W ten sposób możesz zoptymalizować transfer danych z Excela do Worda

Wielu użytkowników używa Excela do zarządzania wszelkiego rodzaju listami.Adresy, artykuły, ceny, budżety i inne zasoby danych można oczywiście również przenieść do Worda za pomocą schowka - oszczędzając w ten sposób potrzeby ponownego wprowadzania danych

Sortuj dane Excela za pomocą Autofiltra

W pierwszej metodzie wybierasz żądane informacje przed przesłaniem ich do programu Word za pomocą funkcji filtrowania bezpośrednio w programie Excel:

1. W programie Excel otwórz tabelę, z której chcesz pobrać informacje.
2. W Excel 2003, 2002 / XP i 2000 kliknij dowolną komórkę na liście, a następnie wybierz menu DATA-FILTER-AUTOFILTER.
   W Excel 2007 znajdziesz funkcję filtrowania w zakładce »Start« w grupie EDYCJA. Kliknij przycisk SORTUJ I FILTRUJ w grupie, a następnie kliknij FILTR.
3. Excel przekonwertuje teraz nagłówki kolumn Twojej listy na tak zwane »listy rozwijane«, które można rozpoznać po strzałkach skierowanych w dół. Możesz użyć tych list, aby wybrać kryteria, które powinny mieć zastosowanie do artykułów, których szukasz.
   W programie Excel 2007 po kliknięciu strzałki skierowanej w dół w kolumnie »Kategorie« pojawia się nowe menu, w którym zaznaczone są wszystkie wpisy. Najpierw dezaktywuj pole wyboru przed »Zaznacz wszystko« w tym menu. Następnie ponownie aktywuj pole wyboru przed żądaną kategorią.
4. AutoFilter szczególnie dobrze nadaje się do naszych celów, ponieważ teraz automatycznie ukrywa wszystkie wpisy listy, które nie spełniają żądanego kryterium. Wynikiem jest dokładnie tabela, którą chcesz przenieść do programu Word. Możesz je łatwo podświetlać, kopiować, a następnie wklejać do tekstu programu Word.

Często niektóre wiersze w tabelach programu Excel są wyróżnione kolorem, aby uzyskać lepszy przegląd, a czasami chcesz zwrócić uwagę na zmiany w komórkach za pomocą formatowania warunkowego. Specjalną cechą filtra Excel 2007 jest opcja filtrowania według kolorów wierszy. W tym celu wybierz komórkę na liście artykułów i przełącz na funkcję filtrowania w zakładce »Start« w grupie »Edycja«. Wywołać funkcję SORTOWANIE I FILTROWANIE-FILTROWANIE. Kliknij strzałkę w dół w dowolnym nagłówku kolumny.

Teraz wybierz wpis »Filtruj według koloru« w menu, które się otworzy. Otrzymasz wtedy wybór spośród wszystkich kolorów wierszy w tabeli. Wybierz żądany kolor. Technologia z AutoFilterem w zasadzie działa całkiem dobrze, ale ma też kilka wad: Z jednej strony, aby przygotować dane, musisz opuścić program Word. Ponadto nie jest możliwe powiązanie między Wordem a Excelem, więc musisz powtórzyć proces, jeśli np. zmienią się ceny, towary zostaną usunięte z programu lub dodane nowe. Dlatego powinieneś znać drugą, mało znaną alternatywę, która nie ma tych wad i dla której nie musisz opuszczać programu Word.

Wstaw tabele Excela jako bazę danych w programie Word 2007

Ściśle mówiąc, lista utworzona w Excelu to nic innego jak tabela bazy danych: pola są ułożone w kolumny, a rekordy danych (wpisy na liście) w wierszach. W związku z tym możesz również użyć interfejsu bazy danych programu Word, aby uzyskać dostęp do tabel programu Excel.

W programie Word 2007 pasek narzędzi bazy danych został usunięty ze względu na nową koncepcję obsługi. Dlatego najpierw należy umieścić przycisk WSTAW BAZĘ DANYCH na pasku narzędzi szybkiego dostępu, aby wygodnie wywołać tę funkcję.

Postępować w następujący sposób:

1. Kliknij wstążkę prawym przyciskiem myszy i wybierz z menu kontekstowego opcję DOSTOSUJ PASEK NARZĘDZI DO SZYBKIEGO DOSTĘPU.
2. Następnie ustaw wpis »Wszystkie polecenia« w rozwijanym menu WYBIERZ POLECENIA w oknie dialogowym, które się teraz otworzy.
3. Wyszukaj na liście »Wstaw bazę danych« i przenieś ten wpis za pomocą przycisku DODAJ do prawej listy ze wszystkimi poprzednimi przyciskami na pasku szybkiego dostępu.
4. Teraz zamknij okno dialogowe Opcje programu Word za pomocą OK.

Jesteś teraz z powrotem w normalnym środowisku roboczym programu Word i możesz użyć utworzonego przycisku, aby zaimportować listę artykułów ze skoroszytu programu Excel jako bazę danych w programie Word.

Oto dokładna procedura importowania listy artykułów jako bazy danych w programie Word 2007:

1. Otwórz dokument, do którego chcesz zaimportować listę artykułów i umieść kursor w żądanym miejscu wstawienia listy artykułów.
2. Kliknij nowo dodany przycisk INSERT DATABASE na pasku szybkiego uruchamiania.
3. W następnym oknie dialogowym kliknij IMPORTUJ DANE, a następnie wybierz plik Excel, z którego chcesz zaimportować dane.
4. Okno dialogowe zawiera teraz listę arkuszy roboczych w wybranym pliku. Wybierz nazwę arkusza z Twoimi danymi i upewnij się, że pole wyboru PIERWSZY WIERSZ DANYCH ZAWIERA NAGŁÓWKI KOLUMN. Potwierdź swój wybór za pomocą OK.
5. W oknie dialogowym bazy danych kliknij przycisk OPCJE ZAPYTANIA, aby wstawić do dokumentu tylko określone wiersze.
6. W zakładce »Filtruj rekordy danych« możesz następnie zdefiniować kryteria, aby Word odczytywał tylko żądane wiersze z tabeli Excela.
7. Jeśli chcesz, możesz użyć innych zakładek w oknie dialogowym, aby zdefiniować kryteria sortowania i wybrać pola do zaimportowania. Na koniec potwierdź ustawienia za pomocą OK.
8. Następnie kliknij WSTAW DANE. Możesz teraz ograniczyć liczbę wczytywanych rekordów danych. Aktywuj pole wyboru przed opcją WSTAW JAKO POLE, aby umożliwić programowi Word zapisanie wszystkich parametrów tego konkretnego zapytania. Aktualny stan danych można odczytać w dowolnym momencie, po prostu aktualizując funkcję pola za pomocą klawisza F9.
9. Na koniec potwierdź swoje wpisy za pomocą OK. Wszystkie wiersze z tabeli programu Excel, które pasują do opcji zapytania, zostaną teraz wstawione w bieżącej pozycji kursora.