4 sposoby ochrony dokumentów Word

Jak skonfigurować dokument tylko do odczytu

Wielokrotnie wielu różnych autorów w zespole projektowym pracuje razem nad dokumentem Word. Istnieją różne opcje ochrony dokumentów Word, dzięki czemu wprowadzane są tylko te zmiany i edycje, które zostały wspólnie uzgodnione. Możesz również zapobiec utracie plików Word z powodu błędów operacyjnych lub problemów ze sprzętem, wykonując określone kroki tworzenia kopii zapasowej.

Zapisywanie i ochrona dokumentów Word: dlaczego jest to takie ważne

Praca z edytorem tekstu Microsoft Word stał się integralną częścią codziennego życia zawodowego i prywatnego. Word to jeden z zestawu programów, które powstały w ramach typowych zadań biurowych i zostały po raz pierwszy opublikowane pod nazwą Microsoft Office.

Firma Microsoft regularnie aktualizuje wersje programów pakietu Office o przydatne nowe funkcje. Dysponując odpowiednią wiedzą na temat obsługi programu Word, program Word można z jednej strony spersonalizować, az drugiej rozszerzyć o dodatki do programu Word. Masz również możliwość ustalenia zgodności wersji programu Word i ochrony plików tekstowych.

Dokumenty Word muszą być chronione, zwłaszcza w ważnych sprawach. Nie tylko nieprzewidziana strata spowodowana zapomnieniem zapisania, ale także przetwarzanie przez nieuprawnione osoby trzecie powoduje niedogodności, których można uniknąć. Ponadto można uniknąć uszkodzenia lub utraty dokumentów programu Word z powodu problemów ze sprzętem, zachowując odpowiednią ostrożność i przewidywanie.

Łatwe zapisywanie: nigdy więcej nie stracisz plików Worda dzięki 4 sztuczkom

W obszarze zadań Worda znajdują się - w zależności od wersji - różne, ale równie skuteczne opcje tworzenia kopii zapasowych dokumentów Worda.

Oprócz klasycznego procesu zapisywania za pomocą kombinacji klawiszy „CTRL + S” lub w zakładkach „Plik” i „Zapisz jako”, Word oferuje inne eleganckie opcje ochrony dokumentu.

1. Zapisuj wszystkie dokumenty wygodnie jednym kliknięciem myszy

W zależności od używanej wersji Worda, wszystkie dokumenty otwarte w danym momencie mogą zostać zapisane jednocześnie. Nie ryzykujesz już przypadkowego zapomnienia pliku tekstowego i utraty edycji.

Podczas gdy Word 2003 i starsze wersje wykonują takie polecenie za pomocą skrótu klawiaturowego, zapisywanie wszystkich dokumentów w nowszych wersjach wymaga dodania ustawienia przycisku.

2. Automatycznie twórz kopie zapasowe za pomocą lokalnej kopii zapasowej

Istnieje również możliwość pracy z kopiami zapasowymi. Po raz kolejny zależy to od używanej wersji programu Word. Jednak zawsze istnieje możliwość ustawienia „automatycznej kopii zapasowej”. Działa to z kopią zapasową dokumentu lub z automatycznym odzyskiwaniem.

W pierwszym wariancie kopia zapisanego raz pliku Word z rozszerzeniem WBK jest tworzona na komputerze zaraz po przetworzeniu oryginalnego dokumentu. Jeśli oryginalny dokument zostanie uszkodzony lub zgubiony podczas przetwarzania, można użyć kopii.

Zainstalowanie tej funkcji w tle wymaga mniejszej liczby kliknięć myszą i różni się nieco między programem Word 2007 lub nowszymi i starszymi wersjami. Po kilku kliknięciach Word utworzy trwałe automatyczne kopie zapasowe i ochroni Cię przed utratą danych.

3. Word zajmie się tworzeniem kopii zapasowej plików z automatycznym odzyskiwaniem

Automatyczne odzyskiwanie to także funkcja programu Word, która pomaga chronić pliki tekstowe. Podczas gdy odpowiednie pliki kopii zapasowych na rok 2007 i nowsze są konfigurowane ręcznie za pomocą funkcji automatycznego przywracania w „Dodatkach” lub „Opcjach programu Word”, nowsze wersje zawierają specjalny przycisk na przycisku.

Po jednokrotnym uruchomieniu funkcji tworzone są pliki kopii zapasowej dla każdego dokumentu Word utworzonego w następujący sposób bez dalszych działań. Użytkownicy nowszych wersji Worda znajdą kontrolkę „automatyczne zapisywanie” bezpośrednio pod „Start” w lewym górnym obszarze paska zadań. Automatyczne zabezpieczenie jest aktywowane przez przesunięcie kontrolera w prawo. Jednak w kilku krokach nadal możesz dostosować częstotliwość przesyłania kopii:

1. Wybierz „Plik” i kliknij „Opcje”.

   

2. Kliknij „Zapisz” po lewej stronie okna.

   

3. I ustaw żądany czas w sekcji „Autoodzyskiwanie informacji co XY minut”.

   

4. Sprawdź, czy zaznaczyłeś dwa haczyki po lewej stronie przed wierszem tekstu i potwierdź wpis, klikając „OK”.

Niezależnie od wybranego sposobu - program Word niezawodnie wspiera Cię w ochronie wszystkich dokumentów.

