Jak poprawiać dokumenty w programie Word

W ten sposób możesz wprowadzać zmiany w dokumentach Word

Z reguły podczas tworzenia dokumentu tekstowego upewnij się, że układ jest poprawny i unikasz błędów ortograficznych, gramatycznych i interpunkcyjnych. Po zakończeniu prac nad treścią i formatem tekstu często pojawiają się jeszcze pojedyncze niedociągnięcia. Z tego powodu sensowne jest ponowne przejrzenie dokumentów na końcu i wprowadzenie zmian, jeśli to konieczne.

Word: Śledź, poprawiaj i poprawiaj zmiany

Microsoft Word zawiera różne opcje edycji tekstów. Zwłaszcza, gdy teksty mają być poprawiane nie tylko przez autora, ale także przez inne osoby, różnorodne funkcje programu Offices są idealne do sprawdzania.

Podczas gdy dostępne szablony już pozwalają zachować zgodność z aspektami formalnymi, Word automatycznie sprawdza również pisownię i interpunkcję w dokumencie tekstowym. Te funkcje w programie Word są znane większości użytkowników i są oznaczone czerwonym lub niebieskim podkreśleniem określonej pozycji. Ale z jakich funkcji, tj. zintegrowanych narzędzi programu, można jeszcze korzystać? Na przykład, jak działa śledzenie zmian?

Gdy otrzymasz tekst, który musisz przejrzeć i edytować w programie Word, możesz wykonać następujące kroki, aby wprowadzić poprawki i śledzić zmiany:

Otwórz kartę „Sprawdź” na wstążce menu pliku Word.

Tutaj znajdziesz różne opcje wstawiania zmian i odpowiedniego ich oznaczania. Na przykład kliknij przycisk Follow Up, aby otworzyć odpowiednią kartę.

W tym momencie masz wybór, czy chcesz śledzić zmiany. Jeśli klikniesz na odpowiedni symbol, wprowadzone zmiany w tekście zostaną oznaczone jako tak zwane znaczniki. W ten sposób autor może zrozumieć i śledzić, kto, gdzie i kiedy edytował tekst oraz wprowadził zmiany.

Twoje uwagi mogą być następnie przeniesione do tekstu za pomocą pola „Akceptuj”.

Jeśli poprawiasz dokument w trybie korekcji, dzięki jasnemu kolorowi łatwiej jest redaktorowi zobaczyć zmiany i ewentualnie zachować je od razu. Jeśli nad plikiem pracuje kilku recenzentów, autor może ostatecznie lepiej zrozumieć, kto zaproponował poprawki.

Zaakceptuj zmiany w programie Word: tak to działa

Otrzymujesz dokument z licznymi zmianami i chciałbyś sukcesywnie śledzić i akceptować zmiany? Następnie wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij kartę „Recenzja” na wstążce.

2. Klikając „Akceptuj” akceptujesz zmianę, „Odrzuć” odrzuca zmianę.

   

3. Możesz przeskakiwać z wersji do wersji, klikając przyciski „wstecz” i „następny”.

Ważny: Nie akceptuj żadnych zmian używając "wstecz" i "następny".

Ustawianie znaczników: instrukcje

Zmieniony dokument jest dla Ciebie zbyt zagmatwany? Ustalając, które znaczniki mają być wyświetlane, możesz śledzić rzeczy: wybierać między wszystkimi adnotacjami, poprawkami na poziomie formatu i tekstu lub po prostu wyświetlać, gdzie coś zostało zmienione bezpośrednio w tekście. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij kartę „Recenzja” na wstążce.

2. W menu rozwijanym „Pokaż znaczniki” wybierz znaczniki, które chcesz zobaczyć: Komentarze, wstawienia i usunięcia oraz formatowanie.

   

3. W sekcji „Markup: all” możesz wybrać, czy chcesz zobaczyć wszystkie zmiany bezpośrednio w tekście, czy tylko zobaczyć, że coś zostało zmienione.

Wskazówka: Chcesz wydrukować dokument bez komentarzy lub poprawek? Następnie wybierz „Markup: brak”.

W ten sposób możesz wstawiać komentarze i poprawiać błędy

W programie Word można znaleźć różne typy znaczników. Po pierwsze, sam program podświetla słowa zawierające błędy. Z drugiej strony redaktorzy mogą również skorzystać z trybu korekcji. Przy bliższym przyjrzeniu się znacznikom możesz szybko zobaczyć, które sugestie chcesz zaakceptować, a które odrzucić.

