Prezentacje rzadko są tworzone i odtwarzane na tym samym komputerze. Prezentację należy raczej wysłać do współpracowników, przełożonych lub klientów. Jest to często demonstrowane przy pomocy innego komputera lub notebooka.
Sprawdź dokument przed jego przesłaniem
Przed wysłaniem elektronicznej kopii prezentacji PowerPoint należy przejrzeć prezentację pod kątem danych lub informacji osobistych, które mogą być przechowywane w samej prezentacji lub we właściwościach dokumentu. Ponieważ informacje te mogą ujawniać szczegóły, które nie powinny być publicznie znane, zaleca się usunięcie tych ukrytych informacji.
PowerPoint oferuje narzędzie, które wykonuje część pracy za Ciebie:
- Kliknij kartę rozpocząć na Informacja.
- Kliknij przycisk w środkowym obszarze Sprawdź problemy - sprawdź dokument.
- Zobaczysz teraz listę elementów, które można sprawdzić.
Dostosuj ustawienia recenzji dokumentów
- Domyślnie okno dialogowe Przegląd dokumentów wszystkie oprócz jednego pola zaznaczone.
- Umieść również znacznik wyboru z przodu Zawartość slajdu zewnętrznego. Jeśli poza slajdem znajduje się pole tekstowe, zostanie ono usunięte.
- PowerPoint sprawdza między innymi, czy prezentacja nadal zawiera komentarze, a w razie potrzeby usuwa również dane osobowe, które zostały zapisane w dokumencie, takie jak nazwa użytkownika osoby, która utworzyła prezentację.
- Wszelkie zapomniane notatki w obszarze notatek prezentacji można również usunąć.
- Po wybraniu wszystkich opcji, które są dla Ciebie istotne, kliknij Sprawdzać.
- Teraz zobaczysz wszystkie znalezione elementy i możesz zdecydować dla każdej opcji, czy chcesz użyć przycisku Usuń wszystko chcesz usunąć.
- Po zakończeniu kliknij Wyciągnąć wniosek.
Pułapka ostrzegawcza: linki do Excela
Egzamin w programie PowerPoint 2010 może wiele zdziałać, ale nie gwarantuje, że wszystkie informacje wewnętrzne zostaną usunięte.
Zawsze sprawdzaj ręcznie, czy w prezentacji znajduje się diagram, który po otwarciu ujawnia więcej informacji niż jest to pożądane. Tak jest na przykład, jeśli diagram został utworzony w programie Excel, a następnie jako połączony Obiekt wykresu Microsoft Excel lub z opcją wklejania Użyj projektu docelowego i osadź skoroszyt odpowiednio. Zachowaj oryginalne formatowanie i osadź skoroszyt wstawiony do programu PowerPoint.
Jeśli zaznaczysz taki schemat i klikniesz edytuj dane Kliknij, cały plik Excela otwiera się i oferuje wgląd w inne arkusze danych Excela, których możesz nie chcieć udostępniać.
W przypadku plików połączonych ryzyko to zwykle istnieje tylko wtedy, gdy przeglądarka otwiera prezentację na komputerze, na którym została utworzona. Dopiero wtedy łącze do Excela jest aktywne. Gdy tylko zostanie otwarty na obcym komputerze, pojawi się komunikat informujący, że połączony plik nie jest dostępny.
Ale bądź ostrożny, kiedy pakujesz prezentację na CD, linki są z nią zapisywane. Więcej na ten temat przeczytasz w następnym numerze.
W ten sposób odkrywasz linki do Excela i usuwasz zbędne dane
Nie zawsze tworzysz wszystkie slajdy w prezentacji.Jeśli jednak jesteś odpowiedzialny za sfinalizowanie prezentacji, istnieje łatwy sposób sprawdzenia, czy Twoi współpracownicy mogli dołączyć połączony diagram.
Tak to się robi:
- Kliknij kartę rozpocząć na Informacja.
- Znajdziesz opcję w prawym dolnym rogu Edytuj linki do plików.
- Zobaczysz teraz wszystkie linki w pliku, a jeśli chcesz, możesz również usunąć poszczególne linki.
W przypadku osadzonych skoroszytów usuń niepotrzebne arkusze danych.
