Outlook: nie wysyłaj wiadomości e-mail od razu

Outlook oferuje różne opcje zapobiegania wysyłaniu wiadomości e-mail natychmiast po ich utworzeniu. Tutaj możesz np. wyłączyć natychmiastową wysyłkę, aby ponownie sprawdzić napisaną wiadomość e-mail lub linię

Jak wyłączyć natychmiastową wysyłkę i wysyłać e-maile później?

Kto jeszcze tego nie doświadczył: Gdy tylko e-mail zostanie wysłany, pojawiają się wątpliwości, czy naprawdę musiałeś go tak pisać. Każdy, kto ma tendencję do impulsywnego odpowiadania na e-maile i często znajduje się w niewłaściwym miejscu, może łatwo uniknąć takiej sytuacji w przyszłości.

Na pierwszy rzut oka rozwiązanie brzmi bardzo prosto: Wyrób sobie nawyk nie wysyłania e-maili od razu po napisaniu, ale pozwól im odpocząć i przeczytaj je jeszcze raz przed ich wysłaniem.

Jednak łatwiej powiedzieć niż zrobić. Zwłaszcza, gdy jesteś w pełnym rozkwicie i w końcu przekazałeś odbiorcy swoją opinię – wtedy kliknięcie WYŚLIJ lub kombinacja klawiszy CTRL + ENTER jest właściwym punktem końcowym. A rozmyślanie zwykle zaczyna się dopiero po złożeniu wniosku.

Dlatego zaleca się wyłączenie opcji w Outlooku, która zapewnia wysyłanie wiadomości e-mail natychmiast po kliknięciu WYŚLIJ, jeśli masz połączenie z Internetem. Program Outlook najpierw umieszcza wysłane przez Ciebie wiadomości e-mail w folderze POSTAL OUTPUT. Tam czekają, aż wydasz polecenie WYŚLIJ WSZYSTKO / ODBIERZ lub WYŚLIJ WSZYSTKO.

Aby to zrobić, musisz jednak wyłączyć automatyczne wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail przez Outlooka.

Instrukcje: Jak wyłączyć natychmiastową wysyłkę?

Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:

1. W Outlooku do wersji 2007 wywołaj polecenie DODATKI >> OPCJE i otwórz rejestr E-MAIL-SETUP. W programie Outlook 2010 wywołaj polecenie PLIK >> OPCJE i otwórz kartę ZAAWANSOWANE.
2. Wyłącz opcję WYŚLIJ NATYCHMIAST, JEŚLI POŁĄCZONE (w Outlook 2010 musisz trochę przewinąć w dół, aby znaleźć sekcję WYŚLIJ / ODBIERZ). Pozostaw okno otwarte.

Aby Outlook faktycznie nie wysyłał e-maili ze skrzynki odbiorczej, dopóki nie wydasz instrukcji, warto wyłączyć automatyczne odbieranie i wysyłanie:

1. Aby to zrobić, kliknij przycisk WYŚLIJ / ODBIERZ w oknie dialogowym z poprzedniej sekcji.
2. W USTAWIENIACH DLA GRUPY „WSZYSTKIE KONTA” aktywuj OPCJA WŁĄCZ TĘ GRUPĘ DO TRANSMISJI (F9).
3. Aby mieć pewność, że e-maile nie zostaną wysłane bez Twojej ekspresowej komendy, wyłącz poniżej opcję AUTOMATYCZNA DOSTAWA CO X MINUT.
4. Jeśli pamiętasz o wysyłaniu e-maili nadal znajdujących się w folderze OUTPUT przed wyjściem z Outlooka, pozostaw opcję AUTOMATYCZNA TRANSMISJA PRZY WYJŚCIU Z PROGRAMU wyłączona. Jeśli jednak chcesz uniknąć zapomnienia o wysyłaniu wiadomości e-mail po zamknięciu programu Outlook, włącz tę opcję.
5. Jeśli zdefiniowałeś własne grupy wysyłania / odbierania dla poszczególnych kont, powtórz kroki od 2 do 4.
6. Zamknij okna dialogowe.

