W ten sposób definiujesz spotkanie cykliczne i chcesz, aby program Outlook wprowadzał go do kalendarza tak często, jak to konieczne.
Niektóre spotkania odbywają się raz za razem: cotygodniowe spotkanie zespołu, konferencja kierowników działu w każdą pierwszą środę miesiąca, składanie deklaracji podatkowej raz na kwartał, żeby wymienić tylko kilka. Możesz uprościć wpisywanie takich spotkań cyklicznych w kalendarzu programu Outlook, definiując je jako serię spotkań - na przykład program Outlook automatycznie dodaje wpis dotyczący spotkania zespołu do kalendarza w każdy piątek.
Możesz ustawić spotkanie cykliczne w następujący sposób:
1. Utwórz spotkanie w kalendarzu z odpowiednim tematem, początkiem i czasem trwania, ewentualnie z przypomnieniem.
2. Następnie kliknij „Typ serii” w oknie spotkania.
3. W sekcji „Wzorzec serii” wybierz interwał, w którym należy wprowadzić następujące spotkania (więcej na ten temat poniżej).
4. W polu „Czas trwania serii” wprowadź datę, od której ma się rozpocząć pierwsze spotkanie. Następnie możesz określić, czy spotkanie cykliczne powinno zakończyć się po określonej liczbie spotkań, czy w określonym dniu. Szczególnie w przypadku spotkań o dużej częstotliwości powtórek wskazane jest ograniczenie ich liczby (przede wszystkim), aby niepotrzebnie nie zawyżać kalendarza Outlooka.
5. Zamknij okno „Spotkanie cykliczne” i zapisz oraz zamknij okno spotkań (jak tylko dokonasz w nim wszystkich wpisów).
Wzór serii:
Program Outlook oferuje następujące interwały powtórzeń:
-
Codziennie: Tutaj możesz określić, czy spotkanie powinno odbywać się codziennie, co drugi, co trzeci itd. dzień. Dodatkowo istnieje możliwość ograniczenia terminów tylko do dni roboczych.
-
Tygodniowy: Tutaj możesz określić, w który dzień tygodnia spotkanie ma się odbyć. Określasz również, czy wizyta ma być powtarzana co tydzień, co drugi tydzień, czy w większym odstępie czasu.
-
Miesięcznie: Tutaj również masz możliwość określenia, czy spotkanie odbywa się co miesiąc, co drugi miesiąc, czy w większym odstępie czasu. Określasz również, czy wizyta ma się powtarzać w określonym dniu (np. 14 dnia każdego miesiąca) czy w konkretnym dniu tygodnia (np. w pierwszy poniedziałek miesiąca).
-
Rocznie: W przypadku powtarzania rocznego określasz również, czy jest to stała data, czy konkretny dzień w określonym miesiącu. Na przykład „Każdy 10 października” jest idealny na rocznice lub urodziny.
Alternatywny sposób tworzenia serii spotkań jest następujący: Kliknąć prawym przyciskiem myszy na godzinę w kalendarzu, o której ma się zaczynać seria spotkań i wywołać polecenie „Nowa seria spotkań”. Okno dialogowe opisane w kroku 3 powyżej pojawi się natychmiast; jak tylko wypełnisz, musisz jeszcze zdefiniować temat i czas trwania wpisu.
Proszę zanotować: Jeśli chcesz później edytować spotkanie z serii, program Outlook zapyta, czy zmiana dotyczy wszystkich, czy tylko tego jednego spotkania. Dotyczy to również usunięcia terminu z cyklu.
