Zarządzanie listami adresów na komputerze jest praktyczne. Czasami jednak warto mieć pod ręką wydrukowaną książkę adresową. Różne podejścia nie muszą się wzajemnie wykluczać.
Wystarczy użyć programu Word, aby umieścić swoje adresy na papierze - niezależnie od tego, czy zapisałeś je w programie Outlook, Excel czy innym źródle danych.
Wystarczy użyć funkcji korespondencji seryjnej i skompilować „katalog” lub „katalog”. Ponieważ polecenia korespondencji seryjnej w każdej wersji programu Word są bardzo różne, oto tylko podstawowe procedury:
- Utwórz nowy dokument Word i uruchom funkcję korespondencji seryjnej:
W programie Word 2010, 2007 przez ROZPOCZĘCIE DRUKOWANIA SERII POCZTÓW - ROZPOCZĘCIE DRUKOWANIA SERII,
w programie Word 2003, 2002 / XP poprzez DODATKOWE LISTY I MAILINGI - SERYJNE TWORZENIE LISTÓW lub ASYSTENT DRUKOWANIA SERYJNEGO
lub w programie Word 2000 z DODATKAMI SERII DODATKOWYCH. - Teraz ważne jest, aby zadeklarować bieżący dokument jako „katalog” lub „katalog”:
W programie Word 2010, 2007 wybierz opcję KATALOG w menu przycisku ROZPOCZNIJ CIĄGŁE DRUKOWANIE,
w Word 2003, 2002 / XP aktywuj opcję KATALOG w obszarze zadań DRUK SERII
aw programie Word 2000 wybierz UTWÓRZ KATALOG w menedżerze korespondencji seryjnej. - Następnie postępuj jak w przypadku normalnego dokumentu korespondencji seryjnej, łącząc źródło danych (plik Excel, książkę adresową programu Outlook itp.), a następnie wstawiając pola korespondencji seryjnej, które będą tworzyć wpisy w drukowanej książce adresowej.
Cechą szczególną katalogu/katalogu jest to, że program Word nie rozpoczyna nowej strony dla każdego rekordu w źródle danych. Zamiast tego wszystkie rekordy danych są wyprowadzane bezpośrednio jeden pod drugim - w sam raz dla wydrukowanej książki adresowej. Należy jednak o tym pamiętać podczas rozmieszczania pól korespondencji seryjnej w dokumencie programu Word.
Należy również dodać pusty akapit poniżej ostatniego pola korespondencji seryjnej, tak aby między każdym rekordem był odstęp.
Przydatne jest również sortowanie rekordów według nazwiska:
W programie Word 2010, 2007 wybierz opcję MAILINGS - CIĄGŁE DRUKOWANIE - EDYTUJ LISTĘ ODBIORCÓW i kliknij SORTUJ w wyświetlonym oknie dialogowym. Następnie możesz wybrać pole nazwy jako pierwsze kryterium sortowania.
W programie Word 2003, 2002 / XP przejdź do „Kroku 5 z 6” w okienku zadań korespondencji seryjnej, w którym kliknij opcję EDYTUJ LISTĘ ODBIORCÓW. Następnie kliknij nagłówek kolumny pola nazwy, według którego chcesz sortować.
W programie Word 2000 otwórz MENEDŻERA DRUKU SERII w celu sortowania, klikając przycisk OPCJE ZAPYTANIA. W następnym oknie dialogowym przejdź do zakładki SORTUJ REKORDY, aby określić odpowiednie pole nazwy jako klucz sortowania. (pbk)
