Oznaczanie kolorami: wykrywaj zduplikowane wpisy w programie Excel

Zidentyfikuj duplikację za pomocą kolorowych oznaczeń

Może ty też to wiesz. Pracujesz z długimi tabelami i listami w Excelu, a potem: Masz zduplikowane wpisy w swoich rekordach. Na szczęście Excel oferuje różne opcje szybkiego rozpoznawania zduplikowanych wpisów i wartości oraz automatycznego oznaczania ich.

Wyświetlaj zduplikowane wartości i liczby na listach Excel z kolorami

Jednym ze sposobów porównywania zduplikowanych wartości i liczb jest formatowanie warunkowe. Aby użyć tej funkcji na swoich listach lub tabelach, użyj następujących funkcji:

1. Wybierz pierwszą komórkę lub bezpośrednio wszystkie komórki, do których chcesz zastosować formatowanie warunkowe

2. Na wstążce kliknij „Formatowanie warunkowe” pod „Start” i „Style”.

   

3. Następnie otworzy się menu rozwijane. Wybierz "Reguły podświetlania komórek" a następnie "Powiel wartości…".

   

4. W pierwszym polu menu „Zduplikowane wartości” wybierz „Duplikuj”.

   

5. W następnym kroku określasz kolor, w jakim zduplikowane wpisy na liście mają być podświetlone. Aby to zrobić, kliknij strzałkę i wybierz żądany kolor.

6. Zduplikowane wpisy na liście są wyróżnione tym kolorem.

7. Zamknij okno dialogowe przyciskiem „OK”.

Kompletny! Tabela zaznaczona kolorem wygląda wtedy tak:

Jeśli na początku wybrałeś tylko jedną komórkę, możesz łatwo przenieść formatowanie. Możesz po prostu przenieść funkcję na całe tabele lub określone obszary

Wskazówka: formatowanie warunkowe jest również możliwe dla obszarów bez danych

Poniższa wskazówka jest również bardzo przydatna: Nie możesz zastosować wybranego formatowania tylko do obszarów, na których zostały napisane. Możesz także rozszerzyć formatowanie na obszary, które nie zostały jeszcze wypełnione. Jeśli wprowadzisz tam dane w późniejszym czasie, zduplikowane wpisy są wyświetlane natychmiast.

Jak dokładnie działa metoda wyszukiwania zduplikowanych wartości w programie Excel?

Ta procedura wykorzystuje formatowanie warunkowe. Dzięki formatowaniu warunkowemu program Excel oferuje elastyczne narzędzie do formatowania istniejących list i tabel, które nie zostały jeszcze utworzone. Możesz po prostu zaznaczyć dowolne obszary, do których chcesz zastosować formatowanie. Formatowanie uwzględnia również nowe wartości. Są one porównywane z istniejącymi rekordami danych i, jeśli to konieczne, odpowiednio oznaczane.

Wyróżnij nazwy, które pojawiają się dwukrotnie w tabelach Excela w kolorze

Zduplikowane wpisy są również powszechne w tabelach zawierających imiona i nazwiska. W naszym przykładzie lista w kolumnie A została już posortowana według nazwiska. Kombinacja imienia i nazwiska może występować dwukrotnie, np. Berger, Matthias czy Herbert, Friedrich.

Zaznacz kolorem zduplikowane nazwy w tabelach

W tym przykładzie sensowne może być wyróżnienie nazw, które pojawiają się dwa razy w kolorze. To powinno się zdarzyć, gdy imiona są pod sobą. A jeśli imię i nazwisko są takie same. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:

1. Na wstążce kliknij „Formatowanie warunkowe” pod „Start” i „Style”.

2. Teraz kliknij „Nowa reguła”.

   

3. Pojawi się okno dialogowe. Kliknij „Użyj formuły, aby określić komórki do sformatowania”.

   

4. Następnie wprowadź lub skopiuj następującą formułę w polu „Formatuj wartości, dla których ta formuła jest prawdziwa”:
   = AND (A2 = A3; B2 = B3)

5. To powinno wyglądać tak:

   

6. Teraz wybierz element "Format …".

7. Pojawi się okno dialogowe: Teraz kliknij kartę „Wypełnij”.

   

8. Teraz kliknij żądany kolor. Pozwala to określić kolor, jakim mają być oznaczone zduplikowane wartości.

   

9. Zakończ wybór przyciskiem „OK”, a także zamknij poprzednie okno dialogowe przyciskiem „OK”.

Co dokładnie się dzieje, gdy robisz to, aby wyświetlić zduplikowane nazwy?

Jeśli istnieją teraz dane, których dotyczy formatowanie, są one oznaczane wcześniej wybranym kolorem. Wszystkie komórki o zduplikowanych nazwach są podświetlone na żółto. Wynik wygląda tak:

Uwagi dla użytkowników starszych wersji Excela

W przypadku starszych wersji programu Excel (przed programem Excel 2007) konieczna jest nieco inna procedura. Przejdź do menu „Format” i wybierz „Formatowanie warunkowe”. Teraz kliknij „Formuła JEST”. Wpisz lub skopiuj tam wzór, o którym mowa w punkcie 4. W sekcji „Format” możesz również wybrać żądany kolor komórki.

Zrzuty ekranu zostały wykonane w programie Excel w wersji 2016.

FAQ

Czy mogę wyświetlać wartości, które występują tylko raz, a nie dwa razy?

Tak, to możliwe. Aby to zrobić, wybierz w "Formatowanie warunkowe" i "Powiel wartości…", zamiast "Podwójnie", funkcję "Unikalny". Wtedy zobaczysz tylko wartości, które pojawiają się tylko raz w zaznaczonym obszarze.

Jak mogę porównać ze sobą całe skoroszyty programu Excel?

Możliwe jest porównywanie całych skoroszytów, ale tylko z Office Professional Plus (2013, 2016, 2022-2023) wersjami Excela i Microsoft 365 Apps for Enterprise. Tutaj możesz wprowadzić całe skoroszyty w sekcji „Porównaj dane” i je porównać.