Kopia zapasowa w Outlooku - profesjonalnie twórz kopie zapasowe plików i folderów

Praktyczne wskazówki i ogólne informacje na temat tworzenia kopii zapasowych danych

Użytkownicy programu Microsoft Outlook wysyłają, archiwizują i przesyłają ogromne ilości danych w czasie. Ponadto gromadzone są wpisy kalendarza, zadania osobiste, pliki wysyłane jako załączniki oraz dane osobowe z książki adresowej.

Każdy, kto zgubił papierowy notatnik lub analogowy kalendarz, może zrozumieć, jak ważne są adresy, numery telefonów lub wiadomości. Trudno sobie poradzić ze stratą. To samo dotyczy wersji cyfrowej i danych przechowywanych w programie Microsoft Outlook. Jeśli awaria systemu, wirus lub inne zdarzenie spowoduje ponowne uruchomienie komputera, może to być bolesne. Zwłaszcza, gdy ważne dane, zadania, adresy i inne informacje nie zostały zarchiwizowane i zostały utracone.

Takiemu scenariuszowi należy zapobiec za wszelką cenę. Z tego powodu ważne jest, aby użytkownicy Outlooka regularnie tworzyli kopie zapasowe swoich danych osobowych. Warto również znać lokalizację plików danych. Użytkownicy powinni mieć powierzchowne zrozumienie tego, jak i gdzie Outlook przechowuje adresy, spotkania i zadania. Ta świadomość i systematyczne tworzenie kopii zapasowych danych gwarantuje, że wszystkie istotne dane programu Outlook zostaną zarchiwizowane i będą nadal dostępne w przypadku problemów z systemem.

Film instruktażowy - Outlook: jak wykonać kopię zapasową Outlooka i e-maili

Praktyczna wskazówka: Jeśli chcesz zapisać tylko kilka ważnych wiadomości e-mail i nie chcesz wykonywać pełnej kopii zapasowej, archiwizacja w postaci wiadomości PDF jest idealna. Darmowe oprogramowanie PDF Creator pomaga zapisywać wiadomości e-mail jako plik, podobnie jak proces drukowania. Plik PDF można bez problemu odczytać za pomocą różnych programów i urządzeń końcowych, czego nie można powiedzieć o własnym formacie MSG programu Outlook. Jednocześnie można alternatywnie zapisywać ważne wiadomości e-mail w folderze w systemie Windows w formacie MSG.

Inną alternatywą dla zapisywania w formacie MSG lub PDF może być zapisywanie w pliku tekstowym. Outlook oferuje przyjazną dla użytkownika opcję archiwizacji wielu wiadomości e-mail w jednym pliku TXT. W ten sposób możesz zapisywać powiązane wiadomości w ukierunkowany sposób i razem.

Jak Microsoft Outlook zapisuje Twoje dane Aby móc natychmiast zareagować w przypadku problemów z systemem lub ataku wirusa, ważne jest, aby znać tło i opcje ustawień oraz wiedzieć, w jaki sposób Outlook zapisuje Twoje dane. Zasadniczo program Outlook archiwizuje dane w plikach z dwoma różnymi rozszerzeniami plików:

1. Pliki offline programu Outlook (plik OST).
2. Pliki magazynu osobistego (plik PST).

Pliki offline programu Outlook

Pliki offline programu Outlook są wykorzystywane przez system do:

• konta IMAP,
• konta Microsoft 365,
• Rachunki giełdowe również
• Konta Outlook.com

Utworzony. Wszystkie wymienione konta e-mail charakteryzują się zdecentralizowaną pamięcią masową wspieraną przez serwer. Ta metoda przechowywania ma wiele zalet. Oprócz szybkiego dostępu z różnych urządzeń końcowych, Twoje dane są zapisywane na chronionych serwerach i chronione przed wirusami lub złośliwym oprogramowaniem.

