Wstaw podpis w programie Word: Oto jak

Jak stworzyć podpis cyfrowy

Podpisy są niezbędne w wielu różnych kontekstach. Podczas gdy życie staje się coraz bardziej zdigitalizowane, zarówno prywatnie, jak i zawodowo, możliwości podpisywania się na komputerze lub smartfonie wydają się ograniczone. Microsoft Word oferuje różne sposoby wstawiania podpisów, które oszczędzają czas i papier. Ale: Nie każda alternatywa ma taki sam status prawny jak podpis odręczny.

Po co w ogóle wstawiać podpis w programie Word?

Kto nie zna tego problemu? Dostajesz dokumenty i umowy do podpisu na e-mail, a teraz musisz mozolnie wydrukować i podpisać, tylko po to, aby odesłać je w formie skanu. Ten proces można uprościć dzięki Wordowi. Jeśli nie masz drukarki lub chcesz oszczędzać papier w trosce o środowisko, istnieją alternatywy dla podpisywania.

Ale co to właściwie znaczy podpisać - i czy podpis cyfrowy jest równoważny z podpisem ręcznym? Swoim podpisem składasz deklarację woli w najszerszym tego słowa znaczeniu. Czy to na umowie sprzedaży, umowie najmu, umowie o pracę lub gwarancji. Dopiero z Twoim podpisem staje się ona prawnie wiążąca.

Nie jest to jednak jedyny powód, aby dodać podpis. Podpisy dodają też dokumentom większego profesjonalizmu i wyraźnie identyfikują autorstwo. Ponadto podpisy chronią przed oszustwami: Twój podpis odręczny jest niepowtarzalny, a zatem odporny na sfałszowanie. Służy również do niezawodnej identyfikacji użytkownika w dłuższej perspektywie. Ale czy dotyczy to również podpisu cyfrowego?

Bezpieczeństwo przede wszystkim – co to jest podpis cyfrowy?

Rozporządzenie eIDAS (Electronic Identification And Trust Services) określa wymagania dotyczące ważności i wiarygodności podpisów elektronicznych w całej UE. Ta „usługa identyfikacji elektronicznej i usług zaufania” określa trzy poziomy: prosty, zaawansowany i kwalifikowany podpis elektroniczny. Ponieważ użytek prywatny ogranicza się głównie do dwóch pierwszych poziomów bezpieczeństwa, poniższe wyjaśnienia odnoszą się tylko do tego.

Podpis na tablecie kuriera jest tak samo prostym podpisem elektronicznym, jak wstawienie do dokumentu skanu z podpisem ręcznym. Ta ostatnia działa bezproblemowo w programie Word, ale nie jest akceptowana dla każdego wydania. Osoba trzecia może również wstawić skan Twojego podpisu.

Zaawansowany podpis elektroniczny zapewnia znacznie większą ochronę, ponieważ tutaj również używany jest certyfikat cyfrowy. Wyraźnie potwierdza Twoją tożsamość - w przeciwieństwie do skanowania ręcznego podpisu. Certyfikat jest wydawany przez zaufaną stronę trzecią i składa się z identyfikatora oraz kodu PIN. Po podpisaniu plik jest przekazywany w postaci zaszyfrowanej i od tego momentu nie można go już zmienić.

Podpisz ręcznie: klasycznie i bezpiecznie na papierze lub tablecie

Dostępne są różne opcje dodawania ręcznego podpisu do dokumentu Word.

Zeskanuj podpis i umieść go w programie Word: Tak to działa

Wstawiasz swój podpis do dokumentu programu Word za pomocą skanera lub aplikacji do skanowania na smartfon lub tablet:

Podpisz swój podpis na kartce papieru.

Użyj aplikacji lub drukarki, aby zeskanować podpis.

Wywołaj skanowanie na komputerze i użyj funkcji edycji obrazu w programie Word, aby przyciąć do żądanego rozmiaru.

Zapisz edytowaną grafikę swojego podpisu jako plik obrazu.

