outlook normalne jest, że jeden lub drugi kontakt jest duplikowany w programie Outlook. Może się to zdarzyć zwłaszcza wtedy, gdy kilka osób edytuje listę kontaktów w Microsoft Exchange. Usunięcie duplikatów z książki adresowej nie jest trudne, ponieważ Outlook ma rozbudowaną funkcję sortowania na liście kontaktów. Jeśli chcesz dowiedzieć się, które zduplikowane kontakty są obecne w Twoim Outlooku, wykonaj następujące czynności:
-
W obszarze Kontakty programu Outlook przejdź do karty Widok.
-
Kliknij pierwszy wpis na liście „Zmień widok”.
-
Zmień widok z „Osoby” na „Lista” lub „Telefon”.
-
Otworzy się okno, w którym możesz posortować kontakty według różnych kryteriów oraz odfiltrować i usunąć wszystkie zduplikowane kontakty.
-
W razie potrzeby możesz opcjonalnie zaznaczyć ważne kontakty, z którymi regularnie się komunikujesz, jako ulubione w książce adresowej.
-
Jeśli chcesz wydrukować niestandardową listę adresów, użyj widoku niestandardowego o innej kolejności zamiast widoku standardowego. W ten sposób możesz posortować wszystkie istotne pola kontaktowe indywidualnie i otrzymać wydruk z ważnymi dla Ciebie informacjami. Zasadniczo sensowne jest wydrukowanie kilku kontaktów i korzystanie z drukowanych list kontaktów oprócz cyfrowych list adresów.
-
Możesz usunąć kontakt, otwierając menu wyboru prawym przyciskiem. W dolnym obszarze okna dialogowego znajdziesz pozycję menu „Usuń”.
Samouczek wideo: Jak utworzyć i zapisać nowy kontakt w Outlooku
Twórz nowe kontakty profesjonalnie
Jeśli chcesz utworzyć nowy kontakt, możesz to zrobić jednym kliknięciem w obszarze kontaktu Outlooka. Działa to prawie identycznie w Outlooku, jak w książce adresowej Windows Vista lub Windows XP. Aby to zrobić, najpierw przejdź do Nowy kontakt w menu Start pod "Nowy".
Po kliknięciu „Nowy kontakt” otworzy się okno z różnymi opcjami wprowadzania:
Sensowne jest wypełnienie maski wprowadzania i wszystkich opcji najważniejszymi danymi i informacjami o kontakcie. Na przykład, oprócz nazwiska i adresu, możesz również wprowadzić stronę internetową lub adres czatu lub utworzyć dodatkowe notatki o kontakcie w polu notatek. Daje to pełny obraz osoby. Zwłaszcza jeśli kontakt jest nowy i nieznany, warto uwzględnić jak najwięcej szczegółów. Po wprowadzeniu okno zamyka się w prawym górnym rogu za pomocą przycisku „Zapisz i zamknij”. Wpis kontaktu pojawia się następnie w standardowej książce adresowej. Przed wprowadzeniem nowego kontaktu możesz ustawić książkę adresową, w której ma on zostać zapisany. Możliwe jest również przeniesienie nowego kontaktu ze standardowej książki adresowej do podfolderu lub przypisanie go do grupy kontaktów.
Automatycznie przyjmuj adresy e-mail jako kontakty
W prywatnej lub biznesowej poczcie e-mail często powstają nowe kontakty, które chcesz przenieść do książki adresowej. Zamiast mozolnie przenosić dane kontaktowe, na przykład adres e-mail i inne dane osobowe, możesz automatycznie przyjąć adresy e-mail jako nowy kontakt w Outlooku. Dzieje się to automatycznie, gdy tylko wyślesz wiadomość do nowego kontaktu lub odpowiesz na e-mail.