Jak w końcu wysyłać e-maile ze skrzynki nadawczej

Jeśli odbiorca nie czeka już pilnie na Twoją odpowiedź, zostaw pisemne e-maile w skrzynce nadawczej na pół godziny lub dłużej.

Następnie ponownie przejrzyj e-maile, popraw błędy pisowni lub sformułowania, a następnie wyślij wszystkie e-maile ze skrzynki odbiorczej.

W programie Outlook do wersji 2007 dostępnych jest kilka opcji wysyłania wiadomości e-mail:

• Naciśnij klawisz F9 lub CTRL + M.
• Kliknij przycisk WYŚLIJ / ODBIERZ na pasku narzędzi w module e-mail.
• Wywołaj polecenie NARZĘDZIA >> WYŚLIJ / ODBIERZ i wybierz opcję WYŚLIJ WSZYSTKO / ODBIERZ lub konto, na które mają zostać przesłane e-maile.
• Jeśli chcesz tylko opróżnić folder WYJŚCIE, ale nie chcesz odbierać żadnych e-maili, wywołaj polecenie DODATKI >> WYŚLIJ / ODBIERZ >> WYŚLIJ WSZYSTKO.

W Outlook 2010 masz również kilka opcji:

• Naciśnij klawisz F9 lub CTRL + M.
• Otwórz zakładkę WYŚLIJ / ODBIERZ w module e-mail i kliknij przycisk WYŚLIJ / ODBIERZ WSZYSTKIE FOLDERY.
• W dowolnym module Outlooka kliknij na miniprzycisk WYŚLIJ / ODBIERZ WSZYSTKIE FOLDERY w pasku szybkiego dostępu (w lewym górnym rogu okna - patrz oznaczenie na zrzucie ekranu poniżej).
• Jeśli chcesz tylko wysyłać i odbierać wiadomości e-mail dla jednego ze swoich kont, kliknij zakładkę WYŚLIJ / ODBIERZ w grupie WYSYŁAJ-ODBIERZ, a następnie nazwę odpowiedniego konta.
• Jeśli chcesz tylko wysyłać e-maile, ale ich nie pobierać, kliknij zakładkę WYŚLIJ / ODBIERZ na WYŚLIJ WSZYSTKO.

Jak automatycznie wysyłać e-maile z opóźnieniem?

Outlook oferuje nie tylko opcję przechowywania wiadomości e-mail w skrzynce nadawczej w pierwszej kolejności i wysyłania ich tylko wtedy, gdy wydasz polecenie, aby to zrobić. Zamiast tego Outlook umożliwia również wysyłanie wiadomości e-mail z opóźnieniem czasowym we wstępnie zdefiniowanym czasie bez konieczności samodzielnego klikania przycisku „Wyślij”.

Jeśli nie wysyłasz wiadomości przez serwer Exchange, Outlook musi być uruchomiony i połączony z Internetem w momencie wysłania wiadomości e-mail. W przeciwnym razie wiadomość e-mail zostanie wysłana dopiero po ponownym uruchomieniu programu Outlook i połączeniu z Internetem.

Możesz użyć opcji wiadomości, aby określić, że wiadomość e-mail powinna zostać wysłana z opóźnieniem.

1. Napisz e-mail jak zwykle, ale nie klikaj jeszcze "Wyślij".

2. Zamiast tego kliknij przycisk "Opcje" lub, w programie Outlook 2007/2010, zakładkę "Opcje".

3. W programie Outlook 2003 lub starszym aktywuj opcję „Opóźnij dostawę do” i wprowadź żądaną datę i godzinę. W Outlooku 2007 i 2010 kliknij „Opóźnij dostawę” i wprowadź datę dostawy.
   

4. Zamknij okno i kliknij „Wyślij”.

E-mail jest teraz „zaparkowany” w skrzynce nadawczej. Tam możesz otworzyć go ponownie w dowolnym momencie, aby wprowadzić zmiany. Oczywiście możesz go usunąć, jeśli już go nie potrzebujesz.