Skanuj dokumenty: instrukcje i darmowe programy

Osiągnij swój cel łatwo dzięki tym szczegółowym instrukcjom

Jeśli masz w domu papierowe dokumenty, które chcesz zabezpieczyć cyfrowo, możesz je zeskanować. Nawet w wielu biurach wciąż znajdują się stare akta i dokumenty, które trzeba przenieść do świata cyfrowego. Za pomocą skanera można łatwo tworzyć cyfrowe obrazy dokumentów analogowych. Nawet zdjęcia lub slajdy można skanować, a archiwizacja odbywa się nie tylko w pudełkach i albumach fotograficznych w piwnicy. Skanowanie tworzy wydruk 2D dokumentu analogowego, który można następnie edytować na komputerze w razie potrzeby.

Skanowanie dokumentów: dlatego ma to sens

Kiedy skanujesz dokument, tworzy jego cyfrową wersję, którą możesz zapisać na swoim komputerze. Dzięki skanowi możesz:

• wycofać się
• Sortuj według
• edytować
• duplikować
• wysłać

Plik utworzony przez zeskanowany dokument początkowo odtwarza informacje zawarte w oryginalnym dokumencie. Następnie możesz edytować plik, jak chcesz, za pomocą odpowiedniego oprogramowania do skanowania. Niezależnie od tego, czy chcesz dopasować kolory, czy łączyć różne skany - Ty decydujesz, czy i jak chcesz zmienić swój skan.

Skaner: możesz wybierać między tymi 2 wariantami

Do skanowania dokumentów potrzebny jest skaner. Do wyboru są dwa warianty:

• Skaner do płyt płaskich to kompaktowe urządzenie, za pomocą którego można skanować formaty DIN A4 i dokumenty o mniejszych rozmiarach.
• Dzięki urządzeniu wielofunkcyjnemu możesz nie tylko skanować, ale także drukować i kopiować. W przeszłości wiele urządzeń wielofunkcyjnych posiadało również wbudowaną funkcję faksu, obecnie bardziej przypomina ona wbudowaną w urządzenia sieć WLAN lub Bluetooth.

Urządzenia wielofunkcyjne są znacznie większe niż skanery płaskie i dlatego są częściej używane w biurach lub środowiskach pracy. Jeśli masz urządzenie wielofunkcyjne i często skanujesz i drukujesz, najlepiej jest kupić takie z podajnikiem dokumentów, aby nie trzeba było ładować każdego arkusza papieru osobno.

Skanowanie dokumentów: tak to działa

Do skanowania dokumentów potrzebny jest komputer i skaner.

Podłącz skaner do komputera.

Następnie umieść dokument stroną do skanowania skierowaną w dół na szklanej płycie włączonego skanera.

Następnie naciśnij przycisk „Skanuj”, a po kilku sekundach zobaczysz obraz dokumentu wyświetlany na ekranie komputera za pomocą jednego kliknięcia.

Zapisz dokument, gdy będziesz z niego zadowolony.

Jeśli chcesz coś zmienić, możesz powtórzyć skanowanie po dostosowaniu ustawień.

Po zeskanowaniu edytuj dokument, jak chcesz, korzystając z wybranego oprogramowania. Na przykład, jeśli zeskanowano go pod kątem, można go wyprostować za pomocą programu takiego jak Scantailor.

Zapisz go, gdy tylko skończysz go edytować.

Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu, takiemu jak iCopy, możesz również drukować swoje skany bezpośrednio, jeśli masz drukarkę podłączoną do komputera. Dzięki programom pocztowym, takim jak Microsoft Outlook, Thunderbird lub Windows Mail, możliwe jest wysyłanie skanów bezpośrednio jako e-mail. Możesz natychmiast digitalizować i udostępniać dokumenty papierowe. Nawiasem mówiąc, zakres dostawy Microsoft Outlook obejmuje również ScanPST - możesz użyć tego programu do naprawy swojego osobistego folderu w Outlooku.

Wskazówka

Upewnij się, że ustawiłeś skaner na właściwą rozdzielczość przed skanowaniem. W przeciwnym razie elementy tekstowe mogą być rozmyte. Wybierz rozdzielczość 300 dpi dla czarno-białych dokumentów tekstowych. Jeśli masz do czynienia z tekstem na kolorowym papierze, możesz również dostosować jasność skanu w górę – o 10 procent.