Oprócz oryginalnych plików na serwerze Outlook tworzy pliki danych offline, które są skrócone z rozszerzeniem pliku „OST”. Są to stale synchronizowane kopie, które są zastępowane, gdy tylko skrzynka pocztowa zostanie podłączona do Internetu. Bez dostępu do Internetu użytkownicy mogą kontynuować pracę za pomocą plików OST, ponieważ wszystkie istotne dane i informacje są kopiowane na dysk twardy. W przypadku nawiązania połączenia z Internetem przetwarzane są wszystkie zmiany, na przykład utworzone w międzyczasie wiadomości e-mail. Plik OST jest aktualizowany automatycznie. Jeśli plik OST zostanie usunięty ręcznie, program Outlook utworzy nowy. Dzieje się tak, gdy tylko komputer i serwer zostaną ponownie połączone.

Przypadkowo usunięte dane na serwerze Exchange można również łatwo ponownie aktywować. Warunkiem wstępnym jest to, że administrator utworzył zasady przechowywania dla usuniętych obiektów. Jest to jedna z wielu zalet serwerów Exchange i powód, dla którego wiele firm korzysta z tego rodzaju komunikacji e-mail.

Osobiste pliki sklepu

W przeciwieństwie do plików offline programu Outlook, pliki Sklepu osobistego są przechowywane tylko centralnie na komputerze. Można je określić jako podstawowe archiwum danych dla wiadomości, zadań, ustawień i kontaktów. Wszystkie wiadomości i elementy programu Outlook w pliku danych programu Outlook (pst) są dostępne tylko na komputerze, na którym jest przechowywany plik.

Oprócz danych w plikach PST zapisywana jest również określona struktura folderów. Program Outlook może tworzyć różne pliki PST po stronie systemu. Odbywa się to między innymi na polecenie użytkownika, aby oddzielić od siebie prywatne lub służbowe wiadomości e-mail. Jeśli kopie plików PST nie są regularnie zapisywane, archiwizowane w kopiach zapasowych lub ręcznie, wszystkie dane mogą zostać bezpowrotnie utracone w przypadku awarii komputera lub awarii dysku twardego. Ponieważ awarie i ataki wirusów pojawiają się bez ostrzeżenia, ważne jest, aby być proaktywnym.

Pliki magazynu osobistego są tworzone głównie dla kont POP. Do wersji Outlook 2013 wszystkie informacje z kont IMAP były również archiwizowane w plikach PST. Użytkownicy starszych wersji Outlooka zgłaszali, zwłaszcza z kontami IMAP, że wiadomości e-mail w niewyjaśniony sposób znikały po prawie 3 miesiącach. Problem można rozwiązać, dostosowując ustawienia.

Ważne: Użytkownicy starszych wersji programu Outlook lub osoby, które pracują z kontami e-mail POP3, powinny zawsze upewnić się, że nadal tworzą kopie zapasowe plików PST, aby uniknąć utraty danych.

Poufna wskazówka: Dzięki indywidualnym ustawieniom możesz również uzyskać dostęp do wiadomości e-mail z serwera POP3 jednocześnie na dwóch różnych komputerach. W takim przypadku musisz zmienić reguły w ustawieniach konta swojej skrzynki pocztowej. Następnie na każdym komputerze tworzony jest plik PST z równoważnymi danymi.

Informacje: Tak zwany standardowy plik PST jest niezbędny dla użytkowników programu Outlook. W zasadzie zarządza się w nim całą skrzynką odbiorczą i nadawczą oraz wszystkimi terminami i kontaktami. Z tego powodu standardowy plik PST nie powinien być nigdy usuwany. Ponieważ pliki PST zawierają poufne dane osobowe, możesz opcjonalnie zabezpieczyć je hasłem. Ta procedura jest szczególnie istotna, gdy kilku pracowników w firmie współdzieli komputer i nie ma dostępu do osobistych wiadomości e-mail.

