Realizacja wideokonferencji, narzędzia i podstawa prawna

Pozostań w kontakcie ze światem z domu

Najpóźniej wraz z pandemią korony i związanym z nią domowym biurem wideokonferencje stały się integralną częścią codziennej pracy wielu pracowników. Dlatego przyglądamy się bliżej, jakie wymagania techniczne są wymagane, jakie narzędzia są odpowiednie i jakie warunki prawne dotyczą wideokonferencji.

Co to jest wideokonferencja?

Wideokonferencja to spotkanie dwóch lub więcej osób, które odbywa się wirtualnie przez Internet. Uczestnicy wideokonferencji komunikują się za pomocą kamery internetowej i mikrofonu.

Do zorganizowania wideokonferencji wymagany jest serwer wideo, do którego mają dostęp wszyscy uczestnicy. Podczas spotkania wideo wszyscy zaangażowani zwykle widzą się nawzajem.

Moderator często sam przejmuje zaproszenie uczestników do wideokonferencji i moderowanie konferencji, może np. pozwolić innym uczestnikom na zwolnienie monitora lub mikrofonu do mówienia.

W zależności od oprogramowania do wideokonferencji uczestnicy mogą brać udział w wydarzeniu za pomocą komputera lub smartfona.

Na rynku dostępne są zarówno darmowe, jak i płatne narzędzia do wideokonferencji.

12 dostawców do spotkań online

1. Mikogo

Mikogo to niemiecki dostawca konferencji internetowych i wirtualnych prezentacji. Cechą szczególną Mikogo jest to, że podczas wideokonferencji współdzielony jest tylko ekran, ale uczestnicy nie komunikują się ze sobą bezpośrednio za pomocą wideo, a jedynie za pomocą dźwięku.

Gospodarz spotkania Mikogo musi założyć konto. Inni użytkownicy mogą być następnie zapraszani przez e-mail do udostępniania lub kontrolowania ekranu. Uczestnictwo jest możliwe za pośrednictwem przeglądarki HTML za pośrednictwem przeglądarki ze smartfonem lub komputerem stacjonarnym.

Połączenia przez Mikogo są szyfrowane 256 bitami.

Więcej informacji: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting jest przeznaczony do wideokonferencji w wysokiej rozdzielczości. W zależności od wybranego pakietu w spotkaniu wideo może wziąć udział do 250 osób, a maksymalnie 25 może być połączonych za pomocą wideo.

Umówienie spotkania jest łatwe i może być realizowane spontanicznie. Moderatorzy mogą aktywować dla użytkowników poszczególne funkcje, takie jak mikrofon czy udostępnianie ekranu.

Oprócz uczestnictwa przez przeglądarkę lub aplikację możliwe jest również połączenie telefoniczne.

Więcej informacji: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer to narzędzie, które zostało pierwotnie opracowane do zdalnego sterowania komputerami. TeamViewer oferuje teraz własne narzędzie do wideokonferencji z „Spotkaniami”. Dzięki szyfrowaniu end-to-end oprogramowanie oferuje wysokie standardy bezpieczeństwa i umożliwia spontaniczne spotkania oraz rozmowy głosowe. Komunikacja jest możliwa bezpośrednio przez audio lub czat. W spotkaniu wideo za pomocą TeamViewer może wziąć udział do 300 osób.

Więcej informacji: www.teamviewer.com

4. Spotkania Google / Spotkania Google

Dzięki Google Hangouts Google oferuje firmom płatne narzędzie w ramach G-Suite. Pozwala to na bezpośrednie prowadzenie wideokonferencji. Alternatywnie istnieje również możliwość prowadzenia spotkań wideo w Google Meet. Użytkownicy mają wtedy nawet możliwość dodawania napisów do rozmów lub tłumaczenia ich na żywo. Jednak funkcja tłumaczenia nie jest jeszcze w pełni rozwinięta.

Aby korzystać z Google Meet, użytkownicy muszą mieć konto Google. Uczestnictwo jest również możliwe bez aplikacji za pośrednictwem przeglądarki lub Gmaila. Jedną z zalet narzędzia wideokonferencji Google jest to, że wszystkie inne produkty Google, takie jak arkusze kalkulacyjne lub dokumenty i kalendarze Google, można łatwo połączyć z narzędziem wideo.

