Dzięki tym krokom możesz napisać wiadomość e-mail z programu Outlook w mgnieniu oka
Pisanie e-maili jest częścią codziennego życia większości ludzi. Pisanie osobistych lub biznesowych wiadomości e-mail stało się normalnym zjawiskiem, ponieważ korzyści płynące z komunikacji e-mail są oczywiste. Przede wszystkim trudno pobić szybkość, z jaką wiadomość dociera do odbiorcy. Oprócz dobrze znanych komunikatorów, takich jak WhatsApp czy Telegram, e-mail jest nadal jednym z najważniejszych i najbardziej akceptowanych środków komunikacji międzynarodowej.
Wynika to również z faktu, że tworzenie wiadomości e-mail wymaga niewielkiego wysiłku. Prawie każdy ma obecnie swój własny adres e-mail. Najbardziej znanym programem do komunikacji e-mailowej jest Microsoft Outlook. Zarówno w wersji płatnej na komputery z systemem Windows, jak i w wersji bezpłatnej na tablety i smartfony, codziennie korzystają z niego miliony użytkowników. Oprócz tradycyjnego pisania wiadomości e-mail, wiadomości w Outlooku można również tworzyć z szablonu. Możliwe jest również zapisywanie modułów tekstowych i wstawianie ich do e-maili w celu efektywniejszego projektowania e-maili.
Samouczek wideo: jak tworzyć i wysyłać wiadomości e-mail w programie Outlook
Utwórz wiadomość e-mail w Outlooku - tak to działa
Jeśli chcesz napisać wiadomość e-mail w programie Microsoft Outlook, w pierwszym kroku przejdź do zakładki „Start” W górnym obszarze menu zakładki „Start” znajdziesz przycisk „Nowy” pod „ Nowy”.
Po kliknięciu pola „Nowa wiadomość e-mail” otworzy się nowe okno. W oknie wiadomości możesz skomponować i wysłać nową wiadomość.
Jeśli chcesz napisać wiadomość na innym papierze firmowym, wybierz przycisk „Nowe elementy” zamiast „Nowa wiadomość e-mail”.
W opcji „Wiadomość e-mail z> Inna papeteria” możesz otworzyć i zapisać inną papeterię jako tło dla wiadomości.
Pola wyboru „Od”, „Do”, „DW” i „UDW” oraz temat są niezbędne do tworzenia nowej wiadomości. Za poszczególnymi polami i skrótami kryje się następujące znaczenie:
|
pole |
oznaczający |
|
z |
W polu „Od” wpisz konto e-mail, z którego ma zostać wysłana Twoja wiadomość. Jeśli zarządzasz wieloma kontami w Outlooku, możesz wybrać, z którego konta ma zostać wysłana wiadomość e-mail. |
|
Na |
W polu „Do” należy wpisać adres e-mail odbiorcy. Kolejność nazw przy wyborze adresów e-mail może być pokazana alfabetycznie w polu „Do”. Wskazówka: Microsoft Outlook rejestruje wszystkie wprowadzone adresy e-mail na tzw. liście autouzupełniania. Na podstawie zapisanych informacji oprogramowanie podpowiada odpowiednie adresy podczas ich wprowadzania. Bezpłatne narzędzia mogą pomóc w edycji listy autouzupełniania. |
|
DW |
Skrót „Cc” dosłownie oznacza „kalkę” i oznacza kopię w języku niemieckim. Jeśli odbiorca otrzyma wiadomość w DW, staje się jasne, że nie jest głównym odbiorcą. |
|
UDW |
Pole „UDW” dosłownie oznacza „ukrytą kopię”. Angielski termin można przetłumaczyć jako „ukryta lub niewidoczna kopia”. Jeśli w polu UDW zostanie wprowadzony adres e-mail, inni odbiorcy wiadomości nie będą mogli zobaczyć, do kogo została wysłana wiadomość e-mail. Jeśli chcesz wiedzieć z perspektywy czasu, którzy adresaci otrzymali od Ciebie wiadomość e-mail w UDW, przejdź do pola wyboru „Szczegóły” we właściwościach wiadomości e-mail. |
|
referencja |
Temat wiadomości pokazuje temat lub „czerwony wątek” wiadomości. Dobrze jest wypełnić pole "Temat" zrozumiałym nagłówkiem. Jeśli w wiadomości nie zostanie wprowadzony żaden temat, może to spowodować, że poczta zostanie zidentyfikowana i posortowana jako niechciana przez filtr spamu adresata. Dzięki zrozumiałemu identyfikatorowi lub skrótowi w temacie możesz pokazać odbiorcy wagę wiadomości. Skróty wskazują, że jest to wyłącznie mail informacyjny, zapytanie ofertowe lub zamówienie. |
Oprócz wymienionych pól, które są niezbędne do wysłania wiadomości, każdy e-mail wymaga określonej treści.