Jeśli na przykład okaże się, że Word wielokrotnie zaznaczył nazwę lub termin techniczny, którego nie można znaleźć w słowniku, ale nadal istnieje, możesz łatwo dodać to do słownika. W zasadzie czerwone fale, które podkreślają błędy, można wyłączyć, np. jeśli przeszkadzają podczas czytania.

Inne oznaczenia mogą również pochodzić od czytelników poprawiających, którzy korzystali z trybu korygowania. Jeśli następnie użyjesz trybu rewizji, masz możliwość zaakceptowania komentarzy redaktorów. Możliwe, że nad jednym dokumentem pracowało jednocześnie kilka osób. Dzięki temu znaczniki i komentarze mogą być oznaczone różnymi kolorami. Pozwala to na ustawienie kolorów komentarzy, tak jak chcesz je odróżnić.

Oprócz znaczników funkcja komentarza może być również używana do sugerowania pomysłów na zmiany lub sugestii ulepszeń w dokumencie. Jak korzystać z funkcji komentarza w programie Word:

1. Otwórz zakładkę „Sprawdź”.

2. W obszarze Komentarze znajdziesz przycisk „Nowy komentarz”. Po kliknięciu myszą na tym obszarze, na krawędzi wybranego obszaru otworzy się kolejna kolumna i dymek. W ten sposób można szybko dodać do tekstu konkretne uwagi na marginesie, które autor może następnie uwzględnić podczas poprawiania.

   

3. W tym samym obszarze wstążki pliku możesz usuwać komentarze, jeśli już je włączyłeś.

Warto również wiedzieć, że możesz przełączać się między poszczególnymi komentarzami, a tym samym pomijać komentarze i na razie edytować inne. Możesz także bezpośrednio wyświetlić ostatnią zmianę. Dzięki temu edycja pliku jest jeszcze bardziej wydajna.

Funkcje w programie Word: te ustawienia ułatwiają pracę

Microsoft Word nie tylko ułatwia projektowanie tekstu podczas pisania. Program udostępnia również kilka funkcji, które przyspieszają weryfikację na końcu procesu. Oprócz możliwości poprawienia częstych błędów w zaledwie kilku krokach za pomocą „Znajdź i zamień”, Word umożliwia również większą różnorodność tekstu dzięki słownikowi synonimów. Inne funkcje i funkcje, o których powinieneś wiedzieć w programie Word, to:

• Funkcje polowe
• Makra
• cytaty
• Numery stron
• Data
• Hiperłącza

Wniosek: w ten sposób możesz wprowadzać poprawki w programie Word

Konfigurując stronę, nie tylko upewniasz się, że poprawnie ułożyłeś nagłówek i stopkę, spis treści, tłumaczenia i listę źródeł, ale także treść i pisownię. Dzięki widokowi z prawej strony nie przegapisz już żadnego oznaczenia błędu. Pomocne wydaje się również nowe sprawdzanie pisowni na końcu pracy z tekstem.

Jeśli istnieje specyfikacja liczby słów lub znaków, program Word może je zliczyć i szybko i łatwo sprawdzić. Możliwy jest również wydruk samych poprawek tekstu. Ogólnie rzecz biorąc, ustawienia programu oferują szeroki zakres opcji poprawiania dokumentów tekstowych.

Śledząc zmiany, możesz zobaczyć dokładną historię zmian w dokumencie. Tak zwane znaczniki są użytecznymi pomocnikami: wizualizują zmiany w teście. Wreszcie, po dokonaniu wszystkich poprawek, gotowy plik można zapisać jako plik PDF lub wysłać dokumenty w formie listów wzorcowych.

FAQ

Jak wyświetlić zmiany wprowadzone przez innych redaktorów?

W zależności od trybu, w jakim inni redaktorzy poprawili lub skomentowali dany dokument, komentarze mogą być wyświetlane na różne sposoby. Tak czy inaczej, możesz zdecydować, na które sugestie zwrócić uwagę. Aby to zrobić, otwórz zakładkę „Kontynuacja” w zakładce „Sprawdź”. Tutaj możesz ustawić znaczniki dla różnych grup błędów.

Jak wstawić komentarze do tekstu?

Zakładka „Recenzja” przeniesie Cię do przycisku „Komentarze”. W tym momencie możesz utworzyć nowy komentarz, zaznaczając wymagany fragment tekstu, a następnie klikając pole „Nowy komentarz”. Napisz notatkę w dymku. Word oferuje opcję integracji komentarzy odręcznych. Możesz komentować dokumenty bez klawiatury.