Więcej informacji: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex firmy Cisco jest przeznaczony do użytku profesjonalnego. Teoretycznie w spotkaniu może wziąć udział nawet 40 000 osób, np. na dużych konferencjach czy targach. Uczestnictwo jest również możliwe bez odpowiedniego konta za pośrednictwem zaproszenia linku. Jako zarejestrowany użytkownik masz jednak do dyspozycji dodatkowe funkcje.

Więcej informacji: www.webex.com

6. Powiększenie

Zoom to jedno z najpopularniejszych narzędzi do wideokonferencji zarówno w obszarach prywatnych, jak i biznesowych. Spotkania można synchronizować i tworzyć natychmiast z własnym kalendarzem. Za zgodą wszystkich uczestników wideokonferencje można bardzo łatwo nagrywać. Kolejną zaletą jest to, że ekrany mogą być współdzielone przez kilku uczestników. Możesz na przykład tworzyć własne sale konferencyjne.

Udział w konferencjach możliwy jest za pomocą aplikacji na komputery stacjonarne i smartfony oraz przez przeglądarkę.

Więcej informacji: www.zoom.us

7. Zespoły Microsoft

Microsoft Teams jest częścią pakietu Office365 firmy Microsoft. Narzędzie specjalizuje się przede wszystkim w pracy zespołowej. Jest to więc nie tylko narzędzie do wideokonferencji, ale jednocześnie oferuje również elementy zarządzania projektami.

W spotkaniu może uczestniczyć do 10 000 osób.

Więcej informacji: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Spotkania Adobe Connect

Narzędzie do wideokonferencji firmy Adobe zostało zaprojektowane przede wszystkim z myślą o użytkownikach profesjonalnych. Na przykład sale konferencyjne mogą być zaprojektowane w stylu korporacyjnym. Narzędzie oferuje również wiele specjalnych funkcji, takich jak anonimowy udział w konferencji.

Więcej informacji: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Microsoft Skype został pierwotnie uruchomiony jako usługa czatu i połączeń wideo. Narzędzie istnieje od 2003 roku. Ale teraz wiele osób używa Skype'a do wideokonferencji. Oznacza to, że również tutaj można łatwo udostępniać pliki. Komunikacja jest również możliwa za pośrednictwem zintegrowanego komunikatora.

Więcej informacji: www.skype.com

10. Spotkanie Jitsi

Jitsi oferuje całą kolekcję bezpłatnego oprogramowania do komunikacji. Obejmuje to również narzędzie do wideokonferencji Jitsi Meet. Spotkania wideo można rozpocząć spontanicznie bez aplikacji lub rejestracji. Dołączenie do spotkania jest możliwe za pośrednictwem indywidualnie wygenerowanej aplikacji.

Spotkania za pośrednictwem Jitsi można planować i organizować za pomocą wspólnych kalendarzy. Narzędzie można również podłączyć do oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Slack.

Jedyna wada: według producenta tylko do 35 uczestników może komunikować się w dobrej jakości.

Więcej informacji: meet.jit.si

11. Przez co

Dzięki Whereby wideokonferencje można uruchamiać bezpośrednio w przeglądarce, bez konta lub aplikacji. Uczestnictwo jest łatwo możliwe za pośrednictwem smartfona lub komputera stacjonarnego.

Więcej informacji: Where.com

12. Spotkanie SocialHub

Narzędzie SocialHub Meet, opracowane w Niemczech, imponuje przede wszystkim wdrożeniem zgodnym z RODO. Dlatego jest odpowiedni dla firm, które przywiązują dużą wagę do ochrony danych. Na przykład wszystkie usługi są hostowane na serwerach w Niemczech, a poszczególne pokoje mogą być chronione hasłami.

