Jak efektywnie korzystać z folderów, funkcji i opcji w Outlooku

Instrukcje i pomocne informacje dotyczące pracy z programem Outlook

Wielu użytkowników opisuje Microsoft Outlook jako przyjazny dla użytkownika. Doceniasz zakres funkcji i wiele możliwości komunikacji e-mailowej. Inni potrzebują Outlooka przede wszystkim do osobistej organizacji i korzystają ze zintegrowanego kalendarza i jego różnorodnych rozwiązań.

Oprócz osobistych preferencji użytkowania ważne jest:

• Ogólna struktura folderów,
• Funkcjonalna nawigacja po menu
• Obszar czytania i
• Najważniejsze funkcje, takie jak funkcja wyszukiwania lub funkcja „Sortuj”

zrozumieć i zastosować.

Samouczek wideo: Jak wyszukiwać pliki i wiadomości e-mail w programie Outlook

Struktura folderów i folderów w programie Microsoft Outlook

Znane przysłowie mówi: „Porządek to połowa sukcesu”. Metafora ta odnosi się zarówno do analogowego biura z tacą na papier i przemyślanym systemem organizacji, jak i do Microsoft Outlooka. W programie Outlook wiadomości e-mail są zawsze przechowywane w folderach. Folder Skrzynka odbiorcza można określić jako najbardziej znany i najważniejszy folder przechowywania wiadomości e-mail, ponieważ każda przychodząca wiadomość e-mail przechodzi przez ten folder. Wszystkie foldery w Outlooku są wyświetlane po lewej stronie okna głównego.

Za pomocą kilku kliknięć można utworzyć nowy folder. Aby to zrobić, przejdź do punktu w systemie folderów osobistych, w którym nowy folder ma zostać dostosowany. Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz wpis „Nowy folder”.

Po przypisaniu znaczącej nazwy możesz przenieść odpowiednie tematycznie wiadomości e-mail do folderu. Korzystając z folderów, możesz precyzyjnie klasyfikować wiadomości e-mail i mieć pewność, że zostaną odnalezione w strukturze. Na przykład foldery mogą być nazwane według działów, nazwisk klientów, dat lub innych określonych kryteriów.

Zasadniczo nie ma górnego limitu dla folderów osobistych. W ramach dobrze przemyślanego systemu zamówień warto również nie ustawiać zbyt wielu folderów, aby wszystko było jasne.

Pokaż strukturę menu i wiadomości e-mail

Zasadniczo, jeśli chodzi o przeglądanie i czytanie wiadomości e-mail, Microsoft Outlook jest w:

• obszar folderów
• podzielił obszar czytania.

Możesz także wyświetlić obszar zadań.

Znajdziesz również zakładki w Outlooku, w których funkcje Outlooka są uporządkowane tematycznie. Karta "Start" daje dostęp na przykład do "Szybkich kroków" lub obszaru menu "Usuń".

W zakładce "Widok" możesz określić, w jaki sposób iw jakim rozmiarze okna mają być wyświetlane wiadomości e-mail oraz obszar folderów i obszar widoku.

Wystarczy kilka zmian w zakładce „Widok”, aby uzyskać konkretne centrum wiadomości, które jest dostosowane do Twoich życzeń i potrzeb.

Sortuj foldery lub twórz ulubione - tak to działa

Zakładka „Folder” oferuje wszystkie opcje indywidualnego sortowania struktury folderów, niezależnie od rozmiaru folderu, tworzenia podfolderów lub wyświetlania folderu jako ulubionego.

Możesz także użyć do folderów

• Ustaw automatyczną archiwizację,
• Udostępniając w zespołach, przypisz uprawnienia do folderu i
• Określ właściwości folderu.

Możesz także użyć kombinacji klawiszy CTRL + SHIFT + P, aby utworzyć nowy folder wyszukiwania. Folder wyszukiwania to wirtualny folder w programie Outlook, który zawiera widok wszystkich elementów wiadomości e-mail spełniających określone wstępnie zdefiniowane kryteria wyszukiwania.

Funkcja wyszukiwania w Outlooku - jak poprawnie korzystać z wyszukiwania

W aktualnej wersji programu Microsoft Outlook funkcja wyszukiwania znajduje się na górnym pasku funkcji obok wstążki w polu wyszukiwania. Oprócz wprowadzenia jednego lub więcej terminów wyszukiwania w funkcji wyszukiwania, zakładka „Szukaj” zawiera dalsze opcje i opcje ustawień.

Microsoft Outlook oferuje możliwość przeszukiwania struktury folderów i wszystkich zapisanych wiadomości e-mail według różnych kryteriów.

Możesz między innymi:

• Wyszukaj w bieżącej skrzynce pocztowej lub globalnie w Outlooku lub
• Uwzględnij załączniki w wyszukiwaniu.

Obecna funkcja wyszukiwania sugeruje wyszukiwane terminy, wyraźnie pokazuje, które słowa kluczowe już wyszukiwałeś i daje możliwość korzystania z narzędzi wyszukiwania.

Podsumowując, funkcje „Sortuj” i „Szukaj” w Outlooku oferują wszystkie opcje profesjonalnego przechowywania zapisanych wiadomości e-mail w Outlooku i, jeśli to konieczne, ponownego ich wyszukiwania za pomocą natychmiastowego wyszukiwania według kryteriów.

Podsumowanie: Konfiguracja Outlooka jest łatwa i zorientowana na użytkownika

Jako program komunikacyjny, Microsoft Outlook jest elastyczny i elastyczny. Możesz organizować Outlooka, korzystając z folderów osobistych i indywidualnego systemu folderów. Funkcje „Szukaj” i „Sortuj” umożliwiają przechowywanie e-maili w sposób zorientowany na użytkownika i ponowne ich wyszukiwanie według zdefiniowanych kryteriów.

Ponadto możesz wyświetlać wiadomości e-mail pojedynczo w obszarze czytania programu Outlook oraz określić sposób wyświetlania obszaru czytania i obszaru folderów w zakładce „Widok”. Wystarczy kilka ustawień, aby dostosować Outlooka do własnych potrzeb i efektywnie współpracować z oprogramowaniem komunikacyjnym.