Oprogramowanie księgowe oferuje te 7 zalet

Oprogramowanie księgowe oferuje te zalety

Ewidencja przychodów i wydatków, kalkulacja zysków i przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego dla urzędu skarbowego - to wszystko jest częścią księgowości. Prowadzenie księgowości lub księgowość z definicji oznacza obowiązek firmy lub przedsiębiorcy do rejestrowania wszystkich swoich transakcji biznesowych. Odbywa się to nie tylko w interesie organów podatkowych, ale również w interesie firmy, aby nie stracić orientacji.

Ten proces można znacznie uprościć za pomocą oprogramowania księgowego. W końcu nowoczesne oprogramowanie finansowe jest skonstruowane w taki sposób, że można zsynchronizować różne obszary księgowości, takie jak księgowość finansowa, zarządzanie klientami i dostawcami, monitowanie i fakturowanie. Automatyzuje to obiegi księgowe i ułatwia śledzenie wszystkich ważnych danych i zmian ekonomicznych w firmie.

Ale oprogramowanie księgowe jest przydatne nie tylko dla firm. Jako jednoosobowy przedsiębiorca, freelancer lub mały start-up możesz również skorzystać z narzędzia, które pomaga pisać faktury, śledzić przychodzące płatności i wydatki oraz obliczać odliczenia podatkowe.

Oprogramowanie księgowe oferuje te 7 zalet

Terminowość prawna

Ponieważ wiele jurysdykcji musi być branych pod uwagę, jeśli chodzi o księgowość, nie jest łatwo śledzić sprawy. Dobre oprogramowanie księgowe robi to za Ciebie, ponieważ jest stale aktualizowane przez dostawcę i aktualizowane zgodnie z najnowszym stanem prawnym.

Przechowywanie danych zgodnie z GoBD

Zgodnie z „Zasadami właściwego zarządzania i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych” (GoBD) przechowywane elektronicznie dokumenty źródłowe, takie jak faktury czy dowody dostawy, muszą być niezmienne. Samo utworzenie ich w programie Word lub Excel, a następnie przechowywanie ich na komputerze nie wystarczy. Teoretycznie dokumenty te mogłyby zostać ponownie zmienione w późniejszym czasie bez zauważenia przez nikogo. Dobre oprogramowanie księgowe umożliwia zapisywanie dokumentów zgodnie z GoBD, a tym samym zwiększa Twoje bezpieczeństwo prawne.

Unikanie błędów

Ponieważ w programach księgowych wiele rzeczy dzieje się automatycznie, można uniknąć błędów. Oprogramowanie wykonuje skomplikowane obliczenia, co jest nie tylko wygodne, ale także zwiększa pewność, że zawsze pracujesz z prawidłowymi liczbami. Istnieją również programy zewnętrzne, takie jak Gnumeric, które można wykorzystać do precyzyjnych obliczeń. Jednak praktyczniej jest obsługiwać wszystko w jednym narzędziu.

Połączenie z bankowością internetową

Nowoczesne programy księgowe można połączyć z bankowością internetową. W ten sposób płatności przychodzące i wychodzące na koncie można zawsze mieć pod kontrolą, a np. jednym kliknięciem wysyłać przypomnienia w przypadku opóźnień w płatnościach.

Digitalizacja paragonów i faktur

Paragony lub faktury nie mogą zostać utracone, ponieważ są przechowywane w formie cyfrowej. Ponadto, dzięki oprogramowaniu księgowemu, ręczne sortowanie nie jest już konieczne.

Doradcy podatkowi oszczędzają

Dzięki oprogramowaniu księgowemu doradca podatkowy może zostać uratowany w określonych okolicznościach. Zmniejsza to miesięczne wydatki i jest szczególnie przydatne dla właścicieli małych firm.

Oszczędzanie przestrzeni

Księgowość w firmach może zapełnić setki folderów i półek. Przestrzeń tę można zmniejszyć za pomocą oprogramowania księgowego, ponieważ wiele procesów działa tylko na komputerze.