Więcej informacji: socialhub.io

Ważne kryteria wyboru narzędzia do wideokonferencji

Najpierw zastanów się, jakie są Twoje wymagania dotyczące oprogramowania do spotkań wirtualnych. Czy chciałbyś wykorzystać narzędzie do utrzymania komunikacji z nieobecnymi pracownikami? A może chcesz stworzyć platformę komunikacyjną do szczegółowych rozmów z klientami? Aby dokonać właściwego wyboru dla swoich potrzeb, powinieneś dokładnie wiedzieć, jakie są Twoje potrzeby. Ważne punkty do rozważenia, kiedy Zakres funkcji należy zwrócić uwagę na to:

• Jakość wideo w wysokiej lub niskiej rozdzielczości,
• Maksymalna liczba potencjalnych uczestników,
• Funkcja podziału ekranu,
• Możliwość wspólnej pracy nad dokumentami,
• Szyfrowanie danych i
• Cena i wiążąca umowa.

Jakie są zalety płatnych narzędzi do wideokonferencji?

Wiele firm oferuje swoje narzędzia do wideokonferencji za darmo, a nawet bez rejestracji. Jednak narzędzia te są często ograniczone w swojej funkcjonalności. Ponadto może się zdarzyć, że darmowe wersje są „opłacane” danymi gromadzonymi przez programy.

W przypadku wersji płatnej „głód danych” narzędzi jest zwykle bardziej ograniczony.

Jeśli firmy regularnie potrzebują narzędzi do wideokonferencji, najlepiej przełączyć się na wersje płatne. Korzystasz z wyższego bezpieczeństwa danych i wszystkich potrzebnych funkcji.

Jakiego sprzętu potrzebuję do wideokonferencji?

Aby wideokonferencja przebiegła pomyślnie, muszą być spełnione następujące wymagania techniczne:

• wystarczająco szybkie połączenie internetowe
• aparat o odpowiednio dużej rozdzielczości
• działający mikrofon

Do przeprowadzenia lub udziału w wideokonferencji wymagana jest przepustowość co najmniej 3 megabitów. Gwarantuje to, że obraz jest widoczny bez szarpnięć. W każdym razie wskazane jest wyłączenie wszystkich programów, które wymagają dużej przepustowości podczas wideokonferencji. Nawet przesyłanie strumieniowe wideo lub muzyki nie powinno być używane podczas spotkania wideo, jeśli przepustowość jest niska.

Netykieta na spotkaniach wideo

Aby wideokonferencje przebiegały sprawnie, uczestnicy powinni przestrzegać pewnych zasad. Najlepiej, aby moderatorzy z wyprzedzeniem komunikowali zasady spotkania. Możliwe zasady to:

• Nie mówi się o nim bez wcześniejszego powiadomienia. W przeciwnym razie może się zdarzyć, że wszyscy odezwą się jednocześnie.
• Kiedy jedna osoba się prezentuje, inne wyłączają mikrofon. W ten sposób wykładowcy nie przeszkadzają odgłosy, takie jak szelest.
• Jeśli każdy z aparatem bierze udział, każdy powinien również włączyć swoje aparaty. Wszystko inne byłoby niegrzeczne.
• Każdy powinien ubrać się na spotkanie wideo tak samo, jak na spotkanie na miejscu. W końcu nikt nie wchodził do biura w dresie.

Zalety i wady wideokonferencji

Istnieje wiele firm oferujących wideokonferencje Zalety:

• Komunikacja między lokalizacjami bez długiej podróży
• Oszczędność kosztów podróży
• krótsze czasy reakcji
• zoptymalizowana komunikacja i szybsze podejmowanie decyzji
• lepsze zarządzanie kryzysowe i projektowe

Jednak są też niekorzyść Jak:

• wyższy wysiłek techniczny
• Komunikacja jest możliwa tylko za pomocą pomocy
• zmniejszona koncentracja uwagi na ekranie
• niewiążący charakter niż na spotkaniu na żywo na miejscu

Warunki prawne dotyczące wideokonferencji

W zakresie prawa ochrony danych wideokonferencje objęte są ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych. W związku z tym pracodawcy mogą gromadzić i wykorzystywać dane pracowników, jeśli służą one „celowi stosunku pracy” (art. 26 ust. 1 BDSG) lub jeżeli pracodawca ma w tym „uzasadniony interes” (art. 6 ust. 1 f RODO).

Interesy pracodawcy są sprzeczne z interesami pracowników godnych ochrony. Byłyby one zagrożone na przykład, gdyby narzędzie do wideokonferencji służyło nie tylko do spotkań, ale także do monitorowania pracy w domowym biurze.

