Jak prawidłowo ustrukturyzować dokumenty Word
Word oferuje użytkownikom wiele różnych opcji projektowania dokumentów tekstowych według różnych wymagań lub indywidualnych pomysłów. Można dostosować nie tylko ustawienia czcionek, ale także układ i formatowanie dokumentów. Zwłaszcza jeśli często używasz Worda i regularnie używasz określonej struktury tekstu, możesz bardzo skorzystać z funkcji „szablonu formatu”. Ale jak stworzyć szablon w programie Word? A jak je edytujesz?
Szablon w programie Word: co to właściwie jest?
Czy twoja praca nie ogranicza się do jednego konkretnego formatu? Czy musisz przełączać się między różnymi typami tekstu? Możesz zapisywać różne szablony użytkownika w programie Word i uzyskiwać do nich dostęp w dowolnym momencie. Dzięki temu możesz tworzyć dokumenty przy niewielkim nakładzie pracy i szybko wypełniać je odpowiednią treścią.
W pewnych okolicznościach w Twoim zbiorze danych zgromadzi się kilka szablonów. Aby mieć przegląd, możesz sortować te przykładowe dokumenty w odpowiednim obszarze zadań. W ten sposób znajdziesz go jeszcze szybciej, gdy szukasz konkretnego stylu. Ale jak można zintegrować szablony formatów z dokumentem?
W skrócie: przejrzyj strukturę i edytuj teksty
Wybór szablonów formatów znajdziesz na wstążce menu w zakładce „Start”. Domyślnie program Word definiuje różne poziomy nagłówków w różnych czcionkach i rozmiarach, pomagając w ten sposób ujednolicić dokumenty tekstowe. Ponadto nagłówki tak dobrze odróżniają się od treści tekstowych lub graficznych.
Wykorzystanie szablonów pozwala również na szybszą nawigację po dokumencie. Z reguły po lewej stronie w programie Word znajdziesz tak zwany „obszar nawigacji”. Jeśli nie jest to dla Ciebie widoczne, wykonaj następujące czynności:
-
Wybierz zakładki „Widok”.
-
W obszarze „Wyświetlanie” możesz sprawdzić pola „Linijka”, „Linie siatki” i „Obszar nawigacji”.
-
Jak tylko zaznaczysz „Obszar nawigacji”, po lewej stronie pojawi się pasek nawigacji.
-
Kliknij tutaj „Nagłówki”, aby na pasku nawigacyjnym pojawiła się struktura nagłówków.
Program Word pokazuje tutaj wszystkie zdefiniowane nagłówki i podtytuły. Klikając docelowe pole tekstowe w obszarze nawigacji, możesz łatwo przełączać się między utworzonymi warstwami.
Czy musisz przestrzegać konkretnych wskazówek dotyczących formatowania tekstu podstawowego i nagłówków? Czy otrzymałeś konkretne instrukcje, jak powinien wyglądać koniec dokumentu? Propozycje słów nie zawsze spełniają wymagania firm, szkół czy osobistego gustu. Jeśli następnie użyjesz spersonalizowanego szablonu, możesz mieć pewność, że będzie wyglądał jednolicie i spełni Twoje wymagania.
Praktyczny i indywidualny: Inspektor formatu Word
Z tego powodu szablony można dostosować. Chociaż Microsoft Word często określa określony rozmiar czcionki, czcionkę, określone odstępy między wierszami i wybór między justowaniem, justowaniem do prawej lub do lewej, nadal istnieje tutaj zakres: możesz wprowadzić zmiany w ustawieniach, jak chcesz.
Aby edytować szablon formatu lub utworzyć nowy wzór, otwórz kartę „Start” na wstążce menu. Tutaj znajdziesz pole „Szablony formatu”. Kliknij małą strzałkę w prawym dolnym rogu. W zależności od wersji programu Word masz w tym momencie różne opcje. Dostępne są następujące funkcje:
- Nowy szablon stylu
- Inspektor formatu
- Sprawdź style
- Opcje
Możesz zobaczyć tutaj tylko symbole zamiast wymienionych terminów. Na przykład „A +” oznacza „Szablon nowego formatu”. Kliknij symbol, aby otworzyć odpowiednie okno.
W zakładce „nowy szablon formatu” możesz zdefiniować nowe szablony formatowania tekstu według własnych pomysłów lub w porozumieniu z pracodawcą. Z kolei „Inspektor formatu” jest asystentem, który sprawdza za Ciebie, czy wcześniej zdefiniowane szablony formatów są przestrzegane – podobnie jak „Sprawdzanie szablonu formatu”. Na przykład w sekcji „Opcje” możesz użyć bieżącego dokumentu jako podstawy do utworzenia nowego szablonu.
Dobrze zorganizowane: w ten sposób śledzisz rzeczy w programie Word
Jeśli zdecydowałeś się na tworzenie indywidualnych szablonów użytkownika w programie Microsoft Word, przykładowy dokument można zapisać w odpowiednim miejscu przechowywania. Aby móc szybko otworzyć pliki we właściwym momencie, odpowiedni folder powinien być łatwy do znalezienia.
