Profesjonalnie twórz podpisy Outlook

Wystarczy kilka kliknięć do podpisu programu Outlook

Podpis w programie Outlook może być określany jako fragment tekstu dodawany ręcznie lub jako domyślny do wiadomości e-mail. Często dołącza się podpisy do służbowych wiadomości e-mail. Firmowy podpis e-mail wskazuje autora wiadomości i zawiera najważniejsze informacje kontaktowe. Można go nazwać elektroniczną wizytówką.

Podpisy są wymagane przez prawo w e-mailach biznesowych. Oprócz nadawcy i ogólnych danych kontaktowych należy również podać obowiązkowe informacje dotyczące nazwy firmy i formy prawnej, odpowiadające papierowi firmowemu.

Podpis nie jest wymagany przez prawo w środowisku prywatnym. Ze zrozumiałych względów sensowne jest również umieszczanie podpisu w prywatnych wiadomościach e-mail:

• Niewątpliwie identyfikuje Cię jako nadawcę wiadomości
• Podpis sprawia, że Twój e-mail wygląda profesjonalnie
• Podpisując i określając dane kontaktowe, wiadomość zazwyczaj nie jest filtrowana przez filtr antyspamowy

Podsumowując, dodanie podpisu do każdej wiadomości e-mail ma sens i wydaje się autentyczne. Microsoft Outlook oferuje wiele opcji tworzenia, dostosowywania i indywidualizowania różnych podpisów.

Utwórz podpis w Outlooku: Jak utworzyć podpis za pomocą kilku kliknięć myszą

Podpis tworzysz w Outlooku według następującego wzorca:

1. Otwórz nową wiadomość e-mail i przejdź do zakładki Podpis w menu Wstaw.

   

2. Otworzy się okno, w którym możesz edytować istniejące podpisy lub utworzyć nowy podpis z indywidualnym formatowaniem. Jako treść podpisu prywatnego nadają się szczególnie:

   • Twoje imię.
   • Twój adres.
   • Informacje kontaktowe, takie jak telefon, faks i e-mail.
   • Opcjonalnie: adres Twojej prywatnej strony internetowej.

   Ponadto, opcjonalnie, możesz również dołączyć obrazy lub animowane pliki GIF.webp jako logo do podpisu, aby zaprojektować podpis w formacie html indywidualnie i niepowtarzalnie.

   

3. Pole tekstowe, w którym projektujesz swój podpis, oferuje szeroki zakres opcji dostosowywania. Między innymi możesz krok po kroku:

   • Wybierz czcionkę, kolor czcionki i rozmiar czcionki.
   • Określ wyrównanie tekstu: wyrównanie do lewej, wyrównanie do prawej lub wyśrodkowanie.
   • Dołącz zdjęcia i linki.
   • Wstaw wizytówkę w formacie vcf w polu Wizytówka.
   • Wybierz konto e-mail, za pomocą którego ma zostać dostarczony podpis.
   • Zdecyduj, czy podpis powinien być również używany do odpowiedzi na wiadomości e-mail i przekazywania dalej.

Po wprowadzeniu wszystkich wpisów zakończ tworzenie podpisu za pomocą OK. Podpis jest teraz dostarczany jako standardowy podpis używanego konta e-mail. Istnieje również możliwość zaprojektowania wielu podpisów dla jednego konta e-mail lub dla wielu kont. Podczas gdy podpis jest dostarczany jako podpis standardowy, w razie potrzeby można ręcznie wstawić podpisy alternatywne.

Jak zmienić podpis

Jeśli chcesz zmienić podpis, w Outlooku dostępne są dwie przyjazne dla użytkownika alternatywy:

1. Wprowadź wyszukiwane hasło „Podpisy” w pasku wyszukiwania w górnej części programu Outlook i otwórz swój podpis, klikając „Działania / Podpis”.

   

2. W taki sam sposób, jak przy tworzeniu nowego podpisu, otwórz nową wiadomość, a następnie przejdź do zakładki Podpis na pasku menu.

   Zmiany w podpisie należy zapisać klikając przyciskiem myszy z przyciskiem „OK”. Zmieniony podpis jest następnie automatycznie dołączany do wiadomości e-mail, w zależności od określonych ustawień.

Gdzie znaleźć odpowiednie szablony do podpisów

W Internecie znajdują się przydatne linki i sugestie dotyczące tworzenia podpisów. Microsoft, jako producent programu Microsoft Outlook, oferuje również szablony podpisów, które wyglądają profesjonalnie i nadają się do użytku biznesowego lub prywatnego. Przejdź do szablonów podpisów firmy Microsoft, klikając łącze u dołu okna dialogowego tworzenia podpisów: „Pobierz szablony podpisów"Kliknij. Opcjonalnie znajdziesz również dalsze sugestie i szablony podpisów w Internecie.

