Cyfrowe książki adresowe zawierają zbiór mniej lub bardziej spójnych danych kontaktowych. Czasami brakuje zwrotu grzecznościowego lub nazwy firmy, często jest kilka pisowni, na przykład numery telefonów.
Jeśli wyeksportujesz książkę adresową do programu Excel, możesz szybko zobaczyć, gdzie w rekordach danych występują luki, a nawet błędy. Można to wygodniej poprawić w Excelu: tutaj łatwiej jest kopiować pola, a także jest funkcja wyszukiwania i zastępowania.
Eksportuj dane kontaktowe
Możesz wyeksportować swoją książkę adresową do programu Excel w następujący sposób:
- Otwórz moduł Łączność.
- W programie Outlook do wersji 2007 wywołujesz polecenie Plik → Importuj / Eksportuj na. W programie Outlook 2010 dzwonisz Plik → Otwórz → Importuj na.
- Wybierać Eksportuj do pliku i kliknij Dalej.
- Wybierz typ pliku Microsoft Excel 97-2003 i kliknij Dalej.
- Wybierać Łączność i kliknij Dalej.
- Określ gdzie i pod jaką nazwą ma zostać zapisany plik Excel i kliknij Dalej.
- Kliknij Pola mapy. Sprawdź, czy pola z Outlooka są poprawnie zmapowane do pól w arkuszu kalkulacyjnym Excel. Zadania zazwyczaj się zgadzają. Jeśli nie, po prostu przeciągnij jedno z pól z lewego okna do odpowiedniego pola w prawym oknie. Po zakończeniu zamknij okno za pomocą ok.
- Kliknij Kompletnyaby wygenerować plik Excel.
Edytuj dane w Excelu
Otwórz plik informacji kontaktowych w programie Excel. W tabeli można szybko zidentyfikować typowe niespójności, błędy przydziałów i różne pisownie. Często brakuje zwrotów grzecznościowych, czasami części nazwy są przypisane niepoprawnie:
Tutaj możesz po prostu skopiować i wkleić kolumnę pozdrowienie wypełnij poprawne zwroty grzecznościowe i popraw nieprawidłowe zadania za pomocą przeciągnij i upuść.
Z poleceniem Wyszukaj i zamień poprawić pisownię numerów telefonu i faksu. Aby to zrobić, zaznacz odpowiednie kolumny przed wywołaniem polecenia, aby ograniczyć wyszukiwanie do nich. W ten sposób możesz również wstawić numer kierunkowy kraju (+49 dla Niemiec) przed numerem telefonu i usunąć pierwsze zero z numeru kierunkowego.
Aby zapobiec zmianie numerów telefonów i kodów pocztowych przez przypadkowe formatowanie komórki (np. przez przypisanie formatu daty), pola te zostały poprzedzone apostrofem podczas eksportu z Outlooka. Program Excel interpretuje te liczby jako tekst, a nie jako wartości liczbowe. Podczas wyszukiwania w programie Excel nie wolno wprowadzać poprzedzającego apostrofu, w przeciwnym razie program Excel nie znajdzie wyszukiwanych terminów.
Po zakończeniu edycji zapisz plik Excel w formacie skoroszyt programu Excel 97-2003 i zamknij.
Importuj kontakty ponownie
Zmieniony plik Excela można wyeksportować z powrotem do Excela w następujący sposób:
- Wywołaj polecenie w Outlooku do wersji 2007 Plik → Importuj / Eksportuj lub w Outlooku 2010 Plik → Otwórz → Importuj na.
- Wybierać Importuj z innych programów lub plików i kliknij Dalej.
- Wybierz typ pliku Microsoft Excel 97-2003 i kliknij Dalej.
- Wybierz plik Excel. Pod Opcje wybierać Duplikaty ze względu na importowane elementy wymienić. Następnie kliknij Dalej.
- Wybierz jako folder docelowy Łączność a następnie kliknij Dalej.
- Kliknij Kompletnyaby dane zostały zaimportowane.