Im więcej kolorów i grafik zeskanujesz, tym większy będzie ostatecznie plik. Jeśli chcesz zaoszczędzić miejsce w pamięci i przyspieszyć skanowanie, możesz ustawić ustawienia kolorów dla skanowania czarno-białego, jeśli kolory nie są tak ważne dla dokumentu cyfrowego.

Do skanowania nie trzeba pobierać żadnego dodatkowego oprogramowania z Internetu. Potrzebujesz tego tylko wtedy, gdy chcesz później edytować swój cyfrowy dokument. Większość skanerów jest dostarczana z powiązanym oprogramowaniem, którego można używać do skanowania i wprowadzania podstawowych ustawień. W systemie Windows 10 nie potrzebujesz żadnego oprogramowania do skanowania.

Skanowanie w systemie Windows 10

1. Zainstaluj skaner przed rozpoczęciem.

2. Otwórz menu Start w lewym dolnym rogu, a następnie wpisz „Faksowanie i skanowanie w systemie Windows” w funkcji wyszukiwania.

3. Kliknij program, a następnie przejdź do „Nowe skanowanie”.

4. W sekcji „Podgląd” możesz dostosować obszar, który chcesz zeskanować, jak chcesz.

5. Teraz możesz wybrać format, w którym chcesz zapisać skan. Możliwe jest również zapisanie skanu jako plik PDF.

6. Po skanowaniu znajdziesz zeskanowane dokumenty w folderze „Dokumenty” -> „Zeskanowane dokumenty”

7. Masz również możliwość przekazania pliku innym osobom w postaci poczty lub faksu podczas skanowania.

   

Zapisz swoje skany w tym formacie

Z reguły skany zapisywane są w formacie JPEG.webp lub JPG.webp (Joint Photographic Experts Group). Format JPEG.webp jest najpopularniejszym formatem do zapisywania plików graficznych, ponieważ skan to nic innego jak plik obrazu. JPEG.webp działa w oparciu o piksele, a zarówno kompatybilność, jak i użyteczność są wysokie. Prawie wszystkie programy mogą również otwierać format JPEG.webp lub konwertować inne formaty plików na JPEG.webp. Jednak podczas skanowania może wystąpić nieznaczna utrata jakości, jeśli dokument zostanie następnie zapisany jako JPEG.webp. Jednak w przypadku poważnych nieprawidłowości można to zwykle zrekompensować i poprawić za pomocą oprogramowania.

Inne formaty to formaty PNG i TIFF. PNG jest szczególnie odpowiedni, gdy pliki graficzne mają być skompresowane. TIFF umożliwia konwersję plików bez pogorszenia jakości. Pliki w formacie Tiff można również szczególnie dobrze przetwarzać za pomocą oprogramowania graficznego.

Zapisuj skany w formacie PDF za pomocą programu Adobe Acrobat

Aby zapisać skan jako plik PDF, wymagane jest rozpoznawanie tekstu, znane również jako OCR (Optyczne Rozpoznawanie Znaków). To optyczne rozpoznawanie znaków umożliwia również wyszukiwanie elementów tekstowych w obrazach lub grafice, dzięki czemu są one konwertowane i konwertowane na edytowalne i przeszukiwalne pliki. Pliki obrazów w formacie JPEG.webp nie są, na przykład, w systemie Windows 10 można zapisać skan jako plik PDF bezpośrednio podczas tworzenia skanu. Jeśli korzystasz z programu Adobe Acrobat, możesz zapisać zeskanowane pliki bezpośrednio jako plik PDF. Następnie możesz zeskanować papierowy dokument z automatycznym rozpoznawaniem kolorów i zapisać go jako plik PDF lub możesz ustawić własne specyfikacje w sekcji „Skanowanie zdefiniowane przez użytkownika”.

Możesz wybrać spośród tych wartości domyślnych:

• Automatyczne wykrywanie trybu koloru
• Kolorowy dokument
• Dokument czarno-biały
• Dokument w skali szarości
• Kolorowe zdjęcie

Możesz także wybrać, czy chcesz jednocześnie skanować wiele plików jako plik PDF. Następnie możesz zoptymalizować zeskanowane pliki PDF. Niestety, Adobe Acrobat nie jest darmowy, jeśli chcesz z niego korzystać długoterminowo – wersja próbna jest dostępna za darmo.