Spowoduje to przejście do strony pomocy technicznej firmy Microsoft, która w przyjazny dla użytkownika sposób opisuje, jak utworzyć podpis za pomocą szablonu w programie Microsoft Word i jak go zapisać w programie Outlook.

Ważne wskazówki dotyczące projektowania podpisu

Podpis w środowisku prywatnym można zaprojektować indywidualnie. Dozwolone jest to, co cieszy i robi dobre wrażenie na odbiorcy wiadomości e-mail.

Biznesowe e-maile i podpisy powinny być zawsze sformatowane zgodnie z normą DIN 5008. Ponieważ e-maile i podpisy mają na celu ułatwienie korespondencji, ustawodawca zrównał je z listami biznesowymi i faksami w dniu 01.01.2007. Z tego powodu przy projektowaniu podpisów należy przestrzegać przepisów ustawodawcy. Podpis biznesowy powinien zasadniczo składać się z trzech części:

1. Imiona i ewentualnie ogólne powitanie.
2. Dane kontaktowe firmy.
3. Informacje prawne.

W przypadku podpisu używanego do celów służbowych należy również zadbać o to, aby numery telefonu i faksu zostały wprowadzone zgodnie z zasadami DIN. Ponadto ważne jest, aby nadawcy wpisali swoje pełne imię i nazwisko oraz unikali skrótów.

Odstępy między wierszami, rozmiar czcionki i temat

Dla każdego podpisu sensowne jest użycie czcionki użytej w treści tekstu. W wielu przypadkach firmy używają czcionki firmowej do papieru firmowego i wszelkiego rodzaju korespondencji. Dla osób prywatnych odpowiednie są standardowe czcionki, takie jak Calibri, Arial lub Times New Roman. Czcionki te zapewniają, że podpis jest czytelny dla odbiorcy.

Jeśli standardowo używasz ozdobnej czcionki kursywą lub zabawnych czcionek, może to prowadzić do irytacji. Jako wielkość czcionki należy wybrać literę od 10 do 12 punktów. Odstęp między wierszami powinien odpowiadać wartościom standardowym i podobnie jak sam e-mail jest zwykle pojedynczą linią. Temat wiadomości nigdy nie powinien zostać zapomniany.

Jak dodać logo i obrazy do podpisu?

Możesz dodać do swojego podpisu logo lub pojedyncze obrazy, na przykład zdjęcie biznesowe, za pomocą symbolu graficznego. Przed wstawieniem upewnij się, że zdjęcie nie jest zbyt duże i dobrze pasuje do ogólnego obrazu Twojego podpisu. W starszych wersjach Outlooka procedura wstawiania logo i obrazków jest inna - szczególnie w Outlooku 2000 i Outlook 2003 możliwości są inne niż w obecnych wersjach Outlooka.

Możliwe jest również wykorzystanie Twojego podpisu jako nośnika informacji i reklamy. Link do Twojej witryny, oferta specjalna lub dalsze informacje o Tobie lub Twojej firmie mogą być przydatne w zaciekawieniu odbiorców.

Znajdź podpisy w folderze Windows

Notatka: Jeśli chcesz zapisać osobisty podpis, potrzebujesz do tego ścieżki przechowywania. Podpisy są przechowywane centralnie w systemie Windows w ukrytym folderze, do którego można uzyskać dostęp za pomocą następującego polecenia systemu Windows:

Jednocześnie naciśnij klawisze [Windows] i [R] - otworzy się okno dialogowe "Uruchom".

Wprowadź następujące polecenie w oknie dialogowym:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Dostajesz się do folderu swoich podpisów, a następnie możesz je skopiować i zapisać.

Wniosek dotyczący profesjonalnego wykorzystania podpisów w Outlooku

Podpis w Outlooku to profesjonalny i sprawdzony sposób prezentowania się jako nadawca wiadomości. Imię i nazwisko, indywidualne dane kontaktowe oraz, w środowisku biznesowym, umieszczenie informacji prawnych są niezbędne i celowe.

Możesz utworzyć nowy podpis w Outlooku za pomocą kilku kliknięć myszą lub za pomocą programu Microsoft Word i szablonów zewnętrznych. Przydatne może być umieszczenie w podpisie zdjęć lub logo. Niezbędne jest również przestrzeganie zasad DIN 5008 dotyczących podpisów firmowych. Podpis powinien zawsze informować odbiorcę, umożliwiać szybki przegląd nadawcy i odpowiadać ogólnemu obrazowi wiadomości e-mail.