Jeśli pracujesz skoncentrowany na zadaniu, wskazane jest, aby wyeliminować wszelkiego rodzaju zakłócenia lub maksymalnie je zminimalizować. Obejmuje to również zakłócenia związane z przychodzącymi wiadomościami e-mail i powiadomieniami na pulpicie podczas odbierania wiadomości e-mail.
Ustaw, jak często Outlook pobiera e-maile
W większości przypadków program Outlook nie musi sprawdzać skrzynki pocztowej na serwerze co dziesięć minut lub dłużej i pobierać nowe wiadomości e-mail. Wyjątek: Musisz odpowiadać na zamówienia lub zapytania klientów, co musi nastąpić natychmiast. W zdecydowanej większości przypadków wystarczy, aby Outlook sprawdzał pocztę raz na godzinę lub co pół godziny.
A jeśli Twoja praca wymaga skoncentrowania się na jednym zadaniu przez długi czas, wskazane jest, jak opisano na poprzedniej stronie, sprawdzanie poczty tylko w określonych godzinach. Następnie należy całkowicie wyłączyć automatyczne pobieranie wiadomości e-mail.
Jeśli pilnie czekasz na konkretną wiadomość e-mail, możesz ją pobrać w dowolnym momencie, naciskając klawisz F9 lub przycisk Wyślij odbierz cyngiel.
Jeśli chcesz określić, jak często Outlook odbiera wiadomości e-mail lub jeśli chcesz wyłączyć automatyczne pobieranie wiadomości e-mail, wykonaj następujące czynności:
- W programie Outlook do wersji 2007 wywołujesz polecenie Narzędzia → Opcje i otwórz rejestr Konfiguracja poczty e-mail. W programie Outlook 2010 dzwonisz Plik → Opcje i otwórz rejestr Przedłużony.
- Kliknij Wyślij odbierz.
- Wybierać Wszystkie konta i przełącz opcję Uwzględnij tę grupę w zgłoszeniu (pod Ustawienia dla grupy „Wszystkie konta”) a.
- W polu poniżej zmień opcję Automatyczna transmisja co X minut całkowicie lub włączasz go i wpisujesz za nim żądaną częstotliwość - na przykład 60 Minuty.
- Jeśli używasz trybu offline, powtórz dla niego kroki 3 i 4.
- Jeśli nie chcesz wprowadzać innych ustawień dla poszczególnych kont, zamknij okna dialogowe.
- Jeśli e-maile otrzymywane na danym koncie powinny być sprawdzane częściej, opuść okno dialogowe Grupy dostawcze (patrz krok 6) i kontynuuj w następujący sposób:
- Wybierać Wszystkie konta i kliknij Edytować.
- Wybierz konto, dla którego mają obowiązywać inne ustawienia, i usuń zaznaczenie znajdujące się przed nim Uwzględnij konto w tej grupie. Zamknij okno za pomocą ok.
- Następnie kliknij Nowy. Wpisz nazwę konta, dla którego ma obowiązywać specjalna regulacja i kliknij ok.
- W oknie, które się teraz otworzy, zmień opcję Uwzględnij konto w tej grupie i kliknij ok.
- Wybierz konto. Aktywuj odpowiednią opcję Automatyczna transmisja co X minut i wprowadź żądany interwał.
- Zamknij wszystkie okna dialogowe.
Wyłącz powiadomienia na pulpicie
Jeśli automatycznie sprawdzasz pocztę co kilka minut, ale nie musisz być na bieżąco informowany o nowych przychodzących wiadomościach e-mail, zaleca się wyłączenie funkcji powiadomień na pulpicie programu Outlook. Wtedy program Outlook przez kilka sekund nie wyświetla okna powiadomienia ani ikony listu dla każdej nowej wiadomości e-mail, a także nie odtwarza dźwięku.
Wykonaj następujące czynności w programie Outlook do wersji 2007:
- Wywołaj polecenie Narzędzia → Opcje na.
- Kliknij Opcje e-mail a potem dalej Zaawansowane opcje poczty e-mail.
- Skręć pod Kiedy nowe przedmioty pojawią się w skrzynce odbiorczej wszystkie cztery opcje.
- Zamknij okna dialogowe.
W programie Outlook 2010 wykonaj następujące czynności:
- Wywołaj polecenie Plik → Opcje na.
- Otwórz rejestr e-mail.
- Przełącz cztery opcje poniżej Kiedy nadejdą nowe wiadomości i zamknij okno.
