Dobre zarządzanie danymi: zadania, narzędzia i koncepcja

Oto cztery rodzaje danych, które koniecznie powinieneś znać

Kwestia prawidłowego zarządzania danymi staje się coraz ważniejsza dla firm. W końcu w firmach na co dzień przetwarzane są duże ilości danych, a ich udostępnianie z jednej strony, a ochrona z drugiej to tylko część zarządzania danymi.

Co obejmuje zarządzanie danymi? definicja

Zarządzanie danymi odnosi się do gromadzenia, wykorzystywania i przechowywania danych z uwzględnieniem kilku parametrów. Dane powinny być zarządzane niedrogo, bezpiecznie i wydajnie. Zarządzanie danymi powinno umożliwiać pracownikom w firmach i innych organizacjach wykorzystanie danych do osiągania celów, podejmowania decyzji, wdrażania działań i tym samym zwiększania wartości firmy. Takie wykorzystanie danych musi odbywać się zgodnie z określonymi specyfikacjami i zawsze być zoptymalizowane.

W tym kontekście zarządzanie danymi i zarządzanie procesami są ze sobą ściśle powiązane. Przecież w wielu firmach dane są atutem firmy. Odpowiednie procesy są niezbędne, aby skutecznie chronić tę wartość, ale także tworzyć nowe wartości i mieć bezproblemowy dostęp do istniejących danych.

Do odpowiedzialnego i wydajnego zarządzania danymi firmy potrzebują koncepcji obejmującej wszystkie aspekty:

• Zbieraj dane
• Zapisz dane
• przetwarzać dane
• Dane archiwalne
• Usunąć dane

W najlepszym przypadku koncepcja ta uwzględnia zarówno wymagania firmy w zakresie zarządzania danymi, jak i bezpieczeństwo i ochronę danych.

Istnieją 4 różne rodzaje danych

Aby przyjąć całościowe podejście do zarządzania danymi, ważne jest zrozumienie różnych typów danych. Przecież np. dane osobowe, takie jak nazwiska i adresy pracowników, chcą być traktowane inaczej niż dane, które publikujesz na stronie swojej firmy w sposób czytelny dla wszystkich.

Dane osobiste

Wszelkie dane dotyczące konkretnych osób, takie jak nazwiska, adresy czy dane bankowe pracowników są danymi osobowymi. Jednak gromadzone dane pomiarowe i dane klientów są również liczone jako dane osobowe. Wszystkie dane dotyczące naszych własnych pracowników i klientów oraz innych stron trzecich są traktowane jako dane osobowe. Muszą być one szczególnie chronione.

Wrażliwe dane firmy

Wszystkie dane dotyczące tajemnic firmy, takie jak dokumenty podatkowe i księgowe, są danymi wrażliwymi firmy. Dane, które są generowane w trakcie projektów, takie jak obliczenia, receptury, dane badawcze i wiedza techniczna, są również klasyfikowane jako informacje wrażliwe. W tym obszarze liczą się również wewnętrzne procedury lub procesy, listy klientów i strategie korporacyjne. Tutaj ważne jest, aby jasno określić, które informacje muszą być chronione, a które nie, w ramach zarządzania danymi. Zazwyczaj firmy zatrudniają nowych pracowników, którzy przystępując do firmy podpisują umowę o zachowaniu poufności, z którą zobowiązują się nie ujawniać żadnych wrażliwych danych firmy osobom trzecim.

Drugorzędne dane

Dane wtórne powstają z dalej przetwarzanych danych pierwotnych. Odnoszą się do wszystkich danych, które są tworzone w innym celu, a także występują jako część miary. Jeśli na przykład na zdjęciach, które są wykonywane i publikowane we własnej siedzibie firmy, widnieją tablice rejestracyjne pracowników lub klientów, to są to dane wtórne. Nawet jeśli np. przeprowadzono ankietę, mogą pojawić się dane wtórne. Rzeczywisty kwestionariusz jest danymi pierwotnymi, a wyniki, które są podsumowane na podstawie tych danych pierwotnych i nie pozwalają już na wyciąganie jakichkolwiek wniosków na temat respondentów, są wówczas danymi wtórnymi.

Dane publicznie dostępne

Jeśli dane są udostępniane publicznie na własnej stronie internetowej firmy lub w dokumentach drukowanych, muszą one spełniać określone wymagania. Na przykład żadne prawa autorskie lub prawa do znaków towarowych nie mogą być naruszane przez np. marki inne niż Twoja własna widoczne na zdjęciu. Własne loga i slogany powinny być chronione przed kradzieżą przez innych, np. poprzez rejestrację jako znak słowny lub graficzny.

Zarządzanie danymi: są te zadania

Zarządzanie danymi wiąże się z różnymi zadaniami.

• Zbieranie danych Biorąc pod uwagę ekonomię danych, tj. można zebrać tylko tyle danych, ile jest naprawdę potrzebne. W ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO) określono ten obowiązek oszczędności.
• Zapewnij jakość danychpracując ostrożnie podczas wprowadzania danych.
• Wykorzystanie danych uczynić go przejrzystym.
• Unikaj przesyłania danych, Jeśli to możliwe. Im więcej danych jest przenoszonych z punktu A do punktu B, tym bardziej stajesz się podatny na naruszenia bezpieczeństwa lub utratę danych.
• Zapewnij łatwy dostęp do źródeł danych.
• Bezpiecznie przechowuj dane, na przykład w chmurze lub w ramach dostarczonego w tym celu oprogramowania bazodanowego.
• Bezpieczne dane i regularnie tworzyć kopie zapasowe, na przykład w chmurze lub na zewnętrznych nośnikach pamięci.
• Chroń systemy plików i całe IT, przed atakami hakerów lub złośliwym oprogramowaniem. Jest to możliwe dzięki zaporom i aktualnej ochronie antywirusowej.
• Wewnętrzna ochrona danych poprzez przypisanie praw w ramach systemów danych. W końcu dane pracowników, na przykład, muszą być również chronione przed innymi pracownikami.
• Chroń sprzęt, przed ogniem, zalaniem lub przepięciem.
• Komunikować kompetencje w zakresie przetwarzania danychaby uniknąć nieprawidłowego działania.
• Sprawdź jakość danych, najlepiej w stałej regularności.
• Archiwizacja danychw celu utrzymania jak najmniejszej ilości danych w aktualnie używanych systemach i urządzeniach. Na przykład dane muszą być również przechowywane dla urzędu skarbowego przez określone okresy czasu, niezależnie od tego, czy nadal są potrzebne do bieżącej działalności gospodarczej.
• Trwale usuń daneaby z jednej strony stworzyć przestrzeń, a z drugiej pozbyć się odpowiedzialności za ochronę danych. Należy wcześniej dokładnie sprawdzić, czy dane, które mają zostać usunięte, naprawdę można usunąć na stałe, czy też mogą nie być potrzebne gdzie indziej. Usuwanie to nie to samo, co usuwanie, więc dane na niektórych dyskach twardych są po prostu nadpisywane. Aby naprawdę je usunąć, powinieneś pracować z odpowiednimi programami, takimi jak CCleaner.
• Przestrzegać pewności prawa i poprzez regularna analiza własnych danych przestrzegać wspólnych przepisów.
• Informacje przejrzyste tworzyć i dzielić się z innymi.

Wyzwania i cele w zarządzaniu danymi

Wyzwanie związane z zarządzaniem danymi polega na tym, że wszystkie te zadania są ze sobą powiązane i zaprojektowane tak wydajnie i praktycznie, jak to tylko możliwe. Każdy pracownik powinien mieć dostęp do potrzebnych mu danych, nie zaniedbując ochrony danych. Dla firm przydatne mogą być tak zwane wytyczne dotyczące zarządzania danymi. To określa sposób przetwarzania danych w firmie.

Szczególne wyzwania w zarządzaniu danymi wynikają m.in. z tych aspektów:

• stale rosnąca ilość danych (big data)
• coraz więcej perfidnych ataków hakerów na bezpieczeństwo danych
• Ciągle zmieniające się wymagania prawne, co sprawia, że firmy muszą być zawsze na bieżąco

Zmiany w organizacji również komplikują obsługę danych. Ponieważ temat zarządzania danymi staje się coraz ważniejszy w wielu firmach, istnieją obecnie nawet stałe stanowiska, tzw. menedżerowie danych, którzy zajmują się wyłącznie tym tematem.

Zarządzanie danymi: 4 możliwe rozwiązania programowe

Istnieją różne opcje i wiele gotowych rozwiązań programowych do zarządzania danymi w firmach:

Systemy zarządzania treścią	CMS to systemy, w których treści i informacje są ze sobą powiązane. Bazy danych można również integrować z systemami zarządzania treścią.
Zarządzanie danymi podstawowymi	Zarządzanie danymi podstawowymi oznacza centralną administrację danymi podstawowymi, czyli podstawowymi danymi organizacji. Niezależnie od tego, czy dane pracowników, czy dane klientów – wszystkie podlegają danym podstawowym i wymagają szczególnej ochrony.
Systemy planowania zasobów przedsiębiorstwa	Dzięki takiemu holistycznemu oprogramowaniu można rejestrować wszystkie zasoby organizacji. Można na nim odwzorować sprzęt roboczy, materiały, miesięczne wydatki pracowników i wiele innych.
Systemy zarządzania dokumentami	Takie systemy mogą służyć do przechowywania, sortowania, zarządzania i archiwizacji dokumentów. Na przykład ecoDMS jest odpowiedni dla małych firm i jednoosobowych firm.

Liczne narzędzia i programy do zarządzania danymi oferują Google, Oracle, SAP i wiele innych dużych firm.

Zarządzanie danymi dla osób prywatnych

Dla freelancerów, firm jednoosobowych i małych startupów temat zarządzania danymi jest również istotny od pierwszego dnia i powinni rozejrzeć się za odpowiednim oprogramowaniem na wczesnym etapie.

Temat zarządzania danymi jest również istotny dla osoby prywatnej, choć na mniejszym poziomie. Na domowym komputerze, smartfonie i tablecie znajduje się duża ilość danych, które wymagają sortowania, zarządzania i tworzenia kopii zapasowych.

Przydatne narzędzia do zarządzania danymi

Możesz zarządzać danymi za pomocą odpowiednich narzędzi - do każdego celu jest odpowiednie oprogramowanie:

• Za pomocą opcji Zamów w moim folderze możesz sortować i zarządzać plikami na swoim komputerze z systemem Windows.
• DirPrintOK drukuje przegląd folderów i plików jako listę.
• Dzięki VisiPics możesz znaleźć zduplikowane zdjęcia na dysku twardym i usunąć niepotrzebne obrazy, aby zrobić miejsce na nowe dane.
• DupeGuru pomoże Ci znaleźć duplikaty plików. Możesz sortować według różnych typów plików, takich jak muzyka, zdjęcia i inne.
• Odblokuj zablokowane pliki za pomocą Unlockera.
• Oprogramowanie Jajuk pozwala zaimportować kolekcję muzyki, a następnie ją posortować.
• Terminplaner.net to proste narzędzie do zarządzania plikami.
• Katalog filmów Ant pomaga katalogować filmy, płyty DVD i Blu-ray.
• Menedżer plików Double Commander doskonale nadaje się do kopiowania i przenoszenia plików w celu uporządkowania komputera. Możesz także użyć tego programu do zbiorczej zmiany nazw plików.
• Dircomp umożliwia porównywanie ze sobą całych folderów w celu zachowania spójności zasobów danych.
• Dzięki pobraniu „Usuń puste foldery szybko” możesz łatwo usunąć puste foldery w Outlooku.
• Folder Axe umożliwia dzielenie folderów zawierających duże ilości plików na dwa lub więcej folderów.
• Narzędzie Toucan ma tylko jedną funkcję: wygodne i bezpieczne kopiowanie plików. Wykonuje tę pracę zadowalająco.
• Możesz czytać książki audio za pomocą CDex lub EasyTag i zapisywać je na dysku twardym.
• Za pomocą IsoBuster możesz odczytywać pliki graficzne.

Wskazówki i porady dotyczące dobrego zarządzania danymi

Dobre zarządzanie danymi zaczyna się od odpowiednich narzędzi, ale wymaga o wiele więcej. Jeśli będziesz przestrzegać kilku zasad, wydłużysz cykl życia swoich danych i zaoszczędzisz chaos w swoim systemie:

• Utrzymuj wysoką jakość danych od samego początku. W pierwszej kolejności nie podawaj żadnych niepoprawnych, niekompletnych, słabo ustrukturyzowanych lub niepotrzebnych danych. Unikaj powielania.
• Zwróć uwagę na obowiązujące przepisy dotyczące ochrony danych, aby uniknąć problemów.
• Utwórz kopię zapasową swoich danych, aby zawsze móc korzystać z kopii zapasowej.
• Spraw, aby korzystanie z danych było przejrzyste.
• Najlepiej umieścić swoje dane tam, gdzie mają swoje ostateczne miejsce docelowe.
• Standaryzuj pisownię i tłumaczenia.
• Zautomatyzuj procesy, takie jak tworzenie kopii zapasowych.
• Uprość procesy.
• Rozwiązania sieciowe wydajnie i łączą różne metody w celu odwzorowania możliwie najbardziej wszechstronnego zarządzania danymi.
• Sensowne jest również integrowanie danych i łączenie różnych informacji w jednolitą strukturę.

Wniosek: zarządzanie danymi wymaga ustrukturyzowanych procedur

Zarządzanie danymi to złożona dziedzina o wielu różnych wymaganiach. Istnieją różne rodzaje danych i każdy z nich należy traktować inaczej. Na przykład, chociaż dane osobowe podlegają szczególnej ochronie, inne dane są celowo udostępniane publicznie. Zarządzanie danymi stwarza wiele wyzwań związanych z zarządzaniem, tworzeniem kopii zapasowych i archiwizacją informacji. Firmy mają do wyboru różne rozwiązania programowe. Osoby prywatne również mają do czynienia z tematem zarządzania danymi. Pomaga w tym wiele małych narzędzi, które ułatwiają radzenie sobie ze stale rosnącą ilością danych.