Tak działa oprogramowanie finansowe

Sposób działania oprogramowania księgowego jest złożony. Kompleksowe oprogramowanie zawiera:

• Zautomatyzowana księgowość na przykład w oparciu o dekretację dokumentów i transakcji oraz ustalenie opodatkowania i zysków. Funkcje te obejmują również księgowania, tworzenie faktur z nadwyżką dochodów (EÜR), rachunki zysków i strat (P&L), zaliczki na podatek od sprzedaży oraz roczne sprawozdania finansowe.
• Zarządzanie płatnościami i wpływami Na przykład poprzez automatyczne sortowanie paragonów za płatności, archiwum paragonów, płacenie rachunków jednym kliknięciem lub synchronizację oprogramowania księgowego z własną skrzynką e-mail lub chmurą.
• Możliwości organizacyjne dla naszych własnych klientów.
• Połączenie z bankami i opcje przelewów na przykład kartą kredytową lub PayPal, aby płacić rachunki jednym kliknięciem.
• Przegląd zamówieńaby zawsze wiedzieć, gdzie jest Twoja własna firma.
• Program do fakturowania z wysyłką z poziomu aplikacji, aby tworzyć oferty, kredyty i faktury oraz bezpośrednio je konwertować.
• Połączenie z firmą ELSTER, oprogramowanie podatkowe urzędu skarbowego.
• Regularne aktualizacjektóre zapewniają aktualność oprogramowania i uwzględnienie nowych przepisów.

Oprogramowanie księgowe jest dostępne zarówno jako rozwiązanie w chmurze, jak i klasyczne oprogramowanie odtwarzane na komputerze za pośrednictwem płyty CD-ROM. Rozwiązania chmurowe są o wiele bardziej praktyczne, ponieważ nie ma potrzeby kupowania oprogramowania ani instalowania programów. Programem księgowym można sterować za pomocą przeglądarki i jest on dostępny z dowolnego miejsca, dlatego wystarczy jeden komputer, aby mieć pod kontrolą wszystkie swoje finanse.

3 najlepsze oprogramowanie księgowe

1. Lexoffice - księgowość internetowa

Lexoffice to księgowość online firmy Lexware, oprogramowania finansowego, które powstało od lat. Dzięki Lexoffice użytkownicy mają możliwość prowadzenia księgowości bez instalowania żadnego oprogramowania. Niezależnie od tego, czy jest to faktura nadwyżki dochodów (EÜR), wystawianie faktur, łączenie z bankowością internetową lub organizowanie kontaktów z klientami - Lexoffice jest intuicyjny w obsłudze, a zakres funkcji oferuje wszystko, czego potrzebujesz.

Lexoffice zapewnia elektroniczną księgę kasową dla małych firm, a Lexoffice może być również używany dla małych i średnich firm. Połączenie z ELSTER jest również zintegrowane, podobnie jak interfejs DATEV. Jeśli masz doradcę podatkowego, możesz przyznać mu wybrany dostęp do Twojego konta Lexoffice. Lexoffice oferuje nawet aplikację mobilną, dzięki której zawsze możesz mieć oko na swoje finanse. Lexoffice jest dostępny w trzech różnych, płatnych wersjach, z których wszystkie można anulować co miesiąc:

Rozliczenia i finanse: Za 7,90 euro miesięcznie (plus VAT) dostępne są podstawowe funkcje z zarządzaniem dokumentami, pisaniem ofert i faktur, a także bankowością internetową i dostępem do księgowych.

Księgowość i raporty: Za 16,90 EUR miesięcznie (plus VAT) możesz również utworzyć deklarację EÜR, P&L i zaliczki VAT. Możesz również użyć tego wariantu do tworzenia raportów amortyzacyjnych i podsumowujących.

Księgowość i płace: Dla firm zatrudniających kilku pracowników rekomendowany jest wariant rozbudowany za 26,80 euro (plus VAT), dzięki któremu oprócz wyżej wymienionych funkcji można również tworzyć zestawienia wynagrodzeń, dokonywać płatności na rzecz pracowników oraz księgować koszty osobowe.

