Jak tworzyć osobiste lub biznesowe podpisy e-mail
Podpis wiadomości e-mail pod wysłaną wiadomością ułatwia odbiorcom identyfikację dokładnego nadawcy wiadomości e-mail. Podpis e-maila jest dobrowolny w przypadku prywatnych wiadomości e-mail. Biznesowe e-maile od 2007 roku musiały być opatrzone podpisem, który musi zawierać różne obowiązkowe informacje, aby można je było uznać za zgodne z prawem. W przypadku listów handlowych wysyłanych e-mailem, ofert, potwierdzeń zamówień lub faktur, musi być możliwe jednoznaczne ustalenie, kto wysłał wiadomość. To ważna konieczność zarówno dla freelancerów, jak i globalnych korporacji. Do biznesowych wiadomości e-mail należy dołączyć podpis, z którego wynikają następujące obowiązkowe informacje:
- Imię i nazwisko nadawcy.
- Pełny adres nadawcy.
- Możliwości kontaktu takie jak e-mail, telefon, fax.
- W zależności od formy prawnej lub prawnej, numer w rejestrze handlowym lub dyrektora zarządzającego oraz informacje o sądzie rejestrowym.
Dla użytkowników prywatnych przydatne może być również dołączenie podpisu do każdego e-maila. Wygląda to profesjonalnie i pokazuje, że wiadomość w żaden sposób nie jest reklamą ani spamem. Podpis wiadomości e-mail zwiększa szanse, że wiadomość e-mail nie zostanie posortowana przez filtr antyspamowy u odbiorcy. Tworzenie podpisu jest łatwe i wygląda na kompetentne.
|
Szablon podpisu prywatny |
Szablon podpisu biznesowego |
|
nieznany z nazwiska Musterstraße 23 Lokalizacja próbki D-12345 T: 01234-45678 F: 01234-90876 Świergot |
nieznany z nazwiska Przedstawiciel handlowy farb i lakierów Musterstraße 23 Lokalizacja próbki D-12345 T: 01234-45678 F: 01234-90876 www.farbenmueller.de Sąd Rejonowy w Münster Numer rejestracyjny firmy: Zarząd: Franz Mustermann |
Wskazówka:
Użyj ogólnie czytelnej i powszechnie używanej czcionki, takiej jak Arial, Times New Roman lub Helvetica, jako czcionki podpisu w wiadomości e-mail. Ta procedura zapewnia, że czcionka Twojego podpisu może zostać odczytana przez odbiorcę. W przeciwnym razie nietypowe czcionki mogłyby zostać zastąpione przez program pocztowy adresata. Może to prowadzić do błędów na wyświetlaczu lub błędów znaków, które odwracają uwagę od treści wiadomości i nie wyglądają profesjonalnie.
Utwórz podpis w Microsoft Outlook
Utwórz podpis w Microsoft Outlook
Aby po raz pierwszy utworzyć podpis w programie Microsoft Outlook, wykonaj następujące czynności:
Utwórz podpis w Microsoft Outlook
Aby po raz pierwszy utworzyć podpis w programie Microsoft Outlook, wykonaj następujące czynności:
-
Utwórz nową wiadomość w pozycji menu „Nowa wiadomość e-mail”.
-
Na wstążce menu pod Ustawieniami znajdziesz podpunkt "Podpis"
-
Otwórz punkt menu „Podpisy” i wprowadź swoje dane. Masz również możliwość dostosowania istniejących podpisów. W wolnym polu możesz zmienić czcionki i rozmiar czcionki, wstawić linki i obrazy oraz zharmonizować podpis e-mail w układzie.
-
Po prawej stronie należy również określić, kiedy ma być wyświetlany podpis standardowy. Możesz przypisać różne podpisy e-mail do różnych kont e-mail.
-
Klikając „OK” zapisałeś wszystkie zmiany i możesz od razu użyć utworzonego podpisu e-mail. Jeśli chcesz wprowadzić zmiany, zacznij ponownie od kroku 1.
Ustaw podpisy w Thunderbirdzie
W Thunderbirdzie ustawienie dla podpisów znajdziesz w pozycji menu:
Ustawienia> Ustawienia konta.
Otworzy się okno wprowadzania, w którym możesz ustawić podpis e-mail dla każdego konta e-mail. W Thunderbirdzie istnieje również możliwość dołączenia utworzonego podpisu e-mail w postaci pliku tekstowego, HTML lub graficznego. Jest to następnie automatycznie wprowadzane w wiadomości e-mail.
Wskazówka:
Dzięki bezpłatnemu dodatkowi Signature Switch do Thunderbirda możesz ręcznie przełączyć podpis wiadomości e-mail z trybu prywatnego na biznesowy za naciśnięciem jednego przycisku. Wbudowany automatyczny system jest jeszcze bardziej praktyczny: tutaj możesz przypisać różne podpisy e-mail do różnych adresów e-mail.
Signature Switch można łatwo zainstalować za pomocą menedżera dodatków Thunderbird. Po zakończeniu początkowej instalacji, podczas tworzenia wiadomości e-mail znajdziesz program w "Opcjach". W ustawieniach podstawowych możesz najpierw włączać i wyłączać istniejący podpis. Aby użyć dodatkowych podpisów w wiadomościach e-mail, przejdź do opcji Przełączanie podpisów.
Włączenie podpisu do programu Poczta systemu Windows
Możesz także wprowadzić podpis e-mail w programie Poczta systemu Windows. Działa to w następujących krokach:
- Wybierz Ustawienia> Podpis.
- Zdecyduj się na konto e-mail lub aktywuj pole: „Zastosuj do wszystkich kont”.
- W następnym kroku sprawdź, czy suwak „Użyj podpisu e-mail” znajduje się w pozycji „Włącz” i wprowadź swój podpis e-mail.
Wskazówka: w ten sposób możesz łatwo i wygodnie stworzyć stylowy podpis e-mail lub list
Podobnie jak zwrot grzecznościowy i powitanie, podpisy są niezbędnymi elementami tekstowymi w wiadomości e-mail. Dzięki narzędziu PhraseExpress, które jest dostępne jako wersja demo lub w wersji płatnej, możesz utworzyć dowolny podpis e-mail do celów prywatnych lub biznesowych i wstawić go jednym kliknięciem myszy.
Działa to szybko i łatwo dzięki następującym 5 krokom:
Pobierz program z Internetu i zainstaluj go na swoim komputerze. Wyłącz opcję „Czy chcesz używać PhraseExpress w sieci” podczas instalacji.
Utwórz podpis w swoim programie pocztowym lub w edytorze tekstu. Możesz używać różnych czcionek i rozmiarów, odstępów między akapitami i formatowania znaków.
Gdy jesteś zadowolony z wyniku, zaznacz wypełniony podpis e-maila. Następnie kliknij „Symbol PhraseExpress” w zasobniku systemowym, a następnie „Podpisy / Nowy moduł tekstowy” w menu, które się otworzy.
W następnym oknie kliknij pole „Zapisz jako” i wybierz z listy wpis „Sformatowany tekst”. W ten sposób Twoje poprzednio utworzone formatowanie zostanie zachowane. Zamknij okno, klikając „OK”.
W ten sam sposób możesz utworzyć drugi lub trzeci podpis e-mail. Nadaje się na przykład do różnych celów prywatnych lub biznesowych i może zawierać różne dane osobowe lub pozdrowienia.