Z pomocnymi wskazówkami i pomocą
Czy znasz to uczucie? Przygotowałeś się profesjonalnie, Twoje spotkania i zadania były ściśle zorganizowane i pomimo najlepszych prac przygotowawczych zapomniałeś o ważnym spotkaniu. Pomimo szczelnego i ustrukturyzowanego systemu planowania może się zdarzyć, że przeoczy się ważne rzeczy. To denerwujące, gdy zapomniane są spotkania, terminy lub ukończenie zadania. Program Outlook ma wiele funkcji, które mogą Ci pomóc:
- Priorytetyzuj ważne rzeczy i
- Terminowo na spotkania lub
- Pomyśl o ich przygotowaniu.
Korzystaj z przypomnień w Outlooku
Outlook ułatwia użytkownikom zapamiętywanie ważnych zadań lub terminów. Dzięki funkcji przypominania zintegrowanej z Outlookiem nie musisz już zapisywać spotkania lub wykonania zadania na karteczce Post-it lub odręcznie w kalendarzu. Outlook automatycznie przypomni Ci o wszystkim, co jest ważne. W tym celu oprogramowanie wyświetla okno z informacją o spotkaniu lub zadaniu, a także emituje sygnał dźwiękowy. Działa to zarówno na komputerze, jak i na zsynchronizowanych smartfonach czy tabletach.
Ustaw przypomnienia w nowych terminach
Aby ustawić przypomnienia o nowych spotkaniach, wykonaj następujące czynności:
-
Utwórz nowe spotkanie w Outlooku.
-
W polu wyboru „Przypomnienie” wybierz żądany czas realizacji. Do wyboru masz kilka minut, godzin, dni lub tygodni.
-
W przypadku zadań i dalszych czynności zaznacz pole „Przypomnienie” i wybierz datę i godzinę, w której ma się pojawić powiadomienie.
Przypomnienia w Outlooku niezawodnie przypominają o spotkaniach i zadaniach lub spotkaniach z innymi osobami. Outlook oferuje również opcję automatycznego włączenia przypomnienia o każdym spotkaniu lub zadaniu. W tym celu użyj polecenia: „Plik” > „Opcje” > „Kalendarz lub Zadania”. Przypomnienie o terminach zadań pojawia się o ustalonej godzinie.
Ponieważ nie każde spotkanie lub każde zadanie ma takie samo znaczenie, użytkownicy powinni rozważyć, czy standardowe ustawienie ma w tym przypadku sens.
Wskazówka:
Podczas pierwszej instalacji program Outlook domyślnie wyświetla okno przypomnienia 30 minut przed każdym spotkaniem. Jeśli chcesz to zmienić i ustawiać przypomnienia indywidualnie, musisz wyłączyć standardowe przypomnienie. Działa to poprzez przejście do ustawień kalendarza, jak opisano powyżej i dezaktywację pola wyboru standardowych przypomnień.
Użyj funkcji kontynuacji w przypadku ponownego przesłania
Funkcja zadań w Outlooku jest łatwa w użyciu i skuteczna. Jeśli nie chcesz tworzyć zadania lub przypomnienia dla każdej oczekującej rozmowy telefonicznej lub prostych odpowiedzi e-mail, możesz również skorzystać z praktycznych funkcji przypominania w programie Outlook jako alternatywy.
Aby skorzystać z obserwacji w programie Microsoft Outlook, wykonaj następujące czynności:
Wpisz zadanie w terminarzu zadań i połącz je z danymi kontaktowymi lub e-mailem, na który chcesz odpowiedzieć. W tym celu wybierz kontakt lub e-mail i wywołaj polecenie: „Start” > „Follow up”. Kliknij „Niestandardowy” i wybierz termin w następnym kroku. Jeśli chcesz, możesz również ustawić przypomnienie jako opcję.