Można to wpisać indywidualnie w polu tekstowym wiadomości. Po kliknięciu pola tekstowego kursor pojawia się w pierwszym wierszu na ekranie. W rezultacie wiadomość e-mail może być specjalnie skomponowana z tekstem lub innymi elementami stylu. Na karcie Wiadomość dostępne są następujące opcje formatowania:
Skopiuj obrazy i tekst ze schowka
Możesz kopiować elementy, tekst lub obrazy ze schowka, jednocześnie wybierając format tekstu, na przykład czcionkę, do wiadomości e-mail. Zdjęcia i grafiki można wstawić do tekstu lub dołączyć do wiadomości e-mail jako załącznik. Jeśli obraz jest zbyt duży i ma rozmiar pliku kilku megabajtów, możesz zmniejszyć rozmiar pliku w programie Outlook. Działa to poprzez zaznaczenie obrazu do wstawienia i edycję załączników graficznych w zakładce "Informacje" w zakładce "Plik". Po kliknięciu pola wyboru „Dostosuj rozmiar dużych obrazów podczas wysyłania wiadomości” plik jest automatycznie zmniejszany.
Osadzaj przypomnienia dla odbiorców w wiadomościach e-mail i poprawnie cytuj
Polecenie „Flaguj dla odbiorców” w zakładce „Wiadomość” to odpowiednie narzędzie, za pomocą którego możesz automatycznie przypominać odbiorcom o odpowiedzi. Ta procedura pozwala zaoszczędzić jeden lub więcej e-maili z przypomnieniem.
Zamiast cytować każdy e-mail w całości podczas odpowiadania i załączania treści, możesz ustawić w Outlooku, że dołączany jest tylko ostatni e-mail. Ten rodzaj wysyłania wiadomości e-mail jest w wielu przypadkach bardziej wydajny i pomaga zachować przejrzystość.
Wstępnie ustawiony skrót „FW:”, który w komunikacji e-mail oznacza „Prześlij dalej”, można zmienić, a oryginalny tekst można zidentyfikować, na przykład za pomocą wcięć lub znaków specjalnych.
Menu „Tekst” – centrum poleceń do indywidualnego formatowania
Jeśli wprowadzisz własny tekst w polu tekstowym, w menu „Tekst” znajdziesz różne przyciski do formatowania tekstu. Oprócz wyświetlania tekstu „pogrubieniem”, „kursywą” i podkreśleniem tekstu, możesz wstawić wypunktowanie lub numerację. Możesz również zdecydować, czy tekst ma być wyśrodkowany, wyjustowany do prawej, wyjustowany czy do lewej oraz jakiego koloru i czcionki należy użyć. Jeśli Outlook usunie podziały wierszy w wiadomościach e-mail zawierających zwykły tekst bez formatowania HTML, zmiana ustawień pomoże rozwiązać ten problem.
Menu „Wstaw” – dołączanie załączników i wizytówek do wiadomości
W punkcie menu „Wstaw” możesz dodać plik lub element jako załącznik do wiadomości e-mail. Możesz także wysyłać otrzymane wiadomości e-mail jako załącznik. Może to być niezbędne przy wysyłaniu e-mailem dokumentów biznesowych w formacie PDF lub ważnych rysunków.
Jeśli chcesz mieć pewność, że każda osoba, z którą korespondujesz przez e-mail, ma Twoje aktualne dane kontaktowe, możesz je automatycznie dołączyć do każdego e-maila w formie cyfrowej wizytówki (vCard) i wysłać wraz z nią. Ponadto masz możliwość zarządzania swoimi podpisami w pozycji menu „Wstaw”. Podpis to fragment tekstu na końcu wiadomości e-mail, który zawiera informacje o nadawcy. Podpisy są wymagane przez prawo w e-mailach biznesowych.
