Aby zawsze znać aktualny status quo po delegowaniu zadań za pośrednictwem Outlooka, możesz określić, że chcesz otrzymywać raport o stanie dla przekazanych zadań. Może też mieć sens, zwłaszcza przy rozbudowanych zadaniach
Jak przekonwertować zadanie na zlecenie zadania w późniejszym terminie
Jeśli już wiesz przy wprowadzaniu zadania, że chcesz je delegować, nie twórz zadania, ale żądanie zadania. Jednak zawsze zdarzy się, że wpisałeś zadanie do swojego planera zadań, a potem chcesz je przenieść na kogoś innego. W Outlooku działa to tak:
- Kliknij prawym przyciskiem myszy zadanie w harmonogramie zadań i wywołaj polecenie Przypisz zadanie na. Możesz też otworzyć zadanie. W programie Outlook do wersji 2003 wywołujesz polecenie Akcja - przypisz zadanie na; w programie Outlook 2007 lub nowszym kliknij przycisk Przypisz zadanie[1].
- Następnie wpisz adres e-mail osoby, której chcesz delegować zadanie, napisz krótką wiadomość i dostosuj termin wykonania (abyś miał jeszcze czas na przejrzenie wyniku).
- Upewnij się, że masz dwie opcje Zapisz zaktualizowaną kopię tego zadania na mojej liście zadań oraz Wyślij do mnie raport o stanie, gdy tylko zadanie zostanie wykonane są włączone. W przeciwnym razie zadanie nie pojawi się w Twoim terminarzu zadań; ponadto nie zostaniesz automatycznie powiadomiony o zakończeniu zadania.
- Prześlij zlecenie zadania.
W każdym przypadku należy dokonać tych ustawień
Aby delegowane zadania zawsze pojawiały się w Twoim terminarzu zadań, a Ty był powiadamiany o zakończeniu zadania, zalecam aktywowanie dwóch ustawień w Outlooku. Wtedy nie zawsze musisz pamiętać o aktywowaniu opcji z kroku 3 z poprzedniej sekcji podczas delegowania:
- W Outlooku do 2007 roku dzwonisz Narzędzia - Opcje - Opcje zadań włączone, w Outlooku 2010 i nowszych, polecenie Plik - Opcje - Zadania.
- W programie Outlook do 2007 r. wyłącz te dwie opcje Aktualizuj przydzielone zadania na liście zadań oraz Wyślij raport o statusie po zakończeniu przydzielonych zadań a.
W programie Outlook 2010 i nowszych włącz następujące opcje:
Zaktualizuj moją listę rzeczy do zrobienia o kopie zadań, które przypisuję innym osobom oraz Wyślij raport o stanie po wykonaniu przydzielonego zadania. - Zamknij okna dialogowe.
W ten sposób możesz wyświetlić status ukończenia w swoim planerze zadań
Na liście aktywności (widok Prosta lista) brak kolumny % ukończonychto w widoku Lista szczegółów wydaje. Jeśli często delegujesz dość rozbudowane zadania, a Twoi pracownicy regularnie dokumentują w Outlooku, jaki procent zadania już wykonali, to polecam skorzystać z opcji % ukończonych także w widoku Prosta lista wstawić. To lepszy sposób, aby być na bieżąco. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:
- Wybierz widok w harmonogramie zadań Prosta lista.
- Kliknij prawym przyciskiem myszy jeden z nagłówków kolumn, na przykład na Temat zadaniai wywołaj polecenie! Wybór pola na.
- Przeciągnij przycisk % ukończonych z okna dialogowego z wciśniętym lewym przyciskiem myszy do wiersza z nagłówkami kolumn. Na przykład przeciągnij przycisk za nagłówkiem Termin płatności. Czerwone strzałki wskazują, gdzie przycisk zostanie wstawiony jako nowy nagłówek kolumny. Gdy tylko przycisk znajdzie się w żądanej pozycji, zwolnij przycisk myszy.
- Jeśli nie chcesz wstawiać więcej kolumn, zamknij okno dialogowe Wybór pola.
