Korzystanie z programu PowerPoint: porady ekspertów dotyczące prezentacji

Z mnóstwem wskazówek i pomocy

Microsoft PowerPoint od wielu lat jest ceniony jako program prezentacyjny przez użytkowników prywatnych i biznesowych ze względu na szeroki wachlarz możliwości tworzenia prezentacji ekranowych. PowerPoint ma niezliczone wbudowane narzędzia do dostosowywania prezentacji lub wstawiania wizualnych urządzeń stylistycznych, takich jak grafika lub filmy. Ponadto program można obsługiwać w sposób praktyczny i intuicyjny.

Użytkownicy pakietu Microsoft Office, którzy oprócz PowerPointa używają również Excela lub Worda, napotkają wiele podobieństw w strukturze menu. Nowi użytkownicy, którzy po raz pierwszy pracują z programem PowerPoint, również szybko się odnajdą. Oprócz intuicyjnych wskazówek dla użytkownika, program zapewnia wskazówki i pomoc w menu kontekstowym, które w czasie rzeczywistym edukują użytkowników o możliwościach PowerPointa. Struktura PowerPointa gwarantuje, że podczas tworzenia prezentacji można skupić się na wydajnej pracy. Każdy, kto poprzez predykcyjne działanie PowerPointa minimalizuje zbędne etapy pracy, ma więcej czasu na merytoryczną koncepcję prezentacji ekranu.

Film instruktażowy dotyczący korzystania z programu PowerPoint: Wszystko o strukturze i najważniejszych funkcjach

Korzystanie z programu PowerPoint - w ten sposób tworzysz nową prezentację

Pierwszy krok w nowym pokazie slajdów nie jest tworzony na komputerze, ale w głowie. W środowisku zawodowym punktem wyjścia do rozważań może być konkretny temat lub nowy produkt, w środowisku prywatnym może to być hobby. Na tym etapie projektu kluczowe jest zebranie treści, wszystkich niezbędnych informacji, grafik i obrazów oraz opracowanie osobistej strategii, w jaki sposób prezentacja powinna informować i motywować odbiorców. Dobrze przemyślana struktura pomaga profesjonalnie i inteligentnie ustrukturyzować temat. Integracja łuku napięcia jest również ważna dla utrzymania wysokiego poziomu uwagi słuchacza.

Nową prezentację w programie PowerPoint można utworzyć, wybierając pole wyboru „Nowa” po uruchomieniu programu. W tym obszarze masz różne opcje dotyczące formatu:

• Utwórz pustą prezentację.
• Zaprojektuj pokaz slajdów z szablonu.
• Wyszukaj pasujące szablony i projekty online, które pasują do tematu.

Po wybraniu odpowiedniego szablonu poprzez dwukrotne kliknięcie, możesz rozpocząć tworzenie prezentacji.

W środowisku zawodowym w wielu przypadkach stosuje się tzw. szablony. To szablon, w którym kolor, czcionka i logo są wkomponowane w slajdy zgodnie z korporacyjnymi wytycznymi projektowymi. W obszarze prywatnym możesz wybrać pustą prezentację, aby utworzyć nową prezentację lub skorzystać z jednego z szablonów oferowanych przez PowerPoint.

Korzystanie z PowerPointa: najważniejsze praktyczne wskazówki dla prelegentów

Aby wykorzystać możliwości PowerPointa i móc wykorzystać program do zaprojektowania pokazu slajdów, ważna jest znajomość struktury menu PowerPoint. Wystarczy zinternalizować podstawowe funkcje i opcje, aby móc prawidłowo korzystać z programu PowerPoint.

Wskazówka 1: Główny ekran w PowerPoint – Twój najważniejszy obszar roboczy

Po otwarciu pustego szablonu prezentacji lub szablonu znajdujesz się na głównym ekranie PowerPoint.