Po kliknięciu „Wstaw” wybierz przycisk „Obrazy”, a następnie „To urządzenie”. Otworzy się nowe okno, w którym możesz zobaczyć strukturę folderów na swoim komputerze. Znajdź plik obrazu ze swoim podpisem i umieść go w żądanym miejscu, klikając „OK” na końcu okna dialogowego.

Dobrze wiedzieć: W systemie Mac możliwe jest skanowanie i zapisywanie podpisu w plikach PDF, które można następnie przenieść do programu Word.

Utwórz profesjonalną linię podpisu do podpisu

Aby podpis wyglądał bardziej profesjonalnie, możesz również pracować z linią podpisu. Ponieważ może to być oznaczone imieniem, datą i tytułem lub stanowiskiem sygnatariusza. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:

1. Przejdź do zakładki „Wstaw” na wstążce programu Word.

2. Kliknij opcję Linia podpisu po prawej stronie wstążki i wybierz z menu rozwijanego opcję „Wiersz podpisu Microsoft Office”.

   

3. Wpisz imię, nazwisko i stanowisko osoby podpisującej oraz ewentualnie jej adres e-mail i adnotację w polach znajdujących się w oknie dialogowym.

   

4. Dokonaj wyboru, ustawiając lub usuwając znacznik wyboru automatycznego dodawania czasu podpisu i zatwierdzania komentarzy.

5. Kliknij „OK”, aby potwierdzić swoje wpisy.

Dokument ten może teraz zostać wydrukowany i podpisany przez wyznaczoną osobę. Istnieje jednak również sposób na cyfrowe podpisanie w wierszu podpisu.

Podpisuj cyfrowo - inteligentne i bezpieczne rozwiązanie

Aby dodać podpis cyfrowy do dokumentu programu Word, użyj standardowych funkcji programu Word lub opcji rozszerzeń.

Podpisz linię podpisu obrazem lub funkcjami odręcznymi

Jeśli istnieje wiersz podpisu, podpis można wstawić na dwa różne sposoby. Albo wstawiasz obraz lub skan swojego podpisu, albo podpisujesz odręcznie z telefonu komórkowego lub tabletu. Pamiętaj, że jest to możliwe tylko w programie Word dla Microsoft 365. Aby dodać plik podpisu, wykonaj następujące czynności:

Jeśli Twoje imię i nazwisko nie znajduje się jeszcze pod linią podpisu, wpisz je w polu „Imię, nazwisko”.

Kliknij Wybierz obraz i wybierz opcję Wybierz obraz podpisu.

Znajdź żądany plik w lokalizacji.

Potwierdź swój wybór, klikając „Wybierz” lewym przyciskiem myszy.

Podpis ręczny za pomocą touchpada

Z drugiej strony podpis odręczny można również dodać do linii podpisu z touchpada:

Kliknij opcje atramentu na tablecie lub smartfonie.

Złóż swój podpis odręczny w wyznaczonym miejscu w wierszu podpisu.

Ponieważ zwykle nie chcesz zmieniać podpisanego dokumentu, zaleca się zapisanie całego dokumentu jako pliku PDF po jego podpisaniu. Chroni to również przed bezprawną zmianą.

Wskazówka: Jeśli z drugiej strony wolisz podpis cyfrowy zawierający znacznik czasu, a tym samym jeszcze większe bezpieczeństwo, wystarczy dwukrotnie kliknąć wiersz podpisu, aby przekazać go do różnych urzędów certyfikacji, takich jak GlobalSign. Działają one jako rodzaj organu, który wydaje tymczasowy certyfikat podpisów cyfrowych. Certyfikat jest porównywalny z cyfrowym dokumentem identyfikacyjnym i w niektórych przypadkach podlega opłacie. Umożliwia jednak również złożenie zaawansowanego podpisu elektronicznego zgodnie z rozporządzeniem eIDAS.

Użyj dodatków Worda do podpisów elektronicznych: tak to działa

Dodatki do programu Word ułatwiają również cyfrowe podpisywanie dokumentu. Dodatki są zazwyczaj darmowymi opcjami rozbudowy programu Microsoft Word. Przewagą nad aplikacją - czyli aplikacją mobilną na Twoje urządzenie mobilne - jest prosta implementacja w istniejącym programie Word. Dodatek to po prostu narzędzie, które jest dostępne dla wszystkich przyszłych zadań w dziedzinie projektowania tekstu w programie Word.

Dwa dodatki „DocuSign” i „AdobeSign” są idealne do podpisywania ważnych dokumentów. Możesz użyć Adobe do składania podpisów elektronicznych na wszystkich trzech poziomach bezpieczeństwa. Ponadto to rozszerzenie dla Worda umożliwia dodawanie komentarzy i przypisywanie określonych fragmentów specjalnie dla adresata.

Dzięki temu wie, gdzie jest wymagany jego podpis i gdzie powinien pozostawić pustą linię podpisu. Twórca dokumentu jednocześnie śledzi, kto z sygnatariuszy już się podpisał, a czyje podpis wciąż oczekuje. Oba dodatki są bezpieczne, a także oszczędzają czas i papier.

Podpisywanie się w programie Word: Office sprawia, że pióro i papier staje się konkursem

W programie Word masz wiele możliwości uczynienia tekstów bardziej atrakcyjnymi i profesjonalnymi. Możesz formatować tekst lub wyświetlać szablony nagłówków w spisie treści. Spójny wygląd można również zapewnić dodając referencje. Można również wstawiać listy i znaki specjalne w celu zilustrowania, ale także poprawnej naukowo reprezentacji - na przykład z dziedziny matematyki lub języków obcych. Last but not least, Word pomaga sprawdzić dzielenie wyrazów, czcionki i kroje pisma.

Innym sposobem profesjonalnego projektowania dokumentów jest dodawanie podpisów do programu Word. Podpis nadaje dokumentowi większą powagę, ale także prawnie wiążący charakter. Niezależnie od tego, czy jest to umowa sprzedaży, najmu czy umowa o pracę, podpis wyraża zgodę na treść dokumentu. Podpis cyfrowy w programie Word stanowi zatem istotny krok w kierunku bardziej nowoczesnego, wydajnego i przyjaznego dla środowiska projektowania różnych procesów koordynacji w życiu prywatnym i zawodowym.

FAQ

Jak mogę wstawić podpis w programie Word?

Wstawiasz podpis w programie Word, umieszczając go na kartce papieru, skanując i wstawiając jako grafikę w żądanym miejscu w dokumencie programu Word. Jeśli masz touchpad, możesz podpisywać się za pomocą opcji atramentu programu Word. Działa to jednak tylko w programie Microsoft Word 365. Innym sposobem jest podpisanie wiersza podpisu certyfikowanym podpisem cyfrowym, jeśli jest to wymagane. Word można również uaktualnić za pomocą przydatnych rozszerzeń – tak zwanych dodatków – takich jak „AdobeSign” firmy Adobe.

Co to jest linia podpisu?

Linia podpisu to specjalna linia podpisu, którą możesz spersonalizować za pomocą imienia, nazwiska, stanowiska zawodowego i innych danych osoby podpisującej. Grafikę podpisu można wstawić na linię, podpisać ręcznie za pomocą touchpada lub certyfikatem.

Czy podpisy są bezpieczne na komputerze?

Podpisy elektroniczne składane na komputerze, tablecie lub smartfonie są prawnie wiążące w różnym stopniu w zależności od spełnianych przez nie wymagań. Rozporządzenie UE eIDAS określa trzy poziomy bezpieczeństwa. O ile do przyjęcia przesyłki przez listonosza wymagany jest tylko prosty podpis elektroniczny, o tyle w ważnych sprawach, takich jak zawieranie umów, wymagany jest co najmniej zaawansowany, jeśli nie kwalifikowany podpis elektroniczny. W programie Word zaawansowany podpis można wstawić dopiero po zakupie odpowiedniego certyfikatu.