Korzyści z konwersji Worda na PDF
Każdy, kto udostępnia pliki Word stronom trzecim za pośrednictwem poczty e-mail lub innych kanałów, zauważy, że pliki są często zbyt duże do wysłania lub nie mogą zostać otwarte przez odbiorcę ze względu na kompatybilność. Aby uniknąć tych i innych problemów, pliki Worda można zapisać w formacie PDF. Można to zrobić szybko i bezpłatnie za pomocą programu Microsoft Word.
Co sprawia, że format PDF jest wyjątkowy?
Skrót „PDF” oznacza angielski termin „Portable Document Format”. PDF to wieloplatformowy format plików. Oznacza to, że zarówno użytkownicy komputerów Mac, jak i Windows PC mogą z łatwością otwierać dokumenty PDF.
Nie ma znaczenia, czy komputer ma licencję Microsoft, czy nie. Pliki PDF można otwierać za pomocą różnych bezpłatnych programów. To jest właśnie główna zaleta tego formatu pliku w porównaniu z klasycznym plikiem Word. A pliki PDF mają inne cechy szczególne: Z jednej strony dokumentu w formacie PDF nie można zmienić. Z drugiej strony, Portable Document Format zajmuje mniej miejsca niż klasyczny plik tekstowy lub graficzny.
Aby uniknąć problemów ze zgodnością, firma Microsoft zezwala na zapisanie dowolnego pliku Word jako pliku PDF. Możesz przekonwertować go na oszczędzający miejsce i niezmienny plik PDF w zaledwie kilku prostych krokach.
Korzyści podczas wysyłania - wysyłanie treści w sposób bezpieczny i kompaktowy
Konwersja z Worda do PDF jest szczególnie pożądana, gdy dokument Word jest wysyłany e-mailem lub za pośrednictwem komunikatora. W formacie PDF twoje pismo nie może zostać zmienione, ani celowo, ani nieumyślnie. Zwłaszcza jeśli wysyłasz dokument z powodów zawodowych, aby poinformować kontrahentów, warto stworzyć pliki PDF z zakładkami. Zapewniają, że adresat może otworzyć dokument i przeczytać go w wyznaczonym fragmencie.
Specjalna atrakcja: W programie Word możesz automatycznie wysyłać pliki tekstowe jako pliki PDF. Nie musisz konwertować ani konwertować pliku, ani nawet zamykać programu Word. Wystarczy kilka kliknięć, aby otworzyć okno e-mail z programu Word. Plik w nowym formacie PDF zostanie dołączony automatycznie. Pliki tego formatu są nie tylko zabezpieczone przed edycją, ale także oszczędzają miejsce na dysku. Jest to szczególnie przydatne przy wysyłaniu większych plików.
Rozwiązanie problemu niezgodności sprzętu lub oprogramowania
Zapisując dokument jako plik PDF, sprytnie omijasz problemy z niekompatybilnym oprogramowaniem lub sprzętem. Podczas gdy pliki Word można otwierać tylko wtedy, gdy jest zainstalowany płatny pakiet Office, pliki PDF można otwierać z dowolnego komputera z w większości bezpłatnym oprogramowaniem. Często takie czytniki PDF są już domyślnie zainstalowane.
Warto wiedzieć: Nie tylko otworzysz swój poprzedni plik Word bez żadnych problemów. Niezawodna jest również prezentacja treści. Tekst i obrazy w pliku PDF są zawsze wyświetlane zgodnie z oryginałem, nawet jeśli plik jest rozpakowany na tablecie lub telefonie komórkowym.
Jak zapisać plik Word jako PDF - przewodnik
Istnieją różne opcje konwersji pliku tekstowego Word na dokument PDF. Twoje pokolenie pakietu Office decyduje, z którego korzystasz.
Praktyczny dodatek do programu Word 2007
Aby zapisać plik tekstowy bezpośrednio w formacie PDF w pakiecie Office 2007, potrzebujesz rozszerzenia. Nazywa się to dodatkiem w języku angielskim i można go zainstalować bezpłatnie w systemie Windows 2007. Wcześniej system Windows używał własnego rodzaju pamięci wieloplatformowej: pliki z rozszerzeniem „XPS” są, podobnie jak pliki PDF, formatem wydruku niezależnym od systemu Windows. Jednak ponieważ coraz więcej użytkowników Office domagało się opcji drukowania PDF jako standardu, Microsoft wbudował tę funkcję dla wszystkich kolejnych generacji.
Konwersja Word do PDF od Word 2010
Od wersji Word 2010 pliki tekstowe Word można szybko i wygodnie konwertować na pliki PDF. Dokument programu Word można zapisać jako plik PDF, wykonując następujące czynności:
-
Otwórz plik, który chcesz zapisać jako PDF.
-
Kliknij „Plik” i wybierz opcję „Zapisz jako” z menu rozwijanego.
-
Kliknij strzałkę obok bieżącego typu pliku (dokument Word .docx).
-
Zmień typ pliku na PDF z rozszerzeniem .pdf.
-
W razie potrzeby zmień nazwę dokumentu.
-
Kliknij „Zapisz”.
Automatycznie powrócisz do oryginalnego dokumentu Word. Nowo utworzony plik PDF znajdziesz w tym samym folderze i pod tą samą nazwą.
Wydrukuj dokument Word jako PDF i zyskaj więcej funkcji
Innym sposobem jest wydrukowanie w formacie PDF. Nie używasz tutaj prawdziwej drukarki ani nie produkujesz produktów drukowanych. Ustawienie „Drukuj jako PDF” tworzy tylko plik PDF. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:
-
Otwórz dokument docelowy, który chcesz wydrukować jako plik PDF.
-
Kliknij „Plik” i wybierz „Drukuj” z menu po lewej stronie.
-
Zmień ustawienia w sekcji „Drukarka” na „Microsoft Print to PDF”.
-
W razie potrzeby wprowadź zmiany za pomocą przycisku „Ustawienia” lub w sekcji „Ustawienia strony”.
-
Kliknij przycisk „Drukuj” w lewym górnym rogu.
-
W nowym oknie dialogowym wybierz nazwę pliku i miejsce przechowywania pliku PDF i potwierdź przyciskiem „Zapisz”.
Ale jaka jest różnica między „Zapisz jako PDF” a „Drukuj jako PDF”? Jeśli drukujesz dokument jako plik PDF, możesz – w przeciwieństwie do zwykłego zapisywania go – wprowadzić rozbudowane ustawienia: na przykład możesz drukować tylko niektóre obszary strony, zmienić szerokość marginesów lub ustawić drukowanie dwustronne lub drukowanie w kolorze. W sekcji „Ustawienia strony” znajdziesz dalsze opcje drukowania.
Wskazówka: W szczególności, jeśli zamierzasz zaprojektować ulotkę lub coś podobnego w Adobe, zaleca się skorzystanie z drukarki. Możesz tutaj ustawić wyższą jakość, aby plik PDF mógł bez problemu funkcjonować jako ostateczna grafika dla produktu drukowanego.
Za pomocą opcji „Drukuj jako PDF” możesz skonfigurować płatną drukarkę PDF, taką jak drukarka Adobe PDF, oprócz standardowych ustawień. Umożliwia to drukowanie z lepszą rozdzielczością lub zawiera dalsze indywidualne opcje.
Zapisuj pliki Worda jako PDF i udostępniaj zawartość bez ryzyka
Word wymyśla wiele funkcji związanych z projektowaniem tekstu. Zapewnij przejrzystość i profesjonalizm dzięki spisowi treści, dacie lub numerom stron w nagłówku i stopce. Za pomocą makr, funkcji pól, szablonów oraz funkcji „Sprawdź” lub „Ustaw” możesz uczynić swoje dokumenty bardziej jednolitymi i profesjonalnymi. Ponadto zapewniasz lepszą jakość tekstu z jednej strony wstawiając cytaty lub hiperłącza, az drugiej strony dzięki funkcjom tłumaczenia lub wyszukiwania i zamiany w programie Word.
Zapisując pliki Worda w formacie PDF, nie tylko unikasz problemów z otwieraniem lub wyświetlaniem za pomocą innego oprogramowania lub sprzętu. Można również uniknąć niechcianych zmian w udostępnionych dokumentach. Udostępnianie plików PDF jest również bezpieczniejsze i zajmuje znacznie mniej miejsca.
FAQ
Jak mogę zapisać dokumenty Worda w formacie PDF?
Istnieją dwa sposoby zapisania dokumentu Word jako pliku PDF. Przejdź do „Start” w „Zapisz jako” i zmień format pliku na „PDF” lub możesz wydrukować plik jako PDF. Drukowanie jako plik PDF umożliwia wprowadzenie obszernych dodatkowych ustawień i dostosowanie lokalizacji przechowywania lub nazwy pliku.
Jaki jest pożytek z zapisywania dokumentu Word jako PDF?
W przeciwieństwie do pliku Word, plik PDF można otwierać i wyświetlać bez błędów, niezależnie od używanego oprogramowania lub sprzętu. Ponadto Twój tekst w formacie PDF jest zabezpieczony przed zamierzonymi i niezamierzonymi zmianami ze strony odbiorcy. Ponadto przesyłane pliki PDF zajmują mniej miejsca niż pliki Word.