Porady ekspertów dotyczące pracy z programem Outlook
Microsoft Outlook to jeden z najpopularniejszych programów komunikacyjnych, z których codziennie korzystają miliony ludzi na całym świecie. Outlook powinien między innymi pomóc w zwiększeniu efektywności i profesjonalizmu komunikacji pisemnej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Aby to zapewnić, Outlook ma wiele funkcji. Funkcja sortowania to niezbędna opcja w codziennej pracy.
Sortowanie i ukierunkowane archiwizowanie wiadomości e-mail, załączników i informacji jest ważne zarówno w programie Outlook, jak i ogólnie w analogowej komunikacji biurowej. Rejestry i foldery są niezbędne w biurach, na przykład do przechowywania dokumentów offline w oparciu o zrozumiałe kryteria. Przemyślana struktura folderów i funkcja sortowania w Outlooku gwarantują również, że najważniejsze informacje i wiadomości e-mail są dostępne za pomocą zaledwie kilku kliknięć.
Jak korzystać z funkcji sortowania w Outlooku
Niektórzy użytkownicy Outlooka otrzymują setki e-maili dziennie. Przy tak dużej ilości informacji trudno jest śledzić rzeczy i wybierać odpowiedni widok. Niezbędna jest możliwość automatycznego wyświetlania komunikatów według zdefiniowanych kryteriów. Wbudowana funkcja sortowania programu Microsoft Outlook może pomóc w sprawnym sortowaniu wiadomości w sposób zorientowany na użytkownika. Możesz użyć funkcji sortowania w następujący sposób:
-
Przejdź do dowolnego folderu. Nad e-mailami zawartymi w katalogu znajdziesz funkcję sortowania i filtrowania programu Microsoft Outlook.
-
Między innymi możesz filtrować wiadomości według następujących kryteriów:
- Przeczytane lub nieprzeczytane wiadomości.
- Według priorytetu.
- Według daty rozpoczęcia lub terminu.
- Według rozmiaru.
- Według tematu.
- Przez nadawcę.
- Według rodzaju.
- Według roślin.
- Według konta.
Ponadto w oknie dialogowym „Sortuj” możesz określić, czy najnowszy czy najstarszy element powinien zawsze pojawiać się na górze.
Mnogość opcji wyboru, które można rozpoznać po aktywowaniu za pomocą haczyków, pozwala na konkretne uporządkowanie zawartości folderu. W ten sposób możesz na pierwszy rzut oka zobaczyć, które zadania, informacje i wiadomości są ważne i wymagają przetworzenia. Ustawienia funkcji filtrowania są oczywiste i można je dostosować w ciągu kilku sekund.
Jak sortować i porządkować Outlooka - 2 ważne wskazówki ekspertów
Oprócz ważnej funkcji sortowania w Microsoft Outlook, możesz profesjonalnie zorganizować program komunikacyjny za pomocą zaledwie kilku zmian. W tym miejscu mogą Ci pomóc dwie podstawowe porady ekspertów:
Wskazówka eksperta 1: utwórz foldery do przechowywania wiadomości e-mail zgodnie z tematem
Dzięki skrzynce odbiorczej zawierającej setki wiadomości łatwo stracić orientację. Korzystanie z funkcji „Sortuj” i „Szukaj” w Outlooku może pomóc w szybszym wyświetlaniu e-maili, których szukasz. Jednocześnie obie funkcje nie są panaceum, jeśli chodzi o ustrukturyzowaną pracę z Outlookiem. Aby zbudować strukturę w Outlooku, ważna jest praca z systemem folderów osobistych. Foldery osobiste są przydatne, ponieważ można ich używać do sortowania i przechowywania wiadomości e-mail według tematu.
Możesz łatwo utworzyć folder osobisty w strukturze folderów swojej skrzynki pocztowej. Działa to poprzez kliknięcie prawym przyciskiem myszy w obszarze, w którym ma zostać wygenerowany folder osobisty. W wyświetlonym oknie dialogowym wybierz „Nowy folder” i przypisz nazwę. W rezultacie folder należy do systemu folderów osobistych i pojawia się w Twoim widoku.
Dobrze przemyślana struktura folderów i system folderów profesjonalizują pracę z Outlookiem i są częścią przyszłościowej organizacji biura.
Wskazówka eksperta 2: kategoryzuj wiadomości e-mail w programie Outlook
Nie sortujesz wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook wyłącznie za pomocą wbudowanej funkcji sortowania. Ponadto kategorie mogą pomóc w klasyfikowaniu wiadomości e-mail i porządkowaniu skrzynki pocztowej. Na przykład możesz nazwać kategorie według działów lub nazw klientów lub wyjaśnić status przetwarzania za pomocą kategorii. Słowa kluczowe, takie jak „zrobione” lub „należna płatność”, to parametry sortowania, które pomagają lepiej zorganizować się.
Aby utworzyć nową kategorię, przejdź do obszaru menu "Kategorie" na karcie "Strona główna" i wybierz "Wszystkie kategorie" z menu rozwijanego. W oknie dialogowym kliknij przycisk „Nowy”. Po wprowadzeniu nazwy nowej kategorii potwierdź proces za pomocą OK. Dzięki temu możesz podzielić swoje e-maile na konkretne kategorie i dokładniej je zwizualizować za pomocą kodowania kolorami.
Funkcja sortowania w Outlooku może pomóc w profesjonalnym uporządkowaniu wiadomości e-mail
Funkcja sortowania w programie Microsoft Outlook jest ważnym narzędziem do Twojej dyspozycji. Pomaga indywidualnie sortować i wyświetlać wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej lub w innych folderach. Wybór kategorii gwarantuje, że sortowanie może przebiegać zgodnie z planem.
Ponadto sensowne jest skonfigurowanie zrozumiałych struktur folderów w celu uporządkowania komunikacji przychodzącej w Outlooku. Funkcja kategorii w Outlooku jest niezbędna, jeśli chcesz segmentować wiadomości e-mail według obszaru tematycznego. Wszystkie opcje razem wzięte są skuteczne, aby móc sortować, przechowywać i znajdować wiadomości e-mail w Outlooku w dowolnym momencie.
