Zapisuj i udostępniaj pliki Excela: szybko i łatwo

Ważne informacje, które mogą pomóc

Jeśli kilku kolegów pracuje nad projektem lub zadaniem, często konieczna jest wspólna praca nad skoroszytem programu Excel lub tabelą z programu Excel. Przed zwolnieniem upewnij się jednak, że wybrałeś właściwy format i poprawnie zapisałeś plik Excel. Ponadto użytkownicy powinni zwracać uwagę na rozmiar pliku i, jeśli to możliwe, podzielić go. Czasami jednak opublikowanie danych jest wystarczające, aby uzyskać do nich dostęp.

Zapisz plik Excel: Oto jak to działa

Używając kombinacji klawiszy dla Excela "Ctrl + S" lub poprzez "Plik> Zapisz" lub "Zapisz jako", możliwe jest zapisanie bieżącego pliku Excela pod indywidualną nazwą pliku. Oprócz standardowych typów plików .xls i .xlsx, Excel oferuje zapisywanie w formacie OpenDocument lub PDF.

Skoroszyty programu Excel można zapisać w wybranej lokalizacji przechowywania, określając wcześniej standardową lokalizację przechowywania. Miejsce przechowywania można również zmienić w zaledwie kilku krokach. Czasami pomocne jest wyświetlanie folderu lub ścieżki przechowywania dokumentu w komórce skoroszytu. To właśnie umożliwia ta funkcja tabeli.

Zapisz plik Excel z kopią zapasową

Zaleca się wykonanie kopii zapasowych ważnych plików Excela przed wprowadzeniem zmian w dokumencie. Kopię zapasową można utworzyć za pomocą niektórych funkcji programu Excel lub za pomocą makra. Możesz również skonfigurować skoroszyt programu Excel w taki sposób, aby kopia zapasowa poprzedniej wersji skoroszytu była zapisywana za każdym razem, gdy wprowadzana jest zmiana.
Dane i cenny czas pracy mogą zostać utracone w wyniku awarii zasilania lub niezamierzonego zamknięcia niezapisanego pliku Excel. Dlatego zaleca się aktywację funkcji programu Excel „Autoodzyskiwanie”, aby zainicjować automatyczne przechowywanie danych.

Film instruktażowy: Microsoft Excel: Zapisz plik i udostępnij go innym użytkownikom

Udostępnij plik Excel: możliwości

Jeśli chcesz udostępnić dane skoroszytu programu Excel lub dokumentu innym użytkownikom, oprócz zintegrowanych funkcji zwalniania dostępne są inne opcje:

• Diagram z przechowywanych danych można opublikować np. w firmowym intranecie lub na stronie internetowej. Aby to zrobić, musisz użyć niektórych funkcji, aby wyeksportować dane z listy Excela jako grafikę. Excel oferuje również możliwość skopiowania żądanego podobszaru z tabeli Excela jako grafiki w celu wstawienia i wyświetlenia go w prezentacji lub w innej aplikacji.
• Listy Excel lub pojedyncze arkusze kalkulacyjne można łatwo i szybko wysłać do współpracowników pocztą elektroniczną. Integracja odpowiedniego przycisku w pasku narzędzi Excela ułatwia wysyłanie, a także korzystanie z tego pomocnego makra.
• Skoroszyt programu Excel można również udostępniać w sieci, a tym samym edytować przez kilku użytkowników. Wcześniej skoroszyt można skopiować za pomocą makra i zapisać pod inną nazwą pliku.
• Na koniec możesz udostępnić plik Excel, zapisując skoroszyt w chmurze online, takiej jak OneDrive. Pozwala to innym użytkownikom na edycję pliku.

Udostępnianie pliku Excel jest bezpieczniejsze

Oprócz danych Excela niektóre funkcje chronią również podane informacje:

• Podpisy cyfrowe można wygodnie zintegrować z plikiem lub folderem Excel, aby zapewnić integralność i autentyczność danych. Podpis cyfrowy wskazuje innym, że zawartość skoroszytu lub dokumentu została zweryfikowana i podpisana.
• Zanim arkusz kalkulacyjny lub skoroszyt programu Excel zostanie przekazany w jakiejkolwiek formie członkom zespołu lub komukolwiek innemu, należy go oczyścić z danych i informacji osobistych.
• Ochrona formuł w arkuszu kalkulacyjnym lub folderze programu Excel zapobiega niepożądanym zmianom, gdy nad dokumentem pracuje kilka osób.
• Przed przekazaniem skoroszytu warto skopiować poszczególne arkusze do nowego skoroszytu programu Excel i zastąpić formuły wartościami.

Właściwy format do udostępniania pliku Excel

Firmy i firmy często korzystają z nowszych i starszych wersji programu Excel. Czasami może być konieczna zmiana typu pliku pliku Excel:

• Korzystając z menu programu Excel, plik można stosunkowo łatwo zapisać jako plik PDF.
• Plik Excel lub tabelę można zapisać w formacie CSV w zaledwie kilku krokach.
• Aby plik Excel był kompatybilny ze starszymi wersjami, można go zapisać w formacie pliku XLS.
• Całą zawartość folderu można przekonwertować na format pliku XLSX za pomocą narzędzia firmy Microsoft.
• Można przeprowadzić ręczną kontrolę zgodności, aby zapisane pliki Excel mogły być odczytane przez starsze wersje programu.

Zmniejsz rozmiar skoroszytu programu Excel

Nie jest łatwo udostępnić tabelę Excela z kilkoma tysiącami wierszy. Przed podzieleniem dużego pliku Excela konieczne jest m.in. B. podział za pomocą makra. Możesz jednak również skorzystać z tych wskazówek, aby znacznie zmniejszyć rozmiar pliku. Zarówno w starszych, jak i nowszych wersjach programu Excel można skompresować obraz lub całą grafikę w folderze i wybierać między różnymi rozdzielczościami.

Wniosek: Zapisz plik Excela i udostępnij go innym użytkownikom

Gdy inne osoby potrzebują danych ze skoroszytu programu Excel, użytkownicy mają do wyboru kilka opcji. Najpierw użytkownicy powinni zapisać plik Excel. W tym celu dostępne są różne typy plików. Aby udostępnić plik Excel, należy wcześniej określić unikalną nazwę pliku. Ponadto przed ewentualnymi zmianami można wykonać kopię zapasową, na przykład za pomocą makr. Program Excel pozwala również zmniejszyć rozmiar plików Excela lub podzielić skoroszyt, zmienić format pliku lub wstawić podpis cyfrowy, zanim użytkownicy udostępnią plik Excel innym osobom.

Więcej interesujących artykułów na temat Excela

• Jeśli nad arkuszem kalkulacyjnym Excel pracuje kilka osób, warto rozpoznać zmiany w treści lub formułach.
• Kompletny arkusz programu Excel ze skoroszytu można szybko przenieść lub skopiować do innego skoroszytu programu Excel.
• Puste linie można trwale usunąć za pomocą funkcji automatycznego filtrowania.
• Usunięcie zbędnej zawartości zmniejsza rozmiar pliku programu Excel.
• Formuły programu Excel w skoroszycie można za jednym razem przekonwertować na liczby.
• Grafika podglądu może być przechowywana dla plików Excel.
• Za pomocą tej funkcji dziennika zawsze możesz zobaczyć godzinę i osobę, która zmieniła zawartość komórki.

FAQ

Jak udostępnić arkusz kalkulacyjny Excel?

Otwórz skoroszyt, a następnie kliknij kartę Recenzja. Przejdź przez „Zmiany” do opcji wydania „Użytkownicy mogą edytować obszary”. Wybierz „Nowy” z menu Uprawnienia użytkownika przed zdefiniowaniem wspólnej tabeli.

Gdzie mogę znaleźć automatyczne kopie zapasowe programu Excel?

Aktywując funkcję Autoodzyskiwania, Excel zapisuje aktualnie otwartą przestrzeń roboczą co dziesięć minut w standardowym ustawieniu. Kopia zapasowa powinna znajdować się w tym samym folderze co oryginalny plik.

Jak mogę dezaktywować ochronę przed zapisem skoroszytu?

Otwórz skoroszyt. Kliknij „Informacje” w menu plików, a następnie dezaktywuj pole „Zablokowane” w obszarze ogólnym.