Twórz szablony w Outlooku i oszczędzaj dużo czasu

Różne instrukcje i wskazówki krok po kroku

Wiele działań w sektorze zawodowym lub prywatnym jest zbędnych. Dotyczy to zarówno prac ręcznych w sektorze rzemieślniczym, jak i zadań wykonywanych na komputerze. Jedną z czynności, która jest stale powtarzana, jest projektowanie poczty za pomocą pakietu Microsoft Office. Oferty, listy motywacyjne do faktury lub dokumenty prywatne często zawierają to samo lub podobne sformułowania i są identyczne pod względem tekstu, struktury i formatowania.

Ze względu na wydajność sensowne jest zautomatyzowanie pisania tych wiadomości poprzez tworzenie szablonów w Outlooku. Użytkownicy pakietu Microsoft Office są szczególnie zaznajomieni z pracą z szablonami z programu Microsoft Word lub programu do prezentacji PowerPoint. W programie do edycji tekstu lub oprogramowaniu do prezentacji szablony muszą być stosowane standardowo. Konkretne szablony lub szablony ułatwiają koncepcję prezentacji lub budowę listów biznesowych. W podobny sposób można postępować w programie Microsoft Outlook, aby uniknąć zbędnych czynności przy tworzeniu wiadomości e-mail.

Instrukcje krok po kroku: Twórz szablony w Outlooku

Aby utworzyć szablon w Outlooku, wykonaj następujące czynności:

1. Otwórz „Nową wiadomość e-mail” w zakładce „Start” w Outlooku i zaprojektuj ją indywidualnie z tekstem i innymi elementami stylistycznymi, aby można było jej użyć jako szablonu. Masz również możliwość otwarcia nowej poczty za pomocą kombinacji klawiszy CTRL + N.

   

2. Po utworzeniu wiadomości e-mail zapisz ją, klikając zakładkę „Plik” w pozycji menu „Zapisz jako”, zamiast wysyłać wiadomość w zwykły sposób przez pole „Wyślij”.

   

3. Otworzy się okno, w którym możesz zapisać swoją wiadomość. Aby wiadomość została zapisana jako szablon, konieczne jest wybranie odpowiedniego typu pliku. Możesz to znaleźć, klikając okno dialogowe pod "Typ pliku". Wybierz wpis „Szablon programu Outlook” jako typ pliku. Szablon programu Outlook jest zawsze skrócony z rozszerzeniem *.oft. Jeśli jako edytor poczty został skonfigurowany program Microsoft Word, format OFT (szablon programu Outlook) nie jest dostępny do wyboru. Opcjonalnie możesz zapisać pocztę w formacie wiadomości programu Outlook lub plik w formacie HTML. W takim przypadku nie może być używany jako szablon w Outlooku.

   

4. Klikając „Zapisz”, zapisujesz nowy szablon w swoim osobistym folderze szablonów. Jako nazwę szablonów należy wybrać odpowiedni, zrozumiały opis. Domyślnie folder szablonów osobistych można znaleźć w następującej lokalizacji w systemie Windows: "C: \ użytkownicy \ nazwa użytkownika \ appdata \ roaming \ microsoft \ szablony."

Ważny: Jeśli utworzone e-maile mają być używane wyłącznie do ponownego przesłania i nie są zapisywane jako szablon, użyj funkcji śledzenia w programie Microsoft Outlook.

Szablon utworzony w Outlooku jest od razu dostępny do użycia.

Utwórz nowy e-mail z szablonu - tak to działa

Jeśli chcesz utworzyć nową wiadomość e-mail z wcześniej utworzonego szablonu, możesz skorzystać z następującego schematu:

1. Zamiast otwierać nową wiadomość e-mail za pomocą przycisku „Nowa wiadomość e-mail”, przejdź do przycisku „Nowe elementy” w menu. W zakładce Elementy wybierz pole: "Elementy dodatkowe> Wybierz formularz".

   

2. W następnym oknie kliknij w polu „Wybierz formularz” na liście Szukaj w opcji „Szablony w systemie plików”.

   

3. Następnie otwierany jest standardowy folder „Szablony”. W tym folderze znajdziesz szablony Outlooka z typem pliku *.często podobnie jak inne szablony Office dla Worda, Excela lub PowerPointa. Jeśli Twój szablon jest zapisany w innym folderze, kliknij „Przeglądaj” i wybierz żądany szablon.

   

4. W ostatnim kroku wybierz żądany szablon i kliknij „Otwórz”.

Twój szablon otworzy się w edytorze poczty e-mail programu Outlook. Możesz to zindywidualizować przed wysłaniem i dodać szybkie moduły. Oprócz zmian tekstowych należy wprowadzić adresata (odbiorców) w polach Do, DW lub UDW. Niezbędne jest również wprowadzenie znaczącego tematu i sprawdzenie wiadomości pod kątem błędów ortograficznych i literowych przed wysłaniem. Po zakończeniu wiadomości e-mail utworzonej z szablonu, można ją wysłać w zwykły sposób.

Szablony Outlooka zasadniczo nie muszą być używane do wiadomości e-mail. Jeśli Twoje zadania obejmują codzienne wysyłanie wezwań na spotkania o tej samej lub podobnej treści do równoważnych odbiorców, szablony mogą być również przydatne i oszczędzić czas.

Warto usprawnić powtarzające się procesy i zamówienia, tworząc szablony w Outlooku. Zamiast pisać te same lub podobne teksty kilka razy dziennie, szablony pomagają zaoszczędzić czas i zapewniają analogię z e-mailami. Jest to szczególnie przydatne w kontekście biznesowym, na przykład w przypadku ofert dla klientów i zainteresowanych stron.

Podsumowanie i wnioski: Tworzenie i używanie szablonów w Outlooku jest wydajne i proste

Aby uniknąć redundancji w codziennym obiegu pracy, celowe jest tworzenie szablonów. Podobnie jak w przypadku Microsoft Word lub PowerPoint, jest to również możliwe w programie Microsoft Outlook za pomocą zaledwie kilku kliknięć myszą.

W kilku krokach możesz zapisać szablon w standardowym folderze szablonów. Projektowanie nowych wiadomości z szablonów również odbywa się za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Taka procedura gwarantuje oszczędność czasu, zgodność w odpowiadaniu na zapytania oraz redukuje błędy przy tworzeniu maili. Szablony programu Outlook mogą być również używane do wezwań na spotkania lub terminów. Użytkownicy korzystający z szablonów są bardziej wydajni i profesjonalnie korzystają z funkcji programu Outlook.