Jak wyeksportować dziennik z Outlooka do Excela, aby tam go ocenić.
Dziennik programu Outlook może być dobrze wykorzystany do rejestrowania czasu spędzonego na określonym zadaniu lub kliencie. Dziennik nie ma jednak funkcji arytmetycznej, więc musisz skorzystać z kalkulatora, aby zliczyć, ile czasu zajęły wszystkie zadania dla konkretnego klienta.
Zamiast tego możesz oczywiście użyć programu Excel do oceny, co jest szczególnie przydatne w przypadku projektów z wieloma podzadaniami. W tym celu wyeksportuj dane dziennika do programu Excel, jak opisano poniżej.
1. Przede wszystkim wyświetl dziennik w formie listy. Aby to zrobić, otwórz dziennik i wywołaj polecenie „Widok, Rozmieść według, Bieżący widok” (z programu Outlook 2003) lub „Widok, bieżący widok” (we wcześniejszych wersjach programu Outlook) i wybierz „Lista wpisów”.
2. Teraz upewnij się, że wszystkie informacje potrzebne do oceny w programie Excel są widoczne w dzienniku. Jeśli potrzebujesz daty i godziny rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania, kliknij prawym przyciskiem myszy Temat lub W folderze i użyj polecenia Dostosuj bieżący widok. Następnie kliknij „Pola”.
3. W "Wybierz dostępne pola z" wybierz "Wszystkie pola dziennika". Następnie kliknij w „Dostępne pola” na „Początek” lub „Koniec”, a następnie „Dodaj”. Wprowadź wszystkie niezbędne pola i użyj przycisków „Przesuń w górę” i „Przesuń w dół”, aby określić ich kolejność. Następnie zamknij oba okna dialogowe.
4. Teraz sformatuj pola daty, aby Excel mógł je również ocenić: W tym celu kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek kolumny „Start” i wywołaj polecenie „Formatuj kolumny”.
5. Wybierz "Start" po lewej stronie, a następnie format z dwucyfrowym dniem i miesiącem, z czterocyfrowym rokiem i prostym czasem w formacie 24-godzinnym (patrz rysunek). Wybierasz ten sam format dla "Koniec". Uwaga: Excel nie może nic zrobić z formatami zawierającymi nazwy dni tygodnia.
6. Teraz za pomocą myszki zaznacz wpisy w dzienniku, które chcesz edytować w Excelu i skopiuj je za pomocą CTRL + C.
7. Otwórz Excel i wklej dane do żądanej tabeli Excel za pomocą CTRL + V.
8. Nadal musisz przekonwertować informacje w polu „Czas trwania” na wartości liczbowe, które Excel może obsłużyć (Excel nie może obliczyć informacji typu „30 minut”).
