Tekst i szybkie części - automatyzacja tekstu w Outlooku

Jak najlepiej pracować z szybkimi częściami w Outlooku

Koncepcja e-maili w Outlooku nie musi być indywidualna w każdym przypadku. W środowisku zawodowym i prywatnym stale projektuje się podobne lub porównywalne e-maile. Na przykład wiadomość e-mail towarzysząca ofercie zawiera zwykle analogiczne elementy tekstowe. Odpowiedź na zapytanie również jest nieprecyzyjna i musi zostać zmieniona pod względem liczbowym lub co najwyżej produktu. Podobieństwo w koncepcji maili jest z gruntu rozsądne i zawiera korzyści, których nie należy lekceważyć. Można to osiągnąć, pracując więcej z prefabrykowanymi modułami tekstowymi. W obecnej wersji Outlook 365 moduły tekstowe i ich funkcje są dostępne jako szybkie moduły, które różnią się od innych programów i wersji Outlooka.

Samouczek wideo: Jak tworzyć i używać modułów tekstowych w Outlooku

Utwórz szybką część w Outlooku - 5 niezbędnych kroków do automatyzacji

Możesz zaprojektować szybki komponent w programie Microsoft Outlook w mgnieniu oka:

1. Otwórz nową pocztę za pomocą zakładki „Plik”. W następnym kroku napisz konkretny tekst, który chciałbyś zapisać jako szybką część.

2. Zaznacz tekst w programie Microsoft Outlook i skopiuj go. Aby to zrobić, możesz użyć kombinacji klawiszy Ctrl + C jako skrótu lub skrótu.

   

3. W następnym kroku, z nadal zaznaczonym tekstem, przejdź do zakładki „Wstaw” i przejdź do menu „Tekst”.

   

4. Kliknięcie na „Szybkie części” otwiera nowe okno wyboru, w którym można „Zapisać swój wybór w Szybkim katalogu części”.

   

5. Po kliknięciu na „Zapisz wybór w szybkim katalogu części” otwiera się kolejne okno opcji. Tutaj masz możliwość podania dalszych informacji na temat modułu tekstowego.

   

Między innymi możesz:

• Przypisz opisową nazwę do modułu tekstowego.
• Wybierz kategorię lub utwórz nową kategorię, na przykład „Oferty” lub „Umowa”.
• Wstaw opis, aby poinformować współpracowników o zawartości modułu tekstowego.
• W opcjach wybierz sposób wstawiania tekstu jako szybkiej części.

Klikając „OK”, zapisujesz szybką część i możesz w dowolnym momencie wstawić ją do nowej wiadomości e-mail.

Wstaw krótką część do e-maila - tak to działa

Blok konstrukcyjny dodany do nowej wiadomości e-mail ma wiele zalet. Włączenie modułów tekstowych do wiadomości e-mail to oszczędność czasu i wydajność. Ponadto wiadomości wychodzące są podobne pod względem treści i formatowania. Jest to szczególnie ważne w środowisku zawodowym, przy zapytaniu lub ofercie.

Masz dwie możliwości osadzenia utworzonego modułu tekstowego w wiadomości e-mail:

Alternatywa 1: wstaw moduł tekstowy, taki jak autotekst

Twoja podręczna część o nazwie „Moduł tekstowy 1” jest automatycznie wyświetlana jako opcja do wstawienia, gdy tylko wprowadzisz kilka pierwszych znaków nazwy podręcznej części w tekście.

Ciąg „Tekst” wystarczy, aby Outlook znalazł szybką część. Szybka część jest wstawiana za pomocą kliknięcia klawisza Enter. Oszczędza to dużo czasu w koncepcji e-maili.

Alternatywa 2: Zintegruj szybki komponent ręcznie

Oprócz wariantu zautomatyzowanego można również ręcznie zintegrować szybki komponent. Działa to bez wysiłku, otwierając nową wiadomość e-mail i używając kursora, aby przejść do punktu w tekście, w którym chcesz wstawić tekst.

W następnym kroku przejdź do zakładki „Szybkie części” w zakładce „Wstaw” Kliknij na pozycję menu, aby wyświetlić wszystkie szybkie części, które można wstawić.

Po kliknięciu na żądany szybki komponent, pojawi się on w tekście wiadomości e-mail.

Organizuj, edytuj i usuwaj szybkie części

Z biegiem czasu nieuniknione staje się, że niezależnie zaprojektowane szybkie bloki konstrukcyjne muszą zostać zmienione lub usunięte. Części tekstu, zawarte liczby lub wartości procentowe mogą ulec zmianie. Aby zmienić lub usunąć moduł tekstowy, wykonaj następujące czynności:

1. W zakładce „Wstaw” przejdź do pozycji menu „Szybkie części”.

2. Otwórz menu "Szybkie części" i kliknij moduł, który chcesz zmienić. Otworzy się nowe menu wyboru, w którym możesz edytować moduł tekstowy.

   

3. Między innymi masz możliwość edycji właściwości modułu tekstowego. Możesz dostosować nazwę bloku lub opis. W sekcji „Organizuj i usuń” przechodzisz do „Organizatora modułów”, w którym możesz edytować wszystkie zapisane moduły tekstowe i w razie potrzeby je usunąć.

   

4. Kliknięcie „Zamknij” zapisuje wszystkie zmiany dokonane w Twoich osobistych modułach tekstowych. Modyfikowanie modułów tekstowych jest możliwe tylko w nowszych wersjach Outlooka. W Outlooku 2007 lub 2010 nie ma oficjalnego sposobu późniejszej edycji szybkich części. Dzięki trikowi, w którym zapisujesz moduł tekstowy pod inną nazwą, nadal możesz edytować i dostosowywać.

Podsumowując, funkcje Szybkie części i Autotekst zawierają podstawowe opcje częściowej automatyzacji tworzenia tekstów. Wykorzystanie obu funkcji jest idealne w przypadku listów biznesowych, w których ma być używane specjalne lub powszechne powitanie, takie jak „Kochanie”. Powitania osobiste można również zapisać jako tekst automatyczny.

Podobnie jest z zaproszeniem, powracającymi życzeniami na urodziny czy rocznice czy często zadawanymi pytaniami. Skróty i sformułowania można w dowolnym momencie zaprojektować jako szybkie elementy budulcowe. W ten sposób podpisy można również osadzać podczas zastępowania rzeczywistego podpisu. Dla listów i listów biznesowych, które mają być pisane słowo w słowo, istnieje również moduł.

Oprócz funkcji szybkich części zawartych w Outlooku, firmy i ludzie biznesu używają narzędzia produktywności Text Expander firmy Smile. Dzięki tej płatnej aplikacji listy biznesowe i e-maile mogą być dalej profesjonalizowane w odniesieniu do Autotekstu. Dzięki Text Expander możesz pracować zarówno na Windowsie, jak i na Macu.

Wskazówka:

Aby przez cały czas mieć wgląd w swoje szybkie bloki konstrukcyjne, sensowne i praktyczne jest sortowanie ich w zrozumiałe kategorie.

Wniosek

Tworzenie szybkich części w programie Microsoft Outlook nie jest trudne. Możesz zapisać nowy blok w 5 prostych krokach. Przyporządkowanie zrozumiałych kategorii, czytelne nazwy modułów i czytelny opis są ważne dla sprawnego włączenia szybkich modułów do wiadomości e-mail. Ta procedura dla powtarzających się wiadomości e-mail pozwoli Ci zaoszczędzić dużo czasu na koncepcji. Ponadto procedura ta gwarantuje, że oferty lub zapytania zostaną udzielone i wysłane w podobny sposób.