Jeśli chcesz również wstawić aktualną datę do wiadomości e-mail, możesz wstawić ją za pomocą skrótu klawiaturowego ALT + SHIFT + D.
Oznaczanie i ustawianie trafności wiadomości e-mail
W programie Microsoft Outlook możliwe jest oznaczanie poszczególnych wiadomości uwagą o trafności. E-maile o wysokim znaczeniu są pokazywane odbiorcy oddzielnie. Pomimo tego identyfikatora nie ma gwarancji, że tak oznaczone e-maile będą szybciej przetwarzane przez adresata. Z tego powodu kwestią sporną jest, czy oznaczenie „wysoka ważność” ma sens, czy też osobiste wezwanie do pytania, w którym czas ma krytyczne znaczenie, jest bardziej produktywne.
Pisownia i interpunkcja - wbudowane narzędzia do profesjonalnego copywritingu
Oprócz opcji w zakładce „Wiadomość”, zakładki „Wstaw” i „Formatuj tekst” zapewniają dodatkowe opcje personalizacji wiadomości.
Podczas pisania tekstu ważna jest również profesjonalizacja pisowni i interpunkcji w tekście. Błędy w wyrażeniu lub przecinku rozpraszają i mają negatywny wpływ na odbiorcę. Z tego powodu możesz automatycznie sprawdzić tekst w zakładce „Sprawdź” w pozycji menu „Pisownia i gramatyka”.
Jeśli chcesz, aby temat został włączony do korekty przez sprawdzanie pisowni oprócz tekstu, musisz to określić w ustawieniach Outlooka.
W starszych wersjach programu Outlook korekta Duden była dostępna jako profesjonalny program do korekty jako alternatywa dla zintegrowanego sprawdzania pisowni.
Zakładka „Recenzja” oferuje również możliwość odczytania lub przetłumaczenia tekstu przez komputer. Tezaurus pomaga znaleźć znaczące synonimy zbędnych słów i terminów.
Wysyłaj e-maile do odbiorców za pomocą przycisku „Wyślij”
Po całkowitym napisaniu i sprawdzeniu treści wiadomości, musisz ją wysłać w ostatnim kroku. Odbywa się to w oknie tekstowym, klikając pole „Wyślij". Jeśli nie masz pewności, czy wiadomość ma zostać wysłana w tym momencie, możesz alternatywnie aktywować funkcję automatycznego zapisywania.
Po kliknięciu pola „Wyślij” bez aktywowania funkcji automatycznego zapisywania, Twoja wiadomość w ciągu kilku sekund znajdzie się w skrzynce odbiorczej odbiorcy.
Wskazówka:
Może się zdarzyć, że e-mail nie dotrze do odbiorcy po wysłaniu. W większości przypadków otrzymasz od usługodawcy komunikat o błędzie. W takim przypadku wszystkie poprzednie i aktualne wersje programu Microsoft Outlook mają możliwość ponownego wysłania wiadomości e-mail w zaledwie kilku krokach. Działa to po kliknięciu przycisku „Wyślij ponownie tę wiadomość” na karcie „Wiadomość”.
Jeśli e-maile nie są wysyłane, gdy jesteś za granicą, może to być spowodowane nieprawidłowymi ustawieniami konta. W takim przypadku warto sprawdzić ustawienia i port SMTP.
streszczenie
Zarówno dla długoletnich użytkowników programu Microsoft Outlook, jak i dla niedoświadczonych użytkowników, łatwo jest skomponować wiadomość e-mail w programie Microsoft Outlook i wysłać ją do odbiorcy. W zakładce „Strona główna” przycisk „Nowa wiadomość e-mail” prowadzi do okna tekstowego nowej wiadomości. Można je indywidualnie sformatować i sprofesjonalizować za pomocą linków, obrazów i podpisu. Dodatkowe zakładki i opcje gwarantują, że e-maile mogą być w dowolnym momencie specjalnie komponowane i przesyłane. W ten sposób kompetentna komunikacja przez e-mail jest możliwa zarówno w środowisku zawodowym, jak i prywatnym.