4. Unikaj utraty danych: łatwo ponownie znajdź niezapisane teksty Word

Może się również zdarzyć, że przypadkowo zamkniesz dokument Worda, który był edytowany przez długi czas bez zapisywania go w międzyczasie. Nie zapisałeś konkretnie żadnych zmian wprowadzonych za pomocą funkcji „Zapisz jako”. Jest to w dużej mierze bezproblemowe, ponieważ Word 2010 i nowsze wersje przechowują takie dokumenty, które uważano za utracone w tle przez kilka dni.

Dokument Worda znajdziesz w "Plik", "Zarządzaj wersjami" i "Przywróć niezapisane dokumenty". Tutaj znajdziesz informacje o tym, jak przywrócić niezapisane dokumenty. Wygenerowane teksty zwykle nie są w stanie końcowym, ale zwykle oszczędza się wielu etapów pracy w ramach całkowicie nowej produkcji. Podstawowe rzeczy, takie jak formatowanie, są zwykle zachowywane.

Ochrona przed zapisem dla dokumentów i sekcji: Ustaw hasła w programie Word

Szczególnie podczas pracy w zespołach projektowych powstają złożone, a czasem wieloczęściowe dokumenty. Można ustawić hasła, aby chronić te dokumenty programu Word przed nieautoryzowanym dostępem i nieautoryzowanymi zmianami. Do edycji dokumentu tekstowego uprawnione są wyłącznie osoby posiadające prawidłowe i aktualne hasło. Sposób zapisywania dokumentu w trybie tylko do odczytu wyjaśniono poniżej dla wszystkich wersji od programu Word 2010 i nowszych.

1. Przejdź do „Informacje” w „Plik”.

   

2. Kliknij „Chroń dokument” i wybierz „Szyfruj hasłem” z menu rozwijanego.

   

3. Wprowadź żądane hasło w odpowiednim polu i potwierdź swój wpis.

   

Ważną wskazówką jest zapisanie hasła w bezpiecznym miejscu. Ponieważ jeśli nie masz hasła, nie możesz również edytować oryginalnego dokumentu. Następnie otwiera się tylko wersja chroniona przed zapisem.

Poszczególne obszary dokumentów mogą być również chronione hasłem. Jeśli zmienisz tylko niektóre fragmenty w grupie roboczej, ale inne są już w ostatecznej wersji, może to być bardzo przydatne.

Wskazówka: Nawiasem mówiąc, możesz usunąć ochronę dokumentu, powtarzając powyższe kroki i pozostawiając tylko pole hasła puste. Zamiast zaszyfrować dokument, odszyfrowujesz go – ale proces pozostaje taki sam. Można go następnie ponownie otworzyć bez specjalnego zezwolenia na dostęp.

Chroń dokumenty Word: Ogranicz edycję i dostęp w Microsoft Word

W „Plik” i „Informacjach” znajdziesz również inne sposoby ochrony dokumentu. Na przykład masz możliwość ograniczenia edycji lub dostępu.

Jeśli ograniczysz edycję, możesz określić wybór dopuszczalnych i niedopuszczalnych zmian:

• Czy można pisać, odpowiadać na komentarze lub zająć się nimi?
• Czy można używać niektórych stylów, a innych nie?
• Jakie formatowanie należy nadać nagłówkom, które powinny być połączone z ciągłym tekstem?

Ty decydujesz, które elementy i aspekty w dokumencie tekstowym można modyfikować w jaki sposób.

Jeśli jednak prawa dostępu zostaną odebrane pracownikom zespołu projektowego, z wyjątkiem nielicznych, prawa dostępu można również zindywidualizować. Wystarczy, że w polu „Chroń dokument” wpiszesz afiliację organizacji lub nazwiska odpowiednich upoważnionych osób. Pozostali współpracownicy są od tego momentu wykluczeni z edytowania dokumentu Word. Jest to szczególnie przydatne w przypadku aspektów istotnych z punktu widzenia ochrony danych.

Wniosek: Ochrona dokumentów Word - bardzo łatwa dzięki odpowiednim sztuczkom

Dokumenty Word mogą być chronione na różnych poziomach - przed, w trakcie i daleko po ukończeniu. Istnieją opcje przywracania dokumentów, które uważa się za utracone, oraz automatycznego tworzenia kopii zapasowych.

Ponadto można tworzyć dokumenty tylko do odczytu i definiować takie aspekty, jak dozwolony rodzaj przetwarzania lub uprawnienia dostępu. Dzięki odpowiednim sztuczkom nie stracisz już dokumentów Worda - czy to w kontekście prywatnym, czy zawodowym.

FAQ

Jakie są opcje ochrony dokumentów Worda?

Z jednej strony masz możliwość zapisania wszystkich dokumentów jednym kliknięciem myszy, tworzenia automatycznych kopii zapasowych i automatycznego przywracania poprzednich wersji i plików Worda, które uważano za utracone. Z drugiej strony dokumenty tylko do odczytu można tworzyć od samego początku, a także ograniczać edycję i dostęp.

Jak chronić dokumenty hasłem?

Aby przypisać hasło do dokumentu, wykonaj następujące czynności:

1. Na przycisku Start kliknij „Plik”, a następnie „Informacje”.
2. Przejdź do „Chroń dokument” i wybierz „Szyfruj hasłem” z menu rozwijanego.
3. Wprowadź hasło i potwierdź je.