Możliwe jest również automatyczne wpisanie wszystkich odbiorców wiadomości e-mail do książki adresowej. Może to być przydatne i skuteczne, gdy jesteś częścią wiadomości do kilku adresatów, z którymi chciałbyś się później komunikować. Zapisanie ich oznacza nowe kontakty jako bezpiecznych odbiorców. Ponadto możesz kategoryzować kontakty w grupie, aby móc później jednym kliknięciem pisać do grupy kontaktów.
Zduplikowane kontakty za naciśnięciem jednego przycisku
Ciekawe i praktyczne jest również powielanie kontaktów. Jednym krokiem można zaoszczędzić wiele pracy. Kopiowanie rekordów danych jest skuteczne m.in. w przypadku tworzenia wielu pracowników firmy w Outlooku, gdzie różnią się tylko rozszerzenie i nazwa. Za pomocą skrótów klawiaturowych Ctrl + C i Ctrl + V, znanych z systemu Windows, możesz łatwo duplikować kontakty.
Oddzielne numery faksów i adresy e-mail
Niektórzy użytkownicy opisują problem w programie Outlook, w którym po kliknięciu pola „Do” w wiadomościach e-mail oprócz adresów e-mail używane są również numery faksów. Jest to nieprawidłowe sortowanie w oprogramowaniu, które można wyczyścić za pomocą kilku kliknięć. W tym celu należy uniemożliwić wyświetlanie numerów faksów w oknie dialogowym „Wybierz nazwę: Kontakty”.
Połącz Skype i Outlook za pomocą dodatku
Pod wspólnym terminem „nowa praca” podsumowano różne nowoczesne metody pracy. Elastyczne godziny pracy, cyfryzacja i sprawna komunikacja są częścią New Work. Rozmowy wideo to dobrze znana opcja, która jest bardzo często odwiedzana, zwłaszcza od czasu pandemii korony. Oferują możliwość skontaktowania się z ludźmi w dowolnym miejscu na świecie po niskich kosztach lub bezpłatnie i natychmiast przez Skype, Whatsapp lub Zoom.
Skype, jako część rodziny Microsoft, można łatwo zintegrować z Outlookiem. Dzięki Skype możliwe jest planowanie rozmów lub konferencji Skype w Outlooku i przypisanie indywidualnej nazwy Skype do każdego kontaktu. Możesz także użyć dodatku, aby połączyć książkę adresową w Outlooku z książką telefoniczną w Skypie. Gwarantuje to brak zbędnych adresów oraz jednolitą bazę danych.
Podsumowanie i wnioski dotyczące kontaktów programu Outlook
Organizowanie kontaktów w programie Microsoft Outlook nie jest trudne. Outlook rozwija swój pełny potencjał, gdy kontakty, e-maile, zadania i kalendarz są używane jako całość. Outlook oferuje między innymi zaawansowanego asystenta importu i eksportu, którego można użyć do importowania kontaktów ze starych wersji lub innych programów. Możliwe jest również eksportowanie lub udostępnianie kontaktów, książki adresowej lub list kontaktów innym użytkownikom wewnętrznym lub zewnętrznym. Kontakty o dużym znaczeniu można oznaczyć jako ulubione.
Utworzenie nowego kontaktu w Outlooku jest możliwe bez żadnych problemów dzięki przyjaznej dla użytkownika strukturze menu. Ważne jest, aby przy tworzeniu nowych adresów postępować ostrożnie i nie pomylić pól na przykład na imię i nazwisko. Zautomatyzowane zapisywanie kontaktów z przychodzących wiadomości e-mail oraz proste filtrowanie zduplikowanych kontaktów za pomocą rozbudowanej funkcji wyszukiwania są również niezbędne i istotne w praktyce. Microsoft Outlook z jego:
- Dojrzały obszar kontaktu,
- Wiele praktycznych opcji i
- Jego strukturalna powierzchnia
to gwarancja zarówno dla niedoświadczonych użytkowników, jak i dla doświadczonych użytkowników na rzeczowe, długoterminowe i profesjonalne zarządzanie kontaktami.