W menu „Do kontynuacji” znajdziesz również predefiniowane terminy do wyboru. Na przykład, jeśli wybierzesz wpis „Następny tydzień”, otrzymasz informacje przypominające na następny tydzień. Dodatkowo musisz kliknąć symbol dzwonka i dodać przypomnienie, aby aktywować automatyczne przypomnienie.
Pozwól sobie i innym przypominać sobie o ważnych datach
Są daty i terminy, które są niezwykle ważne i decydujące o dalszym przebiegu pracy. Jeśli chcesz automatycznie przypomnieć odbiorcy wiadomości, że czekasz na odpowiedź, możesz dodać notatkę uzupełniającą do wiadomości w programie Outlook. Począwszy od wersji Outlook 2007, możesz również samodzielnie aktywować drugi follow-up. Za pomocą tej procedury generujesz prywatne, cyfrowe ponowne przesłanie.
Aby w ten sposób oznaczyć ważne spotkanie, wykonaj następujące czynności:
-
Na karcie WIADOMOŚĆ terminu, który chcesz wysłać, kliknij KONTYNUACJA.
-
Następnie wybierz ZDEFINIOWANE PRZEZ UŻYTKOWNIKA.
-
Ustaw etykietę dla odbiorcy w dolnej części okna. Na przykład należy odpowiedzieć na wiadomość do godziny 16:00 w czwartek.
-
Poziom wyżej niż śledzenie odbiorców, aktywujesz śledzenie dla siebie osobiście. Na przykład, przypomnij sobie o żądanej odpowiedzi następnego ranka. Dzięki tej procedurze i proaktywnej kontynuacji masz gwarancję, że będzie wystarczająco dużo czasu na skontaktowanie się z odbiorcą, jeśli jeszcze nie odpowiedział.
Z programu Outlook 2010: W ten sposób możesz otrzymywać przypomnienia o nadchodzących zadaniach
Jeśli chcesz, aby program Outlook automatycznie przypominał Ci o zadaniach, które mają termin wykonania, możesz zautomatyzować funkcję przypominania z następującym ustawieniem:
-
Przejdź do Plik> Opcje.
-
Otwórz zakładkę „Zadania”.
-
Aktywuj opcję "Aktywuj przypomnienia o zadaniach z terminem".
-
Wybierz żądany czas w „Standardowy czas przypomnienia”.
Użyj folderów lub folderów wyszukiwania
Można również używać różnych folderów w Outlooku, aby nie stracić z oczu ważnych zadań. Na przykład możesz utworzyć osobisty folder „Do zrobienia”, do którego możesz przenieść wszystkie wiadomości e-mail, które nadal wymagają działania. W przeciwieństwie do działań następczych, dla wiadomości e-mail zawartych w folderze nie jest ustalany termin. Musisz osobiście pamiętać, aby zajrzeć do folderu i odpowiedzieć na wszystkie oczekujące e-maile. Jeśli codziennie ładujesz nowe e-maile i odpowiadasz na nie, foldery osobiste są przydatne do organizowania własnej pracy. Po udzieleniu odpowiedzi wiadomość może zostać przeniesiona do folderu, w którym ma zostać zapisana lub długotrwale zarchiwizowana.
Folder wyszukiwania „Do śledzenia”, który był predefiniowany w starszych wersjach Outlooka i znajduje się na końcu listy folderów, jest praktyczny i przyjazny dla użytkownika. W obecnej wersji Outlook 365 folder znajdziesz pod nazwą „Folder wyszukiwania” na końcu drzewa folderów.
Otwórz ten folder i wprowadź parametry wyszukiwania, Outlook znajdzie wszystkie wiadomości e-mail, które oznaczyłeś do śledzenia w ciągu kilku sekund i wyświetli je. W ten sposób masz natychmiastowy przegląd podobny do tego w folderze Do zrobienia. Główną różnicą jest to, że folder wyszukiwania zbiera wiadomości e-mail oznaczone do śledzenia z całej skrzynki odbiorczej i folderów, które zawiera. W ten sposób wyświetlane są również wiadomości e-mail, które zostały zapisane w odpowiednim folderze klienta.