Po lewej stronie ekranu głównego znajdziesz przegląd wszystkich utworzonych slajdów. Kliknij prawym przyciskiem myszy, aby dodać nowy slajd lub sekcję do pokazu slajdów. W środkowej części ekranu głównego znajduje się obszar slajdu, który decyduje o koncepcji prezentacji. W tej części programu PowerPoint różne elementy stylistyczne można wstawić do prezentacji w praktyczny i zorientowany na korzyści sposób. Na przykład za pomocą kilku kliknięć w zakładkę „Wstaw” można osadzić pola tekstowe, obraz lub wideo. Ponadto możesz wpisać tekst, zmienić czcionkę lub kolorystykę slajdu oraz korzystać z wielu innych funkcji, aby spersonalizować prezentację lub poszczególne slajdy.

Po prawej stronie „pomysły projektowe” są zintegrowane z oprogramowaniem w aktualnej wersji programu Microsoft PowerPoint. Wystarczy jedno kliknięcie na gotowy projekt, aby cały pokaz slajdów został dostosowany pod względem kolorów, tła, kształtów lub czcionek.

Wskazówka 2: Menu główne „Start” programu PowerPoint - obszar poleceń

Menu główne „Start” w programie Microsoft PowerPoint zawiera większość najważniejszych narzędzi, funkcji i możliwości, które są potrzebne do stworzenia profesjonalnego pokazu slajdów w programie PowerPoint.

Na początku schowek znajdziesz w pierwszej zakładce. Możesz użyć tego, aby wstawić do prezentacji teksty lub zrzuty ekranu, które utworzyłeś za pomocą innych programów. W kolejnej zakładce „Folie” znajdziesz kolejną kluczową opcję obsługi. Możesz dodać nowy slajd lub sekcję do pokazu slajdów.

Nowa sekcja to zakładka, która zapewnia najlepszą możliwą strukturę pokazu slajdów. Przydatne może być wstawianie sekcji, zwłaszcza w przypadku mylących prezentacji, które są usiane dużą ilością informacji. Prezentacje z wieloma slajdami są mylące i nieporęczne, zwłaszcza gdy wprowadzane są zmiany. W takim przypadku zmiany mogą szybko stać się testem warunków skrajnych. Wstawianie sekcji gwarantuje, że można dokonać logicznego podziału. Na przykład możesz przenieść całą sekcję slajdów w obszarze działania programu PowerPoint zamiast mozolnie przerabiać poszczególne slajdy.

Możesz także wstawić nowy slajd w obszarze menu „Slajdy”. Możesz wybierać spośród różnych szablonów slajdów. Możesz między innymi wyświetlić dwa fragmenty treści obok siebie, wstawić slajd z nagłówkiem sekcji lub użyć pustego slajdu.

Zakładka „Slajdy” jest niezbędna do poprawnego działania programu PowerPoint. Nowe slajdy lub sekcje umożliwiają projektowanie i organizowanie prezentacji oraz ułatwianie korzystania z niej podczas pokazu slajdów.

Wskazówka 3: Czcionka, akapit i rysunek - ważne elementy sterujące w programie PowerPoint

Użytkownicy pracujący z innymi programami pakietu Microsoft Office uznają zakładki „Czcionka, Akapit i Rysunek” za znajome. Aby korzystać z PowerPointa i indywidualnie projektować slajdy, potrzebujesz przede wszystkim zakładek „Czcionka i Akapit". W zakładce „Czcionka" masz możliwość dostosowania czcionki, zmiany kolorów, dostosowania odstępów między znakami oraz górnej i małymi literami lub użyj zakreślacza do podświetlenia poszczególnych fragmentów tekstu.

Zakładka „Akapit” służy głównie do wstawiania punktorów lub numeracji oraz do ustawiania wyrównania tekstu. Jak wiesz z innych programów pakietu Office, możesz również użyć menu Akapit, aby określić, jak tekst powinien być wyrównany. Istnieje również możliwość wstawiania kolumn lub osadzania grafiki SmartArt.