Ponieważ na komputerze mogą szybko gromadzić się duże ilości danych, Twoja organizacja jest tutaj szczególnie ważna. Program Word sugeruje różne lokalizacje przechowywania w zależności od typu pliku. Jednocześnie program Office oferuje możliwość wyświetlenia wszystkich dostępnych szablonów formatów.
Możesz jednak nie tylko uzyskać dostęp do szablonów użytkowników, ale także korzystać z indywidualnych, gotowych modułów tekstowych poprzez wybór listy. Poza grafiką dokumenty można złożyć w teczkę i umieścić w osobnym i odpowiednio oznaczonym miejscu przechowywania pod Twoją nazwą użytkownika.
Wykorzystaj potencjał: Używaj funkcji Word poprawnie
Dzięki modułom zmiennego tekstu Twój tekst można nie tylko stworzyć w kilku krokach, ale także skorzystać z kilku innych funkcji, aby dokonać dodatkowych indywidualizacji. W zależności od tego, jakie wymagania ma ostatecznie spełniać dokument, możesz wstawić kilka elementów, które sprawią, że tekst będzie wyglądał bardziej atrakcyjnie.
Wyróżniające się od reszty tekstu grafiki, oddzielne pola tekstowe, cytaty i hiperłącza często szczególnie przemawiają do czytelników i wzbudzają ich zainteresowanie. Spis treści, lista źródeł, nazwiska autorów oraz data i numery stron są zwykle częścią formalnych podstaw, które zawiera większość dokumentów.
Jeśli z plikiem pracuje więcej niż jedna osoba, pomocne może być umieszczenie w nagłówku lub stopce tekstu ścieżki, z której uzyskuje się dostęp do lokalizacji pliku dokumentu. Twoja nazwa użytkownika może być widoczna w menu, aby każdy pracujący nad tekstem mógł zobaczyć, kto utworzył lub edytował dokument.
Szablony i inne funkcje: spraw, aby dokumenty były atrakcyjne
Różne funkcje programu Word pozwalają również na przeglądanie istniejących szablonów. Jeśli chcesz wprowadzić poprawki, możesz na przykład użyć funkcji „Znajdź i zamień”. Jeśli zauważysz błąd w szablonie po zapisaniu go w folderze, nadal możesz zintegrować swoje zmiany i zaktualizować dokument. Wpis można wtedy otworzyć w aktualnej wersji.
Podczas konfigurowania strony możesz użyć przycisku, aby skorzystać z różnych funkcji pola. Oprócz makr możesz na przykład wstawiać do tekstu teksty samochodowe za pomocą zaledwie kilku kliknięć, które zostały wcześniej sformułowane i które chciałbyś często używać. Chociaż możesz szybko wywoływać i aktywować polecenia, które są regularnie używane w makrach, możesz użyć tej funkcji do włączenia pól tekstowych lub grafiki do dokumentu.
Dobrze wiedzieć: jak efektywnie pracować z Microsoft Word
W codziennym życiu zawodowym przydatnymi elementami Worda są nie tylko szablony i funkcje takie jak makra czy moduły tekstowe. Możesz zapisać dowolny plik w formacie PDF. Dokumenty mogą być wtedy wysłane szybko i nie mogą być już łatwo zmieniane przez inne osoby.
Program Office umożliwia również wykonywanie tłumaczeń i tworzenie listów formularzowych. W ten sposób możesz nie tylko szybko, ale i sprawnie dotrzeć do wielu odbiorców. Podsumowując, Microsoft Word oferuje praktyczny sposób radzenia sobie z szeroką gamą wymagań dotyczących tworzenia tekstu. Możesz uzyskać uporządkowany przegląd funkcji na wstążce menu programu pakietu Office.
Pytania i odpowiedzi
Jak utworzyć szablon formatu lub szablon użytkownika w programie Word?
Wybierz kartę „Start” na wstążce menu. Następnie poszukaj pola „Szablony formatu” na górnym pasku. Tutaj znajdziesz małą czarną strzałkę: Jeśli na nią klikniesz, otworzy się kolejne pole. W dolnym obszarze znajdziesz dostępne opcje edycji szablonów. „Nowy szablon formatu” lub symbol plusa oznaczają opcję utworzenia nowego szablonu.
Jakie ustawienia mogę wprowadzić dla moich szablonów?
Najpierw nadaj szablonowi formatu nazwę użytkownika. W ten sposób możesz znaleźć wzór ponownie później w menu lub w wybranej lokalizacji przechowywania plików. Następnie możesz określić, jaki to typ dokumentu. Tworzysz szablon tabeli? Albo przykładowa lista? W pozostałych ustawieniach można również określić czcionkę i rozmiar oraz odstępy i oznaczenia.
