Zdarza się to coraz częściej: jeśli używasz skoroszytu programu Excel jako źródła danych w liście próbnym w programie Word 2003/2002, mogą pojawić się problemy z formatem daty. Oto jak obejść tę trudność.
Na przykład, jeśli data ma zostać przeniesiona do listu formularzowego z kolumny z datami w tabeli Excel, to data zawsze pojawia się w programie Word w formacie „MM / DD / RRRR”, niezależnie od tego, jak ją sformatowałeś. To irytujące!
Problem występuje zawsze w programie Word 2003/2002, gdy program Word określa filtr importu dla samego źródła danych podczas uzyskiwania dostępu do tabel programu Excel. Następnie używany jest filtr, który nie formatuje poprawnie daty i zamiast tego przenosi datę w standardowym formacie daty.
Unikaj tego błędu formatu i ustaw program Word, aby samodzielnie zdefiniować filtr importu. Następnie wybierz opcję "Arkusze Microsoft Excel przez konwerter" lub "Arkusze MS Excel przez DDE" jako filtr importu, w zależności od wersji Worda i zainstalowanego filtra. Tak to działa:
- Wywołaj menu DODATKI - OPCJE i przejdź do zakładki OGÓLNE. Aktywuj pole wyboru „Potwierdź konwersję podczas otwierania”. Wyjdź z okna dialogowego za pomocą OK. Musisz wykonać ten krok tylko raz, Word zapamiętuje to ustawienie na stałe.
- Uwaga: Bez zmiany w menu DODATKI - OPCJE, zakładka OGÓLNE, Word zazwyczaj sam ustawia filtr importu podczas ładowania pliku, który nie jest w formacie Word. Dotyczy to nie tylko źródła danych dla listów formularzowych, ale także zwykłych dokumentów, które chcesz przejąć od edytora tekstu innej firmy lub które składają się z czystego pliku tekstowego. Tylko wtedy, gdy aktywujesz pole wyboru „Potwierdź konwersję podczas otwierania”, zawsze będziesz proszony o żądany format i możesz sam zdecydować.
- Teraz utwórz swój list formularzowy, wywołując menu DODATKI - LISTY I MAILING - TWORZENIE LISTÓW SZEREGOWYCH (Word 2003) lub DODATKI - LISTY I MAILINGI - KREATOR WYDRUKÓW SERYJNYCH (Word 2002).
- W pierwszym kroku kreatora wybierz żądany typ dokumentu, na przykład: „Listy”.
- W drugim kroku kreatora użyj przycisku opcji „Użyj bieżącego dokumentu”, aby określić, że bieżący dokument ma być używany jako list formularzowy.
- W trzecim kroku wybierz opcję „Użyj istniejącej listy” i kliknij „Przeglądaj”. Następnie przejdź do folderu, w którym znajduje się plik Excel. Wybierz plik Excel i kliknij „Otwórz”.
- Ponieważ w pierwszym kroku określiłeś, że chcesz samodzielnie określić format pliku podczas otwierania „obcych” plików, pojawi się teraz okno dialogowe, w którym możesz określić typ źródła danych. W zależności od wersji programu Word i zainstalowanych filtrów importu wybierz opcję "Arkusze Microsoft Excel przez konwerter (* .XLS; *. XLW)" lub "Arkusze MS Excel przez DDE (* .XLS)". Potwierdź swój wybór za pomocą OK".
- Pojawi się teraz inne okno dialogowe: Jeśli jako filtr importu wybrałeś "Arkusze Microsoft Excel przez konwerter (* .xls; *. Xlw)", tytuł wyświetlanego okna dialogowego to "Otwórz arkusz". Jednak przy filtrze importu „Arkusze MS Excel przez DDE (* .xls)” pojawia się okno dialogowe „Microsoft Excel”. Niezależnie od tego, które okno się pojawi, możesz wybrać żądany arkusz roboczy zawierający Twoje dane adresowe. Następnie potwierdź okno dialogowe za pomocą „OK”.
- Pojawi się okno dialogowe adresata korespondencji seryjnej, w którym możesz wybrać swój adres. Tutaj możesz ustawić filtry adresów i / lub usunąć poszczególne adresy z listy adresów, dezaktywując odpowiednie pole wyboru.
- Po potwierdzeniu okna dialogowego adresata korespondencji seryjnej przyciskiem OK, możesz wstawić pola korespondencji seryjnej do dokumentu w czwartym kroku kreatora korespondencji seryjnej.
Pola daty są teraz poprawnie przyjmowane ze względu na wybrany przez Ciebie filtr importu i pojawiają się w dokładnie takim formacie, jaki zdefiniowałeś w Excelu.
W tych artykułach można znaleźć jeszcze więcej informacji i pomocnych wskazówek dotyczących listów formularzowych.
