W programach PowerPoint 2002 i 2003 można również błyskawicznie tworzyć profesjonalnie wyglądające schematy organizacyjne i procesy.
Począwszy od programu PowerPoint 2007, funkcja grafiki SmartArt umożliwia łatwe tworzenie profesjonalnie wyglądających schematów organizacyjnych i procesów w możliwie najkrótszym czasie oraz wyświetlanie ich na slajdzie krok po kroku. Pokażemy Ci, jak szybko i skutecznie tworzyć schematy organizacyjne na zasadzie modułowej, nawet w starszych wersjach pakietu Office.
Dlaczego polecenie Reprezentacje schematyczne nie jest najlepszym wyborem?
To prawda, idzie to dość szybko, jeśli musisz utworzyć schemat organizacyjny na pasku narzędzi Rysować sekwencja poleceń, jak pokazano poniżej Schematyczne przedstawienie – schemat organizacyjny Wybierz.
Ale oprócz zalet, że jest szybki, są cztery wady:
- Przy wyborze kształtów domyślnie ograniczasz się do zaokrąglonych prostokątów.
- Swobodne pozycjonowanie elementów schematu organizacyjnego jest możliwe tylko w ograniczonym zakresie.
- Formatowanie zgodnie ze specyfikacjami firmy może być realizowane tylko w niewygodny sposób.
- Animując musisz zadowolić się danymi procesami.
Dzięki Autokształtom jesteś znacznie bardziej elastyczny
Aby uzyskać najlepsze wyniki, utwórz schemat organizacyjny w całości z Autokształtów.
- Użyj do tego formularzy prostokąt lub elipsa z paska narzędzi Rysować.
- Lub pracuj z kształtem Zaokrąglony prostokątktóre można również znaleźć na pasku narzędzi Rysować o sekwencji poleceń Autokształty - standardowe kształty Odnaleźć.
- Użyj funkcji, aby połączyć obiekty Linie łączące. Możesz to również znaleźć na pasku narzędzi Rysować o sekwencji poleceń Autokształty - Połączenia. Najlepszym wyborem jest połączenie kątowe, nawet jeśli w danej chwili potrzebujesz tylko prostego. Jeśli przesuniesz prostokąty później, linia łącząca dostosuje się i zostanie automatycznie ustawiona pod kątem.
Korzystając z poszczególnych Autokształtów, możesz dostosować sposób rozmieszczenia elementów schematu organizacyjnego, sposób ich łączenia i animowania.
Z siatkami i prowadnicami jest łatwiej
Aby jak najszybciej i jak najdokładniej uporządkować poszczególne elementy schematu organizacyjnego, aktywuj opcję na początku Wyrównaj obiekty do siatki.
- Możesz znaleźć tę opcję za pomocą polecenia menu Widok - Siatka i wytyczne.
- Możesz nawet wyświetlić siatkę na ekranie. Możesz znaleźć opcję w tym samym oknie dialogowym.
- Jeśli chcesz, aby siatka znów była niewidoczna na ekranie, po prostu użyj kombinacji klawiszy Shift + F9.
- Linie pomocnicze są jeszcze bardziej elastyczne, ponieważ możesz je swobodnie przesuwać po slajdzie. Możesz także aktywować linie prowadzące w oknie dialogowym pokazanym powyżej (Pokaż rysowanie linii na ekranie). Najszybszy sposób na włączenie linii prowadzących Alt + F9 włączone lub wyłączone.
Praca z systemem
Możesz zaoszczędzić dużo czasu, jeśli będziesz postępować zgodnie z planem podczas tworzenia schematu organizacyjnego. Oto kilka ważnych „zasad planu”:
- ZANIM zaczniesz rysować, zastanów się, ile obiektów będziesz potrzebować do schematu organizacyjnego.
- Pamiętaj, aby policzyć wymaganą liczbę kolumn i wierszy, aby móc odpowiednio rozmieścić obiekty na slajdzie.
- Następnie użyj poleceń na pasku narzędzi Rysowanie, aby utworzyć prototyp - na przykład prostokąt.
- Sformatuj ten prototyp pod względem rozmiaru, wypełnienia i koloru linii, cienia i czcionki.
- Nie zapomnij już animować tego prototypu. Dzieje się tak, ponieważ efekt animacji jest zachowywany podczas późniejszego kopiowania Autokształtu.
- Następnie skopiuj prototyp tyle razy, ile potrzeba. Najłatwiej to zrobić, przytrzymując kształt klawisz kontrolny- oraz ZmianaPrzesuń klawisz z wciśniętym lewym przyciskiem myszy i w ten sposób go zduplikuj.
