Excel: Przenieś spotkania do kalendarza Outlook

Anonim

Automatycznie przesyłaj informacje z tabel Excela jako wpisy kalendarza dla programu Outlook

W naszym zdigitalizowanym świecie urządzenia mobilne, takie jak smartfony, tablety czy smartwatche, należą do najważniejszych towarzyszy na co dzień. Są przydatne na wiele sposobów i pomagają ludziom skutecznie organizować i organizować ich codzienną rutynę. Dotyczy to przede wszystkim kalendarza cyfrowego, którego terminy są przesyłane w czasie rzeczywistym na wszystkie urządzenia mobilne podczas korzystania z programu Microsoft Outlook.

  • Jednocześnie nie jest mało prawdopodobne, że będziesz otrzymywać spotkania z listy Excela w swoim środowisku zawodowym lub prywatnym. Mogą one na przykład zostać przesłane jako plik Excel przez klienta lub dostawcę w ramach projektu. Zamiast przenosić lub drukować dane i informacje ręcznie w programie Outlook, spotkania można przygotować w programie Excel w zaledwie kilku krokach, dzięki czemu zostaną automatycznie przeniesione do kalendarza programu Outlook. Przed importem istnieje możliwość:
  • w osobistym kalendarzu lub
  • do zapisania w kalendarzu grupowym używanym przez kilku członków zespołu.

Przenieś spotkania z Excela do kalendarza Outlooka - 3 proste kroki w Excelu

W starszych wersjach Microsoft Excel i Microsoft Outlook możliwe było wczytanie pliku Excel bezpośrednio do Outlooka. Obecne wersje, takie jak Outlook 365 lub Outlook 2022-2023, nie mogą importować plików Excel. Z tego powodu konieczne jest wcześniejsze przekonwertowanie pliku do formatu CSV w programie Excel.

Aby zaimportować spotkania z programu Excel do kalendarza programu Outlook, wykonaj następujące czynności:

  1. W pierwszym kroku podaj swojej liście spotkań, jeśli to możliwe, tytuły kolumn przewidziane dla spotkań w programie Excel. Odpowiednie są między innymi:

    Temat, początek, początek, koniec, wydarzenie całodzienne, przypomnienie włączone/wyłączone, przypomnienie o, przypomnienie o, lokalizacja i inne nazwy pól.

    Możesz użyć nazw nowego spotkania w programie Microsoft Outlook jako przewodnika dla nagłówków kolumn.

  2. W następnym kroku zapisz skoroszyt programu Excel jako plik CSV (oddzielony separatorem) i zamknij go.

  3. Po zapisaniu plik CSV jest oddzielony średnikiem. Jednak Outlook wymaga pliku oddzielonego przecinkami do importu. Aby wymienić znaki, otwórz utworzony plik CSV w edytorze Windows 10 i zastąp każdy średnik przecinkami pod EDYCJA - ZAMIEŃ.

  4. Następnie zapisz plik pod tą samą nazwą i przełącz się do programu Microsoft Outlook.

Importowanie danych z Excela do Microsoft Outlooka - co powinieneś wiedzieć

Po otwarciu programu Microsoft Outlook wykonaj poniższe czynności, aby zaimportować dane z programu Excel.

  1. Aktywuj wybrany kalendarz.

  2. Wywołaj polecenie IMPORT / EKSPORT w menu PLIK.

  3. W kreatorze importu/eksportu wybierz wpis IMPORTUJ Z INNYCH PROGRAMÓW LUB PLIKÓW i kliknij przycisk DALEJ.

  4. W kolejnym oknie wybierz wpis „Wartości oddzielone przecinkami” i kliknij DALEJ.

  5. W oknie PLIK DO IMPORTOWANIA kliknij PRZEGLĄDAJ i wybierz plik spotkania.

  6. W opcjach musisz zdecydować:

    • czy istniejące wpisy należy zastąpić importowanymi wpisami kalendarza,
    • Czy daty kolizji są wprowadzane dwukrotnie, czy
    • Czy duplikaty nie powinny być importowane w dowolnym momencie.

    Po kliknięciu DALEJ możesz wybrać żądany kalendarz jako folder docelowy.

  7. W kolejnym kroku zostaniesz zapytany, czy należy zaimportować terminy określone jako zakres. Po kliknięciu na ZAKOŃCZ, spotkania są automatycznie dodawane do kalendarza.

  8. Spotkania znajdziesz w kalendarzu Outlooka po zaimportowaniu.

Ważny: Aby import danych kalendarza z Microsoft Excel przebiegał sprawnie, ważne jest, aby informacje w polu zostały wprowadzone poprawnie. W przypadku danych oznacza to, że należy wybrać format DD.MM.RRRR. Jako minimum, godziny muszą być wpisane w formacie GG:MM, aby mogły być odczytane przez Microsoft Outlook. Masz również możliwość wprowadzania kategorii. Należy pamiętać, że tylko jedna kategoria jest przekazywana na spotkanie.

