Jeśli używasz programu Excel 2007 lub nowszego, bardzo łatwo jest zapisać tabelę jako plik PDF. Oprócz wielu innych formatów plików, PDF jest tam oferowany jako format przechowywania. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:
Wywołaj menu „Plik” (Excel 2010) lub polecenie „Zapisz jako” za pomocą przycisku Office (Excel 2007). W poniższym oknie dialogowym otwórz pole listy „Typ pliku”. Wybierz format „PDF (*.pdf)” z listy dostępnych formatów plików jednym kliknięciem myszy. Poniższy rysunek pokazuje, jak wygląda okno dialogowe:
W tym oknie dialogowym wprowadź nazwę pliku dla dokumentu PDF. Podana jest nazwa tabeli w Excelu, ale możesz też wybrać inną.
Excel oferuje dwie opcje optymalizacji do zapisywania jako plik PDF. Opcje pozwalają zoptymalizować plik do „Standardowy (publikacje online i drukowanie)” lub „Minimalny rozmiar (publikacje online)”. Wybierz żądaną opcję.
Jeśli chcesz zapisać tylko część skoroszytu jako plik PDF podczas zapisywania, kliknij „Opcje”. Następnie możesz użyć bloku „Opublikuj co”, aby wybrać „(wybrany zakres komórek)”, „Aktywny arkusz (y)”, „Cały skoroszyt” lub „Tabela” (ma zastosowanie tylko wtedy, gdy używasz kursora w obszarze sformatowane jako tabela) można zapisać w formacie PDF.
Jeśli zaznaczysz pole wyboru „Ignoruj obszary wydruku”, wszelkie obszary wydruku utworzone w programie Excel zostaną zignorowane podczas tworzenia pliku PDF.
Informacje wewnętrzne z pliku Excel, takie jak autor, data zapisu i komentarze nie powinny być zapisywane w pliku PDF, jeśli plik ten jest używany również poza firmą. Dlatego dezaktywuj pole wyboru "Właściwości dokumentu" w obszarze "Dołącz informacje niedrukowalne" okna dialogowego "Opcje".
Po dokonaniu wszystkich ustawień kliknij "OK" w oknie dialogowym. Excel następnie tworzy plik PDF i przechowuje go w wybranej lokalizacji przechowywania.