Jak znaleźć lokalizację plików danych programu Outlook

Ręczne tworzenie kopii zapasowych plików danych programu Outlook to opcja archiwizacji. Aby to zrobić, potrzebujesz dostępu do lokalizacji plików danych. Lokalizację plików danych w programie Outlook można znaleźć w następujący sposób:

1. Przejdź do ustawień konta za pomocą wpisu „Plik” w menu w Outlooku.

   

2. Kliknij podpunkt „Import/Eksport”. Uruchomisz kreatora importu i eksportu programu Outlook.

   

3. Możesz uzyskać dostęp do wszystkich plików danych przechowywanych na komputerze za pomocą Eksploratora Windows. Możesz umieścić to ręcznie w kopii zapasowej lub zapisać kopię na pendrive lub innym dysku twardym.

W ten sposób możesz utworzyć kopię zapasową swoich danych w programie Microsoft Outlook

Ręczne tworzenie kopii zapasowych plików danych może być korzystne i działać, jeśli stale tworzysz kopie zapasowe danych, dokumentów i ustawień za pomocą profesjonalnego oprogramowania do tworzenia kopii zapasowych. Bardziej eleganckim i bezpieczniejszym sposobem tworzenia kopii zapasowych plików OST lub PST jest tworzenie kopii zapasowej danych za pomocą kreatora eksportu bezpośrednio z programu Outlook.

Dzięki kreatorowi eksportu Twoje wiadomości e-mail, wpisy kalendarza i kontakty są kopiowane do nowego pliku PST i archiwizowane. Aby uruchomić kreatora eksportu w Outlooku, musisz wykonać następujące czynności:

1. Przejdź w Outlooku pod Plik do drugiej pozycji menu „Otwórz i eksportuj”. To polecenie otwiera nowe okno z kilkoma opcjami.

   

2. Kliknij podpunkt „Import/Eksport”. Uruchomisz kreatora importu i eksportu programu Outlook.

3. W oknie, które zostanie otwarte, wybierz opcję „Eksportuj do pliku”, aby wykonać kopię zapasową danych zapisanych w programie Outlook.

   

4. Następnym krokiem powinno być wybranie, czy chcesz zapisać dane w pliku CSV rozdzielanym przecinkami, czy w pliku danych programu Outlook. Zawsze wybieraj tutaj plik danych programu Outlook, ponieważ możesz zaimportować ten format do programu Outlook zgodnie z oryginałem w przypadku utraty danych.

   

5. W następnym oknie masz możliwość wybrania skrzynki pocztowej, którą chcesz zarchiwizować. Ważne jest, że możesz zapisać tylko jedną skrzynkę e-mail ze wszystkimi danymi zawartymi w pliku PST. Jeśli zarządzasz wieloma skrzynkami pocztowymi w programie Outlook, musisz powtórzyć proces eksportu dla każdej skrzynki pocztowej.

6. W następnym oknie kliknij „Przeglądaj”, aby określić lokalizację przechowywania pliku danych programu Outlook. Możesz wybrać dowolny katalog i wybrać nazwę pliku eksportu z końcowym PST. Jeśli wcześniej wykonałeś kopię zapasową danych w Outlooku, poprzednio używana nazwa pliku będzie wyświetlana domyślnie. Jeśli jest to zwykła kopia zapasowa danych, wyklucz eksport duplikatów. W takim przypadku bieżąca kopia zapasowa pliku danych zawsze zawiera najbardziej aktualne dane.

   

7. Po wybraniu opcji „Zakończ” plik danych programu Outlook zostanie zapisany jako kopia zapasowa. Plik danych można skopiować z miejsca przechowywania i tymczasowo przechowywać w chmurze, na przykład w usłudze OneDrive.

Wskazówka: Ogólnie aktywuj pole wyboru "Włączając podfoldery„Aby zarchiwizować wszystkie elementy konta e-mail ze wszystkich podfolderów. W punkcie menu „filtr„Masz możliwość szczegółowego określenia, które wiadomości lub poszczególne elementy mają zostać zarchiwizowane. Z reguły funkcja filtrowania nie jest potrzebna do normalnej kopii zapasowej danych.

