Zmniejsz rozmiar skoroszytów programu Excel

Jak zmniejszyć