Najpóźniej wykonując kopię zapasową pliku PST, wielu użytkowników programu Outlook zastanawia się, jak duży jest plik - mimo że regularnie czyszczą swoją skrzynkę odbiorczą. Czego wielu nie zdaje sobie sprawy: folder „Przesyłki wysłane” jest również często ogromnym „kawałkiem danych”
Jeśli - zgodnie z zaleceniami - przechowujesz kopie wszystkich wysłanych wiadomości w folderze SENT OBJECTS (lub w Outlook 2010 w folderze SENT ITEMS), Outlook zapisuje nie tylko e-maile, ale także kopie plików, które wysłałeś w tym folderze. W ten sposób masz te pliki dwa razy na dysku twardym: w odpowiednim folderze, z którego pobrałeś je do wiadomości e-mail, oraz w pliku PST programu Outlook. Jest to nie tylko strata miejsca, ale także wolniejszy program Outlook, im większy jest plik PST. Dlatego powinieneś nie tylko posprzątać swoją skrzynkę odbiorczą, ale także kopie wysłanych wiadomości.
Ile miejsca zajmują wysyłane przez Ciebie e-maile?
Aby dowiedzieć się, ile pamięci zajmują wysyłane wiadomości e-mail i załączniki, wykonaj następujące czynności:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy FOLDER OSOBISTY na liście folderów lub, w programie Outlook 2010, jeden z folderów osobistych.
- W programie Outlook 2007 lub starszym użyj polecenia WŁAŚCIWOŚCI „FOLDER OSOBISTY”, w programie Outlook 2010 polecenie WŁAŚCIWOŚCI PLIKU DANYCH.
- Na karcie OGÓLNE kliknij przycisk ROZMIAR FOLDERU.
- W odpowiednim wierszu możesz zobaczyć, jak obszerna jest zawartość folderu SENT ELE-MENTS. Zanotuj również, które inne foldery również zawierają dużo danych.
- Zamknij okna dialogowe.
Teraz otwórz folder SENT OBJECTS. Aby wszystkie duże wiadomości e-mail były wyświetlane razem, najlepiej jest sortować według kolumny ROZMIAR.
Usuń pliki załączników
Teraz przejrzyj e-maile i usuń pliki, których już nie potrzebujesz. Możesz też zapisać na dysku twardym pliki, które znajdują się w programie Outlook, ale nie znajdują się już w systemie folderów na dysku twardym.
W programie Outlook do wersji 2007 musisz otwierać każdą wiadomość e-mail, aby usunąć załączniki plików - nie możesz usunąć załączników w podglądzie w obszarze czytania.
- Otwórz więc pierwszy plik, którego załączniki chcesz usunąć.
- Następnie wybierz załączniki plików, kliknij je prawym przyciskiem myszy i wywołaj polecenie DELETE.
- Zamknij wiadomość e-mail.
- Odpowiedz na pytanie zabezpieczające, czy zmiany powinny zostać zapisane, wybierając TAK.
Powtórz kroki od 1 do 4 dla następnego e-maila. W programie Outlook 2010 w końcu można usuwać załączniki plików w widoku do czytania bez konieczności uprzedniego otwierania wiadomości e-mail:
- Wybierz e-mail w skrzynce odbiorczej.
- Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy załącznik, który chcesz usunąć w podglądzie poniżej lub obok listy e-mailowej. Jeśli wiadomość e-mail zawiera kilka załączników, zaznacz pliki do usunięcia za pomocą CTRL i kliknięcia myszą lub kliknij pierwszy plik, przytrzymaj klawisz SHIFT i kliknij ostatni plik. Następnie kliknij jeden z wybranych plików prawym przyciskiem myszy.
- Wywołaj polecenie USUŃ ROŚLINĘ.
- Potwierdź zapytanie bezpieczeństwa za pomocą USUŃ ROŚLINY.
- Przejdź do następnego e-maila.
Aby program Outlook faktycznie zwalniał miejsce zajmowane przez usunięte dane w pliku PST po akcji usuwania, musisz teraz skompresować folder osobisty:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy folder osobisty na liście folderów i wybierz polecenie WŁAŚCIWOŚCI „FOLDER OSOBISTY” lub, w programie Outlook 2010, WŁAŚCIWOŚCI PLIKU DANYCH.
- Kliknij ZAAWANSOWANE.
- Kliknij KOMPRESUJ TERAZ. Proces może zająć trochę czasu po rozległym usunięciu. Po zakończeniu procesu kompresji Outlook po prostu zamyka okno bez wyświetlania komunikatu o powodzeniu.
- Zamknij okna dialogowe.