Jeśli używasz własnych nazw pól, Microsoft Outlook poprosi o ręczne przypisanie pól przed ich zaimportowaniem.

Przenoszenie spotkań z Excela do kalendarza Outlooka - procedura do Office 2010

Aby zaimportować wpisy kalendarza w Outlooku z plików Excela, wykonaj następujące czynności aż do wersji Office 2010 lub starszej:

  1. Nadaj swojej liście spotkań następujące nagłówki kolumn (bez cudzysłowów): „Data rozpoczęcia, temat, data rozpoczęcia, data zakończenia, kategoria, lokalizacja i wydarzenie całodzienne.

  2. W każdym razie upewnij się, że nazwy są pisane bez spacji. Jest to ważne, aby program Outlook mógł później poprawnie odczytać dane.

  3. Wprowadź konkretne dane spotkania w wierszach pod tymi nagłówkami lub skopiuj je z innej tabeli.

  4. Podświetl listę spotkań od pierwszej komórki do ostatniej używanej.

  5. Wpisz dowolne imię i nazwisko w polu Nazwa, na przykład „Spotkania” (ponownie bez cudzysłowów). Pole nazwy znajduje się po lewej stronie linii edycji, jak pokazano na poniższym rysunku:

  6. Potwierdź wpisanie nazwy klawiszem Enter.

  7. W ostatnim kroku zapisz skoroszyt i zamknij program Microsoft Excel. Następnie otwórz Microsoft Outlook.

Import wpisów kalendarza do Microsoft Outlook

Import wpisów kalendarza z Microsoft Excel jest podobny do obecnej wersji Microsoft Outlook. W przeciwieństwie do Outlook 365, starsze wersje Outlooka mają możliwość bezpośredniego czytania w pliku Excel. Etap pośredni poprzez plik CSV nie jest konieczny. Dane można odczytać w następujący sposób:

  1. W pierwszym kroku aktywuj wybrany kalendarz.

  2. Wywołaj polecenie IMPORT / EKSPORT w menu PLIK. W kreatorze importu/eksportu wybierz wpis IMPORTUJ ZE ZMIANY PROGRAMÓW LUB PLIKÓW i kliknij przycisk DALEJ.

  3. W następnym oknie wybierz MICROSOFT-EXCEL i kliknij DALEJ.

  4. W oknie PLIK DO IMPORTOWANIA kliknij PRZEGLĄDAJ i wybierz plik spotkania.

  5. W opcjach decydujesz, czy istniejące wpisy należy zastąpić importowanymi elementami, czy wpisać duplikaty spotkań, czy też nie importować duplikatów.

  6. Po kliknięciu DALEJ możesz wybrać swój kalendarz jako folder docelowy. W kolejnym i ostatnim kroku zostaniesz zapytany, czy należy zaimportować terminy określone jako zakres. Po kliknięciu na ZAKOŃCZ, spotkania zostaną dodane do kalendarza.

Wniosek: importowanie danych z Excela do Outlooka jest łatwe

Zamiast ręcznie wprowadzać spotkania z programu Excel do programu Microsoft Outlook, wpisy kalendarza można eksportować i importować automatycznie w zaledwie kilku krokach.

W starszych wersjach Office możliwe jest importowanie plików Excela bezpośrednio do Outlooka. W obecnych wersjach import jest możliwy tylko za pomocą pliku CSV oddzielonego przecinkami. Kreator importu do programu Microsoft Outlook prowadzi użytkowników przez proces importowania. W ten sposób możesz automatycznie zintegrować jedno lub więcej spotkań z kalendarzem w programie Microsoft Outlook w ciągu kilku minut lub alternatywnie użyć kalendarza grupowego.

FAQ

Jaka jest różnica między plikiem CSV a plikiem Excel?

Pliki Excel reprezentują określony format Excela i mogą być odczytywane przez Microsoft Excel i inne kompatybilne programy. CSV to skrót od Comma-separated-values, a także oznacza format pliku, w którym dane są oddzielone przecinkami lub średnikami. Rozszerzenie nazwy pliku to .csv. Pliki CSV charakteryzują się wysokim stopniem kompatybilności iz tego powodu mogą być używane między różnymi programami komputerowymi i systemami operacyjnymi.

Jakie funkcje ma kreator importu w programie Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook jest przeznaczony do przetwarzania i importowania różnych formatów plików. Outlook posiada asystenta importu/eksportu dla tej funkcji. Upraszcza to między innymi import plików CSV lub plików VCF z innych programów lub systemów operacyjnych. Kreator automatycznie prowadzi użytkowników przez zapytanie, a następnie importuje lub eksportuje wymagane informacje.