Rozliczasz zlecenia lub projekty na podstawie przepracowanych godzin? A może po prostu chcesz wiedzieć, ile czasu spędziłeś nad konkretnym projektem lub klientem?
Następnie przenieś dane z dziennika programu Outlook lub kalendarza do programu Excel, aby kontynuować tam obliczenia.
To, czy pobierasz dane do rozliczeń z kalendarza, czy dziennika, zależy od tego, jak pracujesz: Jeśli zablokujesz w kalendarzu czas pracy dla określonego klienta, umawiając odpowiednie spotkania, możesz skopiować te dane z kalendarza Excel. Jeśli zamiast tego chcesz prowadzić rejestrację minuta po minucie, kiedy i jak długo pracowałeś dla klienta, bardziej odpowiedni jest dziennik. Jednak na początku i na końcu sesji roboczej należy ponownie włączać i wyłączać własny zegar dziennika.
Pokaż czas spędzony w dzienniku
Dziennik w Outlooku może służyć do rejestrowania, jak długo pracowałeś nad projektem lub dla klienta. W ustawieniu standardowym dziennik pokazuje działania zarejestrowane dla określonego klienta w oknie dialogowym kontaktu, ale nie odpowiedni czas trwania. Możesz to zmienić w następujący sposób:
- W folderze Kontakty otwórz kontakt, dla którego chcesz rejestrować zadania.
- Otwórz kartę do programu Outlook 2003 włącznie zajęcia. Z kolei w programie Outlook 2007/2010 dzwonisz Kontakt → Zobacz → Aktywności na.
- Jeśli nie ma tu kolumny Trwanie widać, kliknij prawym przyciskiem myszy referencja lub W folderze i wezwij polecenie Dostosuj bieżący widok na.
- Kliknij pola.
- Pod Wybierz dostępne pola wybierać Wszystkie pola dziennika. Następnie kliknij poniżej Dostępne pola na Trwanie i do góry Dodać do.
- Zamknij okna dialogowe.
Rekordowy czas spędzony na klientach
Czas pracy dla klienta można rejestrować w programie Outlook w następujący sposób:
- Otwórz folder Kontakty i kliknij prawym przyciskiem myszy kontakt, dla którego chcesz rejestrować przepracowane godziny.
- Wywołaj polecenie w menu kontekstowym Nowy wpis do dziennika dla kontaktu (do programu Outlook 2003) lub Utwórz → Nowy wpis księgowy dla kontaktu (Outlook 2007) lub Utwórz → Nowy wpis do dziennika (Prognoza 2010).
- Wprowadź krótki temat (Outlook sugeruje nazwę klienta) i wybierz typ wpisu.
- Kliknij Rozpocznij czas odpowiednio. Rozpocznij czas (w programie Outlook 2007/2010), aby uruchomić stoper.
- Teraz zrób to, za co wystawisz fakturę klientowi później.
- Jak tylko skończysz, przenieś wpis do dziennika z Outlooka z powrotem na pierwszy plan i kliknij Zatrzymaj synchronizację (odpowiednio. Zatrzymaj minutnik w programie Outlook 2010).
- Zapisz i zamknij wpis do dziennika.
- Aby nie trzeba było ręcznie uruchamiać rejestrowania dla każdego zadania, możesz również poinstruować program Outlook, aby rejestrował określone czynności, które wykonujesz dla określonego kontaktu. Aby to zrobić, wywołaj polecenie Narzędzia → Opcje włącz i kliknij Opcje dziennika. Wybierz kontakt i elementy oraz programy użytkowe. Zamknij okna dialogowe.