Top 5: Te bezpłatne programy do skanowania i drukowania są zalecane

ABBYY Fine Reader

FineReader umożliwia skanowanie, edycję skanów i konwertowanie skanów na dokumenty PDF. Możesz dodawać adnotacje do dokumentów i udostępniać je innym, jednocześnie śledząc zmiany wprowadzone w pliku. Twoje skany można również przekonwertować do plików Excel lub Word.

Readiris Pro

Oprogramowanie Readiris Pro jest kompatybilne z Windows 7,8 i 10. Możesz konwertować swoje skany do formatu PDF, formatu eBook ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF i wielu innych. Nie musisz ograniczać się do dokumentów czysto tekstowych. Oprogramowanie może również odczytywać elementy tekstowe z obrazów i wyodrębniać tylko te. Jeśli zapiszesz skany w formacie PDF za pomocą Readiris Pro, możesz również użyć oprogramowania do późniejszego scalania, kompresowania i organizowania plików PDF.

Skan papieru

Dzięki PaperScan możesz skanować dokumenty, rysunki i zdjęcia. Możesz obracać, przesuwać, odbijać lub usuwać skany, jak chcesz. Naprawy pilników można również wykonać za naciśnięciem przycisku, np. Dopasowanie pęknięć lub dziur, które są obecne na szablonie analogowym. Możesz także dostosować kolory, jak chcesz, a dokument można również przekonwertować na skalę szarości lub czarno-biały. Możesz także wybierać spośród wielu filtrów. Do wyboru są następujące formaty:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEB
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 oznacza „Not Another PDF Scanner” i jest nieskomplikowanym narzędziem do skanowania dokumentów i obrazów. Skaner nie musi być instalowany osobno za pomocą sterownika, ale jest automatycznie rozpoznawany przez program. Możesz edytować swoje skany przed skanowaniem, na przykład określając sekcję obrazu. Dzięki automatycznemu rozpoznawaniu tekstu możesz szybko skopiować tekst z dokumentów. Możesz zapisać swoje skany w zwykłych formatach JPG.webp, PNG, TIFF i oczywiście PDF.

Darmowa edycja VueScan

VueScan Free Edition obsługuje ponad 1850 skanerów. Dzięki darmowemu oprogramowaniu możesz skanować nie tylko dokumenty, ale także zdjęcia i filmy. Możesz wybierać między różnymi poziomami jakości, aby jak najlepiej zdigitalizować swoje szablony. Możesz także wcześniej przyciąć skany, dostosować kolory i wybrać różne opcje filtrowania.

Wskazówka:

Dokumenty można również skanować za pomocą smartfona. Dzięki aplikacjom takim jak Adobe Scan lub CamScanner możesz łatwo robić zdjęcia dokumentów za pomocą aparatu smartfona. Adobe Scan umożliwia nawet rozpoznawanie tekstu za pomocą OCR. Po zakończeniu skanowania możesz zapisać obraz na smartfonie, wysłać go lub załadować do chmury.

Wniosek: skanuj dokumenty i edytuj je, jak chcesz

Jeśli chcesz zdigitalizować papierowe dokumenty, nie możesz uniknąć ich skanowania. Można to zrobić za pomocą smartfona, ale skaner jest lepszy i ma więcej opcji. W zależności od tego, ile skanujesz, drukujesz i kopiujesz, kupujesz tylko płaski skaner lub urządzenie wielofunkcyjne. W systemie Windows 10 nie potrzebujesz już żadnego dodatkowego oprogramowania do skanowania dokumentów. Jeśli chcesz edytować, konwertować, wycinać lub scalać swoje skany, potrzebujesz dodatkowego programu, takiego jak VueScan lub Readiris Pro. W zależności od systemu operacyjnego do konwersji skanów na plik PDF może być również potrzebne dodatkowe oprogramowanie. Upewnij się, że obejmuje to również optyczne rozpoznawanie tekstu (OCR), dzięki czemu skany można edytować i przeszukiwać.