Czy znasz ten temat: Piszesz ważny dokument i pojawia się coś, co chcesz nagrać jako zadanie w Outlooku. Gdy tylko znajdziesz się w Outlooku, spójrz szybko na e-maile - i wyszedłeś z przepływu pracy. Wi
Jedną z podstawowych zasad w zarządzaniu czasem jest: „Zapisz to” Powinieneś natychmiast zapisywać pomysły i zadania, w przeciwnym razie zapomnisz o nich lub będziesz musiał poświęcić część swojej uwagi na ich zapamiętywanie. Możliwym jest zapisanie na kartce papieru lub w drugim dokumencie Worda, ale potem trzeba przenieść zadania do Outlooka, co wymaga dalszego wysiłku.
Doświadczenie pokazuje, że szybkie przeskakiwanie do Outlooka w celu wejścia do zadania nie jest dobrym pomysłem. A wtedy istnieje duże ryzyko, że „szybko” rzucisz okiem na skrzynkę e-mail. Często nie pozostaje to na zasadzie „sprawdzę, czy kolega Meier odpowiedział”. Wielu pracowników biurowych otwiera więcej wiadomości e-mail, może od razu na nie odpowiadać, otwiera połączoną stronę internetową itp. Jak Microsoft dowiedział się podczas dochodzenia, taka przerwa może szybko wydłużyć się o 15 do 20 minut. A kiedy wracają do dokumentu, nad którym wcześniej pracowali, często mija kolejne 5 do 15 minut, zanim będą mogli ponownie podnieść wątek. Im bardziej złożony jest tok myślenia, z którym właśnie sobie poradziłeś, tym dłużej potrwa, zanim będziesz mógł kontynuować produktywną pracę.
Łatwiej jest w ten sposób: możesz dodać przycisk do Worda, Excela i innych programów pakietu Office, za pomocą którego możesz szybko utworzyć zadanie w Outlooku z odpowiedniego programu bez konieczności przełączania się do okna Outlooka. Innymi słowy: pozostajesz w znajomym środowisku i zmniejszasz ryzyko rozproszenia uwagi.
W Word i Excel do wersji 2003 dodaj przycisk Utwórz zadanie Microsoft Office Outlook w jednym z pasków narzędzi (w PowerPoint i Publisher tylko z pakietu Office 2007). W pakiecie Office 2007 integrujesz odpowiedni przycisk na pasku szybkiego dostępu. W Office 2010 istnieje również możliwość stworzenia własnej zakładki lub grupy na zakładce i wstawienia tam przycisku. Program Onenote jest domyślnie wyposażony w przycisk do zadań programu Outlook.
Wstaw przycisk w Word / Excel do 2003
Dodaj ikonę do paska narzędzi Worda i Excela, za pomocą której możesz utworzyć zadanie w Outlooku z odpowiedniego programu.
Robisz to w następujący sposób:
- Wywołaj polecenie w programie Word lub Excel Narzędzia → Dostosuj na.
- Otwórz rejestr Polecenia.
- Wybierz w oknie Kategorie opcja Wszystkie zamówienia koniec.
- Następnie spójrz w okno Polecenia wejście ZadanieUtwórz (w słowie) lub Utwórz zadanie Microsoft Office Outlook (w Excelu).
- Przeciągnij ten wpis myszą na jeden z pasków narzędzi w programie Word lub Excel i upuść go w miejscu, w którym powinna pojawić się ikona.
- Zamknij okno.
Przycisk Wstaw w pakiecie Office 2007
W Word, Excel, Powerpoint i Publisher 2007 możesz zainstalować ikonę tylko na pasku szybkiego dostępu. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:
- Kliknij przycisk na pasku szybkiego dostępu programu Word (lub żądany program) Dostosuj pasek szybkiego dostępu i zadzwoń Więcej poleceń na.
- Pod Wybierz polecenia wybierać Polecenia nie na wstążce (Biuro 2007) lub Polecenia nie na wstążce (Biuro 2010).
- Przewiń alfabetyczną listę poleceń, aby znaleźć wpis Utwórz zadanie Microsoft Office Outlook.
- Wybierz ten wpis i kliknij Dodać doaby dodać ikonę do paska narzędzi szybkiego dostępu.
- Użyj przycisków strzałek, aby przesunąć wpis do żądanej pozycji.
- Jeśli nie chcesz wprowadzać dalszych zmian na pasku narzędzi szybkiego dostępu, zamknij okno dialogowe.
- Powtórz kroki od 1 do 6 dla innych programów pakietu Office, z których chcesz tworzyć zadania programu Outlook.
Przycisk Wstaw w pakiecie Office 2010
Najprostszym sposobem jest dodanie przycisku do paska szybkiego dostępu jak w Office 2007. Alternatywnie w aktualnej wersji pakietu Office można również zintegrować przycisk ze wstążką menu. Jednak najpierw musisz utworzyć własną kartę lub grupę w istniejącej karcie.
Utwórz zadanie
Jak tylko klikniesz ikonę w programie Word lub Excel Utwórz zadanie Microsoft Office Outlook w Outlooku otworzy się nowe okno zadań - nawet jeśli Outlook nie jest aktualnie uruchomiony. Outlook określa jako temat nazwę dokumentu, który jest aktualnie edytowany w programie Word lub Excel, dokument jest również powiązany z zadaniem. Jeśli zadanie nie ma nic wspólnego z dokumentem, nad którym aktualnie pracujesz, po prostu usuń ikonę dokumentu z okna zadania i wprowadź inny temat.
Jeśli aktualnie otwarty dokument nie ma jeszcze nazwy w programie Word, pojawi się komunikat informujący, że musisz najpierw zapisać dokument, zanim będziesz mógł utworzyć z niego zadanie. Potwierdź tę wiadomość za pomocą ok, zapisz dokument (lub przełącz się na wcześniej zapisany dokument), a następnie ponownie kliknij ikonę Utwórz zadanie Microsoft Office Outlook.
Z drugiej strony Excel nie wyświetla monitu o zapisanie, jeśli klikniesz ikonę z pustej tabeli. Dotyczy to również sytuacji, gdy nie zapisałeś jeszcze zmian w aktualnej tabeli. To też nie jest problem, ponieważ dane z tabeli nie są zapisywane razem z zadaniem, a jedynie link do tabeli.
