Zanotuj wszystkie oczekujące zadania, spotkania i działania.
Zapisz wszystkie zadania, spotkania i inne czynności na papierze, w pliku tekstowym, w arkuszu kalkulacyjnym lub w Outlooku. Najlepiej wypróbować, które medium najbardziej Ci odpowiada.
Jeśli używasz programu Outlook do planowania dnia, widok Dzisiaj dobrze nadaje się do uzyskania przeglądu zadań i spotkań zaplanowanych na dany dzień.
Jesteś jeszcze bardziej elastyczny, jeśli oprócz przeglądu spotkań i zadań w Outlooku masz również tabelę Excel, w której wprowadzasz spotkania i zadania na każdy dzień. W tym celu zanotuj w tabeli szacowany czas trwania (patrz punkt „L” – Szacunkowa długość czynności) oraz rzeczywisty czas trwania każdego zadania. W ten sposób masz z jednej strony narzędzie księgowe, a z drugiej zgrabną codzienną i cotygodniową dokumentację swojej pracy, co w Outlooku w ten sposób nie jest tak wyraźnie możliwe.
Użyj myszki, aby przeciągnąć zadania, które pozostały na koniec dnia, do dnia, w którym możesz je wykonać. Zmiana kolejności zadań lub późniejsze wstawianie nowych zadań można wykonać w Excelu za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszą.
Możesz również użyć arkusza roboczego, aby zapisać nowe zadania, które pojawiają się w trakcie pracy i które chcesz wykonać w późniejszym dniu.
