Przydatne informacje i FAQ
Każdy, kto dużo pracuje z Excelem, prawdopodobnie już doświadczył, że nieużywane tabele i formuły po pewnym czasie stają się coraz bardziej niedostępne. Utrudnia to edycję treści, które nie były dostępne przez długi czas. Ostatecznie twoja własna pamięć funkcji, które sam zbudowałeś, nie jest już wystarczająco silna. Dla osób z zewnątrz może to być naprawdę skomplikowane. Z tego powodu warto opatrzyć własne tabele komentarzami i uwagami wyjaśniającymi w przyszłości, co to właściwie jest.
Wstawiaj komentarze w Excelu
Jednak przydatne wskazówki od użytkownika dla niego samego nie muszą być zapisane w rzeczywistych komórkach dokumentu Excel. Jest na to o wiele bardziej eleganckie rozwiązanie: można utworzyć pole tekstowe wyższego poziomu, które pozwala na komentarz, który jest widoczny tylko na żądanie.
Skopiuj komentarze do innych komórek
Jeżeli już napisana notatka ma być użyta więcej niż jeden raz, nie trzeba jej tworzyć od nowa. Zamiast tego zawartość istniejącej komórki może zostać przeniesiona do wolnej przestrzeni nowej komórki. To polecenie Excela można szybko wstawić za pomocą kilku kliknięć myszą i klawiaturą.
Jeśli regularnie kopiujesz te same komentarze, możesz zrobić to samo na dużą skalę.
Formatuj i zaznaczaj komentarze w Excelu
Podobnie jak wszystkie inne wartości, wprowadzone komentarze można edytować w ich wyglądzie w tabeli programu Excel. W związku z tym można dostosować nie tylko czcionkę i rozmiar odpowiedniej notatki, ale także wybór użytego koloru. Te możliwości można również wykorzystać w tym samym czasie. Jest to szczególnie przydatne, gdy chcesz, aby niektóre komentarze wyróżniały się bardziej niż inne.
Połącz wartość daty i komentarz tekstowy w jednej komórce
Dzięki operatorowi „&” można połączyć ze sobą dwa oddzielne wpisy. Nie dotyczy to jednak łączenia dat i treści tekstowych. Ponieważ zwykle skutkuje to odtworzeniem niezrozumiałych sekwencji cyfr. Ten problem można łatwo rozwiązać za pomocą formuły.
Jak wyświetlić wszystkie komentarze w programie Excel, aby uzyskać przegląd
W ten sposób możesz uzyskać przegląd wszystkich komentarzy w tabeli:
W programie Excel 2003 kliknij jeden z widocznych pasków narzędzi prawym przyciskiem myszy. W wyświetlonym menu kontekstowym wywołaj polecenie REWIZJA. Na wyświetlonym pasku narzędzi znajdziesz ikonę POKAŻ WSZYSTKIE UWAGI. Jeśli klikniesz przycisk, wszystkie komentarze zostaną wyświetlone w Twojej tabeli. Kliknij ponownie przycisk, aby ukryć komentarze.
W programie Excel 2007 lub nowszym wywołaj kartę PRZEGLĄD na wstążce, aby użyć przycisku. W grupie UWAGI program Excel wyświetla przycisk POKAŻ WSZYSTKIE UWAGI.
Zawsze pokazuj komentarze w Excelu
Domyślnie notatki osobiste są wyświetlane w dokumencie programu Excel tylko wtedy, gdy są aktywowane przyciskiem myszy. Jednak to podstawowe ustawienie nie jest konieczne. Polecenie może służyć do ustawienia stałego wyświetlania komentarza.
Jak całkowicie ukryć komentarze na listach Excela
Jeśli chcesz zachować komentarze w skoroszycie bez wyświetlania notatek o komentarzach w programie Excel, wykonaj następujące czynności:
- W programie Excel do wersji 2003 włącznie wywołaj polecenie NARZĘDZIA - OPCJE. W programie Excel 2007 kliknij przycisk pakietu Office w lewym górnym rogu, a następnie kliknij przycisk OPCJE EXCEL. W programie Excel 2010 przejdź do menu PLIK, a następnie kliknij OPCJE EXCEL.
- W wyświetlonym oknie dialogowym przejdź do zakładki WIDOK (Excel 2007/2010: ZAAWANSOWANE).
- Włącz opcję BRAK UWAG I WSKAŹNIKÓW.
Po potwierdzeniu przyciskiem OK komentarze nie są już wyświetlane w arkuszu. Nawet jeśli klikniesz komórkę z komentarzem, komentarz nie będzie już widoczny.
Komentarze będą ponownie widoczne dopiero po ponownym wyłączeniu w Excelu opcji BRAK KOMENTARZY I WSKAŹNIKÓW.
Zamiast ukrywać wszystkie komentarze, możesz po prostu ukryć je w formułach. Tylko upoważnione osoby mają dostęp do Twoich komentarzy.
Ukryj komentarze w formule
Jeśli ukryjesz swoje komentarze w formułach Excela i zabezpieczysz tabelę, dostęp do niej będą miały tylko uprawnione osoby. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:
Aby dodać komentarz do formuły, użyj funkcji N. W rzeczywistości jest to konieczne tylko ze względu na kompatybilność z innymi programami, ale ma miły efekt uboczny, ponieważ zawsze zwraca wartość 0 dla tekstu.
Jeśli więc dodasz swój komentarz jako argument funkcji N do rzeczywistej formuły, w wyniku nic się nie zmieni. Komentarz jest wtedy widoczny w linii edycji.
Poniższa formuła dodaje komórki od A1 do A15 i zawiera tekst „Komentarz”:
= SUMA (A1: A15) + N ("Komentarz")
Poniższy rysunek przedstawia użycie tej formuły w przykładowej tabeli:
Jeśli wynikiem formuły jest tekst, a nie liczba, komentarz z funkcją N nie zadziała. Następnie możesz użyć jednej z funkcji tekstowych - na przykład PRAWO.
Wynikiem poniższej formuły jest tekst „OK” lub pusta komórka i jest opatrzony tekstem „Komentarz”:
= JEŻELI (D1> 500; "OK"; "") & PRAWO ("Komentarz"; 0)
Poniższy rysunek przedstawia użycie tej formuły w przykładowej tabeli:
Teraz musisz ukryć formułę we wszystkich komórkach zawierających komentarz w formule. Aby to zrobić, wybierz polecenie "Komórki" w menu "Format". W wyświetlonym oknie dialogowym aktywuj kartę „Ochrona”. Następnie kliknij opcje „Zablokowane” i „Ukryte”. Potwierdź to za pomocą „OK”.
Jeśli teraz zabezpieczysz arkusz, formuły nie będą już widoczne. W tym celu należy wywołać polecenie „Ochrona” w menu „Narzędzia” oraz polecenie „Chroń arkusz” w podmenu. W wyświetlonym oknie dialogowym wybierz żądane opcje i potwierdź przyciskiem „OK”.
Zasadność komentarzy
Komentarze oferują użytkownikom Excela praktyczną opcję zapisywania notatek i uwag w swojej pracy, które mogą później wyjaśnić sobie i innym użytkownikom, jak właściwie zbudowana jest tabela i co jeszcze należy zrobić. Aplikacja jest niezwykle przyjazna dla użytkownika, dlatego podczas pisania komentarza można wziąć pod uwagę dowolne preferencje. Dzięki tym wskazówkom i wskazówkom nie będzie to już dla Ciebie problemem.
Często zadawane pytania dotyczące komentarzy programu Excel
Jak usuwane jest formatowanie z komentarzy?
Zmiany w komentarzu programu Excel można zresetować w dowolnym momencie. Potrzebna do tego opcja znajduje się na wstążce na karcie „Strona główna”. W sekcji „Style” znajdziesz przycisk „Formatowanie warunkowe”. Kliknięcie na to otwiera kolejne okno „Usuń reguły”. Poniżej możesz określić, czy chcesz zresetować formatowanie wybranego komentarza, czy wszystkich komentarzy. Potwierdź swój wybór jednym kliknięciem przycisku myszy.
W jaki sposób komentarze są ponownie usuwane?
Komentarze można równie łatwo tworzyć i usuwać w arkuszu kalkulacyjnym w programie Excel. Aby to zrobić, kliknij komentowaną komórkę prawym przyciskiem myszy. Nowa opcja „Usuń komentarz” pojawia się wtedy pod znaną już opcją „Wstaw komentarz”. Kliknięcie tego przycisku usuwa komentarz.
Jak mogę usunąć wszystkie komentarze jednocześnie?
Najpierw wybierz obszar do usunięcia. Całą zawartość arkusza roboczego można wybrać za pomocą kombinacji klawiszy Ctrl + A. W tym momencie można wybrać kolejne arkusze, co ostatecznie usuwa wszelkie komentarze z całego skoroszytu.
Następnie otwórz zakładkę „Strona główna”, gdzie znajdziesz kolejny przycisk „Edytuj”. Istnieje możliwość „usuń”. Po kliknięciu obszaru pojawia się opcja „usuń komentarze”. Ponieważ zdefiniowałeś już obszar do usunięcia, każdy komentarz, którego dotyczy, jest usuwany po potwierdzeniu przyciskiem myszy.