To proste, krok po kroku
Dokumenty korespondencji seryjnej są często podstawą do korespondencji seryjnej, którą chcesz wysłać do klientów na przykład za pośrednictwem programu Outlook. Próba użycia pojedynczych hiperłączy w takich dokumentach kończy się niepowodzeniem, ponieważ łącza są wyświetlane jako całkowicie normalny tekst, chociaż są one poprawnie sformatowane jako hiperłącza w źródle danych. Odbiorca wiadomości e-mail nie może kliknąć hiperłącza i wyświetlić powiązanej strony w przeglądarce. Program Word ignoruje wszelkie formatowanie podczas przejmowania pól korespondencji seryjnej ze źródła danych i przejmuje tylko czysty tekst z pola danych.
Jednym ze sposobów rozwiązania tego problemu jest upewnienie się, że jest on sformatowany jako hiperłącze w programie Word. Aby to zrobić, użyj specjalnej funkcji pola, która jest skonfigurowana w następujący sposób:
- Najpierw jak zwykle utwórz dokument korespondencji seryjnej.
- Użyj menu WIDOK-PASEK NARZĘDZI-DRUK SERYJNY, aby upewnić się, że wyświetlany jest pasek narzędzi »Scalanie poczty«. W programach Word 2010 i 2007 odpowiednie kontrolki znajdziesz w zakładce »Mailing«.
- Umieść kursor w miejscu, w którym ma się pojawić hiperłącze i wybierz menu WSTAW POLE (Word 2003, 2002 / XP, 2000) lub kliknij kartę „Wstaw” w grupie „Tekst” 2007).
- W następnym oknie dialogowym wybierz pozycję »Hiperłącze« na liście NAZWY PÓL i kliknij OK. Zignoruj komunikat „Błąd! Nieprawidłowe odniesienie do hiperłącza. «.
- Teraz zaznacz komunikat o błędzie do punktu włącznie i przypisz styl »Hiperłącze« (niebieski, podkreślony tekst).
- Kliknij pole prawym przyciskiem myszy i wybierz EDYTUJ HIPERŁĄCZE.
- W polu POKAŻ TEKST JAKO wprowadź tekst, który ma być wyświetlany zamiast hiperłącza, na przykład »Więcej…« lub »Kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji…«.
- W polu ADRES wpisz dowolny adres, na przykład „http://www.address.de” i kliknij OK. Ten adres zostanie później zastąpiony rzeczywistą zawartością pola źródła danych.
- Naciśnij Alt + F9, aby włączyć wyświetlanie kodów pól. Zobaczysz teraz następującą funkcję pola w swoim dokumencie programu Word:
{HIPERLINK "http://www. Adresse.de"} - Zaznacz tekst między cudzysłowami (tutaj „http://www. Adresse.de”) i wstaw pole korespondencji seryjnej ze źródła danych, które zawiera hiperłącze, na przykład pole „Link” lub „URL”. Funkcja pola wygląda teraz tak:
{HIPERLINK {MERGEFIELD „Link”} \ * MERGEFORMAT} - Naciśnij Alt + F9, aby ponownie wyłączyć wyświetlanie kodów pól, umieść kursor w dowolnym miejscu kodu pola i naciśnij F9.
Program Word aktualizuje teraz kod pola zgodnie z informacjami w bieżącym rekordzie. Jeśli najedziesz kursorem myszy na hiperłącze, program Word wyświetli odpowiedni adres hiperłącza bieżącego rekordu danych jako podpowiedź i komunikat »Ctrl-kliknij, aby podążać za łączem«.
Możesz teraz rozpocząć wysyłanie korespondencji seryjnej do programu Outlook, a w wiadomościach e-mail w skrzynce nadawczej znajdziesz poprawnie sformatowane, „klikalne” hiperłącza.