Praktyczna wskazówka: Nie chcesz archiwizować całej skrzynki pocztowej, a jedynie ważny folder projektu? W takim przypadku zaznacz folder lub foldery, których kopię zapasową chcesz utworzyć, zamiast tworzyć kopię zapasową całej skrzynki pocztowej.

Informacje: Czy wiesz, że możesz również eksportować listy dystrybucyjne programu Outlook do programu Excel? Przeczytaj tutaj, jak to działa.

Regularne tworzenie kopii zapasowej skrzynki odbiorczej e-mail ma sens, jeśli nie pracujesz z kontem IMAP lub Exchange. Plik kopii zapasowej można następnie łatwo zaimportować do systemu za pomocą kreatora importu z programu Outlook. Działa to również podczas przełączania z programu Outlook Express do programu Outlook.

Praktyczna wskazówka: Dokonaj regularnego wpisu w kalendarzu w Outlooku, na przykład co miesiąc, aby wyeksportować skrzynkę pocztową ze wszystkimi danymi. Dzięki funkcji przypominania w Outlooku nie przegapisz archiwizacji i zazwyczaj będziesz mieć kopie zapasowe, które są jak nowe.

Podsumowując, korzystanie z funkcji eksportu Outlooka nie jest trudne. Dzięki niemu można profesjonalnie tworzyć kopie zapasowe kont e-mail POP3 i tworzyć kopie zapasowe plików Outlook PST. Można również archiwizować dane na skrzynkach pocztowych IMAP i Exchange. Nie muszą być one koniecznie archiwizowane, ponieważ wszystkie oryginalne dane znajdują się na serwerze dostawcy. Oznacza to, że w przypadku utraty danych można je ponownie zaimportować bez żadnych problemów.

Jak ręcznie zapisywać podpisy

Możesz ręcznie utworzyć kopię zapasową podpisów utworzonych osobiście, otwierając ich lokalizację przechowywania. Możesz to łatwo zrobić za pomocą następujących poleceń systemu Windows:

1. Naciśnij jednocześnie klawisze na klawiaturze [Okna] oraz [R]. Okno dialogowe "Przeprowadzać coś„, który był znany jako wiersz poleceń w systemie DOS.

2. Wpisz następujące polecenie w wierszu polecenia: „% APPDATA% \ Microsoft \ Podpisy"(Bez cytatów).

3. Folder Windows ”Podpisy”, w którym zarchiwizowane są wszystkie zapisane przez Ciebie podpisy. Podpisy znajdziesz zarówno w formacie RTF, jak i w formatach HTM i TXT. Możesz wygodnie skopiować podpisy z miejsca przechowywania, przenieść je na inny komputer lub tymczasowo zapisać w chmurze.

Automatyczna archiwizacja w Outlooku

Microsoft Outlook od wielu lat ma możliwość automatycznej archiwizacji e-maili na podstawie ustalonego harmonogramu. Autoarchiwizacja jest szczególnie przydatna, aby zachować czystość skrzynki pocztowej i zminimalizować rozmiar skrzynki pocztowej.

Ustaw parametry automatycznej archiwizacji w następujący sposób:

1. Przejdź do Plik / Opcje.

2. Otworzy się okno wyboru „Opcje systemu Windows” W opcjach systemu Windows można kliknąć, aby wprowadzić zmiany w wyglądzie i funkcjach, dostosować wstążkę menu lub wybrać opcje językowe. Opcje ustawień automatycznej archiwizacji znajdują się na środku okna w opcji „Zaawansowane”.

   

3. Kliknij „Ustawienia automatycznej archiwizacji”, aby określić, które wiadomości powinny być automatycznie archiwizowane iw jakich przedziałach czasowych.

   

Wszystkie zarchiwizowane wiadomości można następnie znaleźć w folderach archiwum i ponownie aktywować. Za pomocą kilku kliknięć można otworzyć i uzyskać dostęp do starszych plików i wiadomości z archiwum. W tym celu możesz z jednej strony skorzystać z automatycznej archiwizacji w Outlooku - alternatywnie możesz również ręcznie wykonać kopię zapasową danych.

Wnioski dotyczące kopii zapasowej programu Outlook i jej znaczenia dla każdego użytkownika

Ważne jest, aby regularnie tworzyć kopie zapasowe osobistych danych programu Outlook i wszystkich podfolderów. Wiadomości e-mail, wpisy kalendarza, kontakty z odręcznymi notatkami i inne informacje można najłatwiej archiwizować za pomocą kreatora eksportu do programu Outlook. Alternatywnie możliwa jest również ręczna kopia istniejących plików PST lub OST. Aby to zrobić, użytkownicy potrzebują dokładnej lokalizacji pliku danych w Outlooku.

Za pomocą kreatora można zapisać jedno konto dla każdego procesu archiwizacji. Jeśli korzystasz z wielu kont, proces należy powtórzyć. Przed utworzeniem kopii zapasowej danych w programie Outlook ważne jest, aby zrozumieć, w jaki sposób program Outlook przechowuje dane. Kopia zapasowa danych jest szczególnie ważna w przypadku kont e-mail POP3, gdzie wszystkie dane są przechowywane centralnie na komputerze lokalnym. W przeciwnym razie wszystkie pliki, kontakty, ustawienia i informacje mogą zostać bezpowrotnie usunięte w przypadku ataku wirusa. Dzięki tworzeniu duplikatów masz gwarancję, że będziesz mógł odzyskać dane w dowolnym momencie.

Użytkownicy kont Microsoft Exchange, kont IMAP oraz użytkownicy korzystający z programu Outlook 2013 lub nowszego korzystają z zewnętrznego przechowywania swoich danych na serwerach dostawcy poczty e-mail. Oznacza to, że dane przechowywane na tych kontach będą nadal dostępne po problemie z komputerem. Kopia zapasowa programu Outlook nie jest niezbędna dla użytkowników tych kont. Mimo braku konieczności może się przydać, jeśli ze względów bezpieczeństwa chcesz przechowywać kopie zapasowe swoich danych na pendrive lub zewnętrznym dysku twardym.

Pytania i odpowiedzi dotyczące kopii zapasowej programu Outlook

Co możesz zrobić, gdy twoje pliki PST są uszkodzone i nieczytelne?

Czy masz poważny problem z programem Outlook, a plik PST został poważnie uszkodzony i utracił dane? Taka sytuacja jest problematyczna, ponieważ dane kontaktowe czy maile z ważnymi informacjami są w wielu przypadkach bezpowrotnie tracone. W takim przypadku, oprócz proaktywnego tworzenia kopii zapasowych danych, pomocne może być bezpłatne oprogramowanie freeware, które może naprawić uszkodzone pliki PST.

Czy można przenieść pliki PST na inny dysk i używać ich?

Czy masz problem, że Twój dysk twardy nie ma wystarczającej ilości miejsca w systemie Windows pomimo trwającej archiwizacji i tworzenia kopii zapasowych? Chcesz przenieść pliki PST programu Outlook na inny dysk z powodu braku miejsca? Wtedy wesprze Cię przemyślany 5-punktowy plan z Outlooka 2013 lub instrukcje dla użytkowników Outlook Express. Oba artykuły nauczą Cię, jak z łatwością przenosić pliki PST na inny dysk.

Jak mogę ponownie aktywować ważne załączniki w systemie Windows po ich usunięciu?

W wielu przypadkach wiadomość e-mail jest mniej istotna niż jej załącznik. O ile mail potwierdza jedynie wysyłkę, o tyle załączony plik PDF lub Excel ma ogromne znaczenie. Jeśli wiadomość e-mail została usunięta, nie można również znaleźć załącznika. W systemie Windows usunięty załącznik można ponownie aktywować za pomocą sztuczki, przeszukując tymczasowe pliki internetowe.