2. SevDesk - intuicyjne oprogramowanie z łączem ELSTER

SevDesk jest intuicyjny w obsłudze i ułatwia prowadzenie księgowości dzięki możliwości digitalizacji paragonów oraz prostemu tworzeniu ofert i faktur. Nie ma potrzeby ubiegania się o certyfikat ELSTER w SevDesk, ponieważ program już zintegrował link do ELSTER.

Program posiada automatyczne rozpoznawanie tekstu OCR, co oznacza, że dokumenty można wyszukiwać według określonych słów kluczowych, a tym samym szybciej znajdować. Można również tworzyć konta międzynarodowe, a dostęp za pośrednictwem aplikacji jest również możliwy. Podczas gdy niektóre programy ograniczają liczbę rezerwacji rocznie, SevDesk pozwala na nieograniczoną ilość.

Dostępne jest również wsparcie telefoniczne i filmy z pomocą, jeśli nie znasz niektórych funkcji programu księgowego. Struktura kosztów SevDesk opiera się na miesięcznych umowach z możliwością wypowiedzenia, 12-miesięcznych subskrypcjach i 24-miesięcznych subskrypcjach, a ponadto istnieją trzy różne rozmiary pakietów:

Faktura:	Dzięki podstawowej funkcji można szybko i łatwo wysyłać faktury. Mailing, dostęp do doradcy podatkowego, administracja klienta, eksport DATEV, przypomnienia o płatnościach oraz tworzenie kredytów i anulowań są zintegrowane. Koszt wynosi 8,90 euro miesięcznie na miesiąc, 7,90 euro miesięcznie na rok i 6,90 euro miesięcznie przy umowie dwuletniej.
Księgowość:	Oprócz funkcji bilingowych istnieje również cyfrowe zarządzanie dokumentami i inteligentne rozpoznawanie dokumentów. Ponadto użytkownicy mają możliwość wystawienia EÜR i P&L, a także zaliczki na podatek VAT. Zintegrowane jest również prowadzenie księgi kasowej i interfejs do bankowości internetowej. Koszty są podzielone na 16,90 euro, 15,90 euro i 13,90 euro miesięcznie w zależności od umowy na 1, 12 lub 24 miesiące.
ERP:	Te funkcje są przydatne dla firm, które chcą obsługiwać zarządzanie zapasami, ceny dostawców i odbiorców oraz księgowanie zapasów za pomocą oprogramowania księgowego. Możliwe jest również przypisanie artykułów i dostawców. Osoby prywatne nie potrzebują tego zakresu funkcji. Te funkcje są wyceniane na 45,90 euro, 43 euro lub 39,50 euro, w zależności od terminu.

3. Reviso - rozliczenie w trzech wariantach cenowych

Za pomocą programu księgowego Reviso tworzysz plany kont, korzystasz z interfejsu ELSTER i rejestrujesz płatności w różnych walutach. Możesz także połączyć swoją bankowość internetową, tworzyć kompleksowe raporty biznesowe, deklaracje podatkowe lub śledzić swój bilans. Dokumenty można łatwo zeskanować, a tym samym zdigitalizować. Wystarczy kilka kliknięć, aby wysłać faktury, przypomnienia, dowody dostawy, potwierdzenia zamówień i oferty. Zarządzanie dostawcami i klientami ułatwia śledzenie zobowiązań. W ten sposób zarządzasz kosztami w zaciszu własnego domu.

Wadą Reviso w porównaniu z pozostałymi dwiema przedstawionymi opcjami jest to, że liczba rezerwacji jest ograniczona w każdej z trzech płatnych opcji. Oto jedyna różnica w cenie. Funkcje są takie same we wszystkich wariantach, zmienia się jedynie liczba rezerwacji.

Solo:	Maksymalnie 1000 rezerwacji rocznie za 15 euro miesięcznie.
Mały biznes:	Maksymalnie 4000 rezerwacji rocznie za 29 euro miesięcznie.
Profesjonalny:	Maksymalnie 10 000 rezerwacji rocznie za 39 euro miesięcznie.

Jeśli potrzebujesz tylko podstawowej funkcji i chcesz wystawiać faktury, SevDesk lub Lexoffice są tańsze u innych dostawców. Jeśli jednak chcesz korzystać z większej liczby funkcji i radzić sobie z 1000 linii rezerwacji rocznie, Reviso może otrzymać tańszą ofertę z podobnym zakresem funkcji.