Unikaj zmęczenia wideokonferencją

Teoretycznie wideokonferencje można rozpocząć w dowolnym miejscu i czasie, ale w praktyce nagromadzenie wideokonferencji może prowadzić do zmęczenia.

Jednym z powodów jest duża gęstość bodźców, np. podczas spotkań z dużą liczbą uczestników. Jednocześnie podczas spotkania wideo z włączoną kamerą nigdy nie wiadomo, kto na Ciebie patrzy. To poczucie bycia obserwowanym przez cały czas może pogorszyć objawy zmęczenia. Ostatecznie to także ciągłe spoglądanie na ekran, które zwiększa zmęczenie bez zbytniego rozpraszania uwagi.

Można temu zaradzić, robiąc przerwy w dłuższych wideokonferencjach. Sensowne może być również to, że uczestnicy nie muszą przez cały czas uczestniczyć w konferencji ze swoim wideo.

Nagrywaj wideokonferencje - co jest dozwolone?

Chociaż nagrywanie wideokonferencji wydaje się być powszechną praktyką w przypadku wielu narzędzi, które oferują tę opcję, istnieją poważne obawy prawne.

Według STGB przestępstwem może być nagrywanie niepublicznych rozmów lub wideokonferencji bez pozwolenia. Obecne przepisy dotyczące ochrony danych zabraniają również nagrywania wideokonferencji bez zgody uczestników.

Co do zasady prawo traktuje wideokonferencję jako substytut spotkania na żywo. Każdy bez nagrań wideo również mógłby tam wziąć udział.

Argument za zaimplementowaniem dokumentacji wideo spotkania z nagraniem również nie ma zastosowania, ponieważ logowanie tekstowe jest również możliwe w przypadku wideokonferencji.

Aby nagrać wideokonferencję, należy podać:

• Dobrowolna zgoda wszystkich zaangażowanych stron, którą uzyskuje się przed rozpoczęciem nagrywania.
• Pisemna forma zgody lub dokumentacja zgody.
• Wyjaśnienie uczestnikom znaczenia i celu nagrania.
• Odniesienie do prawa do wycofania zgody.

Zasadniczo ani moderatorzy, ani uczestnicy nie powinni nagrywać wideokonferencji bez zgody innych wideokonferencji. Nie dotyczy to również sytuacji, gdy nagranie ma być wykonane dla prostej dokumentacji.

Które narzędzie jest odpowiednie do moich wideokonferencji?

Dziś to codzienność, że wideokonferencje odbywają się w firmach. Rynek odpowiednich narzędzi jest duży, więc możesz szybko stracić orientację. Poniższe pytania mogą pomóc w wyborze odpowiedniego oprogramowania:

• Ile osób średnio bierze udział w moich wideokonferencjach?
• Czy potrzebuję "tylko" narzędzia do wideorozmów, czy też narzędzie powinno zawierać inne funkcje, takie jak komunikator, funkcje zarządzania projektami itp.?
• Czy powinno być możliwe zintegrowanie terminów spotkań wideo bezpośrednio z kalendarzem?
• Czy chcesz, aby serwery narzędzia znajdowały się w Niemczech?
• Czy jest jakiś sposób na nagranie spotkania?
• Czy mogę utworzyć wiele sal konferencyjnych?
• Czy można uczestniczyć w spotkaniach przez przeglądarkę?
• Ile mam miesięcznie pieniędzy na narzędzie do spotkań wideo?
• Czy korzystam już z narzędzi takich jak G-Suite, Adobe lub Microsoft?

W praktyce warto najpierw wypróbować różne narzędzia przed np. wykupieniem płatnej subskrypcji. Większość dostawców korzysta z bezpłatnego okresu próbnego 14 dni lub więcej. W tym czasie możesz szeroko testować narzędzia z różnymi wideokonferencjami i dać się przekonać o ich zaletach.

Podobnie jak w przypadku innego oprogramowania, Ty i Twoje zespoły będziecie z nim pracować. Dlatego firmy powinny angażować swoich pracowników w proces podejmowania decyzji, aby wspólnie wypracować konsensus co do narzędzia, które docelowo będzie wykorzystywane.