Microsoft PowerPoint i profesjonalne prezentacje na żywo z wizualizacji. Z tego powodu szczególnie ważna jest również zakładka „Rysuj”. W nim masz następujące opcje:

• Osadź kształty, takie jak kształty standardowe, strzałki blokowe lub schematy blokowe.
• Sortuj lub grupuj obiekty.
• Używaj szybkich stylów i stylów projektowania.
• Dopasuj efekty wypełnienia lub kontury kształtu do swojej prezentacji.
• Zintegruj w pokazie slajdów efekty kształtu, takie jak odbicia lub obroty 3D.
• Wystarczy kilka kliknięć, aby przenieść rozmiar obiektu na inny obiekt.

Podsumowując, karty Czcionka, Akapit i Rysuj mają kluczowe znaczenie dla tworzenia interesujących i pouczających prezentacji. W tych trzech zakładkach użytkownicy znajdą wszystkie opcje i funkcje do tworzenia ekscytujących wykładów i pokazów slajdów w programie PowerPoint. Obsługa zakładki jest intuicyjna i zorientowana na praktykę. Jeśli adaptacja nie pasuje do projektu slajdu, zmianę można anulować w dowolnym momencie za pomocą klawiszy strzałek zintegrowanych we wszystkich programach pakietu Microsoft Office. Znajdują się one w lewym górnym rogu na górnym pasku funkcji.

Ponadto w programie PowerPoint istnieją inne techniki i skróty klawiaturowe umożliwiające cofanie wpisów.

Wskazówka 4: Korzystaj z ważnych funkcji w programie PowerPoint - wygodnie w paskach

PowerPoint ułatwia użytkownikom szybkie znajdowanie podstawowych funkcji. Nad paskiem menu i pod obszarem slajdu znajdują się małe piktogramy, za pomocą których można wykonywać najważniejsze funkcje w PowerPoint.

W górnym pasku funkcji zintegrowane są następujące funkcje do obsługi programu PowerPoint:

1. Automatyczne zapisywanie oferuje możliwość automatycznego zapisania każdej zmiany w prezentacji.

2. Użyj ikony dyskietki, aby ręcznie zapisać pokaz slajdów.

3. Możesz cofnąć zmiany za pomocą przycisków strzałek „Do przodu i do tyłu”.

4. Kliknięcie ikony „Pokaz slajdów” rozpoczyna prezentację od pierwszego slajdu w trybie prezentacji. Tutaj wyświetlane są tylko slajdy, a nie paski menu.

5. W polu wyszukiwania możesz wyszukiwać terminy lub wyrażenia w swojej prezentacji. Możesz także użyć wyszukiwania zaawansowanego, aby znaleźć pliki na swoim komputerze.

6. Na końcu paska funkcji znajdziesz zwykłe symbole Microsoft PowerPoint. Ikony reprezentują funkcje:

   • Zminimalizuj okno,
   • Dostosuj rozmiar okna lub
   • Całkowicie zamknij program Microsoft PowerPoint.

Dolny pasek funkcji - Twój kokpit prezentacyjny

Dodatkowe funkcje do obsługi programu PowerPoint są zintegrowane w dolnym pasku funkcji:

• Pokazuje, który slajd jest aktualnie przetwarzany.
• Funkcja korekcji programu PowerPoint pokazuje, czy w pliku zostały znalezione błędy pisowni. Ponadto wyprowadzany jest język funkcji korekty.
• Niezbędnym polem do korzystania z programu PowerPoint jest pole „Notatki". W sekcji „Notatki" możesz zintegrować komentarze i notatki do każdego slajdu, które będą stanowić wspólny wątek podczas prezentacji. Wystarczy jedno kliknięcie w polu notatki, aby wprowadzić i zapisać poszczególne wyjaśnienia.
• W sekcji „Ustawienia wyświetlania” możesz określić, w jaki sposób PowerPoint ma wyświetlać slajdy na wyświetlaczach o wysokiej rozdzielczości, na przykład na monitorach 4K lub projektorze.

• W ustawieniach widoku zintegrowanych z PowerPoint na dolnym pasku narzędzi możesz ustawić, czy prezentacja:
• W trybie normalnym
• W sortowaniu folii lub
• W widoku do czytania

powinien być wyświetlany. Dodatkowo znajdziesz ikonę „Pokaz slajdów”, dzięki której możesz wyświetlić swoją prezentację w trybie prezentacji na projektorze lub telewizorze.

• W ostatniej części dolnego paska funkcji PowerPoint oferuje możliwość zmiany współczynnika powiększenia i dostosowania slajdu do bieżącego okna.

Górny i dolny pasek funkcyjny wspólnie przejmują wiele ważnych funkcji kontrolnych. Oba paski znacznie ułatwiają korzystanie z programu PowerPoint. Za pomocą kilku kliknięć możesz dostosować współczynnik powiększenia, zmienić ustawienia widoku i zapisać prezentację. Za pomocą różnych pasków w programie PowerPoint obsługa aplikacji jest uproszczona i profesjonalizowana.

Wskazówka 5: Korzystanie z programu PowerPoint - co użytkownicy powinni również wiedzieć

Obsługi PowerPointa można się szybko nauczyć dzięki przyjaznej nawigacji w menu. Oczywiste symbole i piktogramy są bardzo pomocne dla nowych użytkowników PowerPointa, to samo dotyczy tekstów objaśniających, które pojawiają się w obszarze pól i funkcji dzięki efektowi Hoovera.

Przykład: Jeśli chcesz wiedzieć, jak zintegrować justowanie z tekstami w programie PowerPoint, najedź myszką na piktogram. Natychmiast otrzymasz wyjaśnienie dotyczące symbolu i sposobu jego działania.

Wskazówka: Od Office 2010 możesz nie tylko znaleźć często używane polecenia na pasku narzędzi w celu szybkiego dostępu, ale także zintegrować je bezpośrednio ze wstążką. Ta procedura oszczędza czas i zwiększa wydajność.

Powinieneś także znać i umieć korzystać z następujących funkcji obsługi programu PowerPoint:

• Wstaw pozycję menu

Niezliczone opcje obsługi programu PowerPoint są dostępne w tej zakładce. Możesz między innymi wybierać obrazy, filmy lub diagramy, integrować pola tekstowe z prezentacją lub osadzać efekty artystyczne za pomocą WordArt. Ponadto w menu „Wstaw” masz możliwość elastycznego kontrolowania treści multimedialnych podczas prezentacji oraz integrowania animacji zdefiniowanych przez użytkownika zamiast standardowych przycisków.

• Element menu Szkic

W menu „Szkic” znajdziesz pomysły projektowe i warianty, dzięki którym możesz dostosować i zmienić swój slajd jednym kliknięciem. Efekt Hoovera pozwala na podgląd zmian i porównanie różnych wariantów.

• Pozycja menu przejść

Przejścia między slajdami są jednym z elementów stylistycznych w programie PowerPoint, które przyciągają uwagę odbiorców. Możesz wprowadzić przejścia za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Wiele prezentacji zyskuje wyrazistość i uwagę, gdy wybierzesz odpowiednie przejścia slajdów dopasowane do tła.

• Pozycja menu „Animacje”

Zakładka „Animacje” posiada specjalne funkcje do animowania grafiki lub obrazów. Dzięki efektom specjalnym zdjęcie lub wideo może na przykład wlecieć do prezentacji lub powoli zanikać po określonym czasie.

Pozycja menu „Pokaz slajdów”

Zakładka „Pokaz slajdów” zawiera kontrolki dla rzeczywistej prezentacji. Między innymi masz możliwość:

• Rozpocznij pokaz slajdów
• Ustaw czas wyświetlania slajdów i określ, na którym ekranie ma być wyświetlana Twoja prezentacja.
• W widoku prezentera znajdziesz również wszystkie ważne opcje sterowania do obsługi prezentacji.

• Pozycja menu „Sprawdź”

W zakładce "Sprawdź" używasz głównie zintegrowanego sprawdzania pisowni. Przeglądanie w programie PowerPoint oznacza również, że inne osoby, takie jak przełożony, wprowadziły do prezentacji komentarze i uwagi, które można zaakceptować lub odrzucić.

• Pozycja menu „Widok”

Menu „Widok” jest istotne podczas przygotowywania pokazu slajdów. Daje prelegenci możliwość oglądania prezentacji PowerPoint w różnych widokach prezentacji, wstawiania makr lub wybierania wzorca slajdów, który zmienia układ i układ slajdu dla całej prezentacji.

• Pozycja menu „Pomoc”

W zakładce „Pomoc” znajdziesz obszerny obszar pomocy z instrukcjami, wskazówkami i rozwiązywaniem problemów dotyczących wszystkich ważnych tematów w PowerPoint. Dzięki konkretnemu samouczkowi poznasz tło i subtelności w programie PowerPoint, a z czasem stworzysz pliki prezentacji i szablony prezentacji z wysokim stopniem profesjonalizmu.

Wszystkie zakładki i menu można obsługiwać na tej samej zasadzie. Wybrana funkcja otwiera się po kliknięciu zakładki lub pola wyboru. Ponadto w wielu obszarach menu znajdują się okna wyboru z rozwijanymi menu. Możesz w nich dokonać określonych ustawień. Operacja nie jest skomplikowana, ale zorientowana na praktykę. Nowi użytkownicy zyskują na tym, że każdy błędny wpis można cofnąć.

Korzystanie z zakładki „Plik” - ważne opcje ustawień w PowerPoint

W Microsoft PowerPoint użytkownicy znajdą szeroki wachlarz możliwości i opcji w opisanych zakładkach, aby skonfigurować pokaz slajdów w profesjonalny i informacyjny sposób. Każdy użytkownik PowerPointa powinien również wiedzieć, jak korzystać z zakładki „Plik”. Jest to pierwsza zakładka w menu głównym i jest niezbędna do realizacji standardowych funkcji, takich jak „Drukuj”, „Zapisz” czy „Zamknij”. Po kliknięciu „Plik” otworzy się okno wyboru, za pomocą którego można sterować następującymi funkcjami:

Nazwisko autora można zmienić w „Informacji”. W tym obszarze znajdziesz również informacje o dokumencie, ilości słów oraz dacie ostatniej edycji.

Za pomocą „Zapisz” i „Zapisz jako” możesz zapisać prezentację lub alternatywnie tymczasowo zapisać ją w innej lokalizacji, na przykład w chmurze lub w innym formacie.

Kliknij przycisk „Drukuj”, aby otworzyć obszerne menu drukowania PowerPoint.

Ponadto masz możliwość udostępnienia pliku prezentacji, wyeksportowania go za pośrednictwem poczty e-mail lub dysku w chmurze lub zamknięcia go.

W dolnym obszarze zakładki „Plik” znajdziesz zwykłe obszary wyboru Microsoft Office do zmiany ustawień konta. Jeśli chcesz zmienić podstawowe funkcje w PowerPoint, w obszarze wyboru „Opcje” znajdziesz różne opcje ustawień. Zmiany w opcjach mają bezpośredni wpływ na działanie programu PowerPoint.

Podsumowanie: W ten sposób PowerPoint działa poprawnie

Działanie programu PowerPoint jako programu do prezentacji i tworzenie pokazów slajdów nie jest szczególnie skomplikowane. Struktura menu aplikacji jest oczywista i na przestrzeni lat stała się bardziej przyjazna dla użytkownika z każdą wersją. Pomimo zrozumiałej struktury menu ważne jest, aby prelegenci opracowali prezentacje, aby szczegółowo omówić działanie poszczególnych zakładek.

Między innymi powinieneś wiedzieć, jak tworzone są nowe slajdy, jakie opcje oferuje zakładka „Wstaw” lub jakie funkcje są ukryte w obszarze menu „Plik”. Nie ma potrzeby korzystania z programu PowerPoint jak profesjonalista. Przy odrobinie praktyki, zainteresowaniu funkcjami i możliwościami oraz stosując się do wskazówek, każdy mówca może stworzyć inspirujące, pouczające, praktyczne i profesjonalne prezentacje ekranowe.

Możesz znaleźć inny darmowy plik do pobrania tutaj:

• Wstaw nazwę pliku i ścieżkę na slajdach jednym kliknięciem myszy