Jak wybrać odpowiednie narzędzie dla siebie

Jeśli chcesz wybrać oprogramowanie księgowe, weź pod uwagę swoją osobistą sytuację. W zależności od tego, czy jako osoba prywatna chcesz złożyć zeznanie podatkowe z niewielkim wsparciem, czy też jesteś założycielem startupu i teraz musisz bacznie obserwować swoje finanse, masz zupełnie inne wymagania wobec swojego oprogramowania finansowego.

Oprócz wielkości firmy na decyzję o korzystaniu z oprogramowania księgowego może mieć również wpływ Twoja branża. Kluby mają inne wymagania dotyczące oprogramowania niż zarządcy nieruchomości. Istnieją różne programy księgowe dla różnych potrzeb:

• Z Money Manager EX możesz mieć oko na swoje dochody i wydatki, saldo konta oraz inwestycje i pożyczki.
• OpenPetra to darmowe oprogramowanie do administrowania stowarzyszeniem lub organizacją pomocową.
• Berlussimo ułatwia zarządzanie kamienicami usługami rzemieślniczymi, remontami i różnymi najemcami.
• Narzędzie Monex jest szczególnie odpowiednie dla gospodarstw domowych i małych firm, jeśli chodzi o zarządzanie dochodami i wydatkami.
• Narzędzia finansowe Hibiscus, które mogą również wykonywać bankowość domową, a także SynTAX i Jameica nadają się do obsługi księgowej małych firm.
• Podwójna księgowość i przegląd bankowości internetowej są całkowicie bezpłatne dzięki GnuCash.

Wskazówka: Jako przedsiębiorca możesz odliczyć od podatku miesięczne lub jednorazowe koszty oprogramowania księgowego jako wydatek biznesowy.

3 wskazówki dotyczące księgowości cyfrowej

1. Szybko zdigitalizuj swoje papierowe paragony za pomocą skanera i nie pozwól, aby w pierwszej kolejności powstał stos papierów. Oszczędza to cenny czas i nie traci orientacji.
2. Zapisuj dokumenty w dobrej rozdzielczości i w praktycznym formacie pliku, takim jak PDF.
3. Drugi monitor ustawiony pionowo (na przykład za pomocą tabletu) może ułatwić księgowanie, ponieważ dokumenty cyfrowe są prawie wyłącznie w pozycji pionowej.

Wniosek: dobre oprogramowanie księgowe wykonuje za Ciebie dużo pracy

Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest istotną częścią firmy i osoby prywatne, a także właściciele małych firm nie mogą tego ignorować. Aby móc działać ekonomicznie, konieczne jest pilnowanie przychodzących płatności i wydatków. Ustawodawca określa również, w jaki sposób ma być uregulowana księgowość. Oprogramowanie księgowe pomaga nie stracić orientacji i zawsze działać w sposób zgodny z prawem.

Tworzenie rocznych sprawozdań finansowych, EÜR, P&L oraz zaliczek na podatek VAT jest możliwe za pomocą programów księgowych. Własne konto firmowe oraz oprogramowanie ELSTER urzędu skarbowego można również połączyć z programem księgowym. Jeśli wybierzesz rozwiązanie w chmurze cyfrowej, będziesz mieć dostęp do swojej księgowości w dowolnym miejscu i czasie. Nie musisz instalować żadnego dodatkowego oprogramowania i teoretycznie możesz prowadzić księgowość z programami takimi jak Lexoffice, SevDesk czy Reviso bez doradcy podatkowego.

Wybierając oprogramowanie finansowe, ważne jest, aby wiedzieć, w jakiej branży się znajdujesz, jak duża jest Twoja firma i jakie są Twoje wymagania księgowe. Dzięki kilku wskazówkom i dobremu oprogramowaniu to zadanie nie jest już dla Ciebie denerwujące i chaotyczne, ale możesz regulować swoje finanse w sposób bezpieczny prawnie i bez obawy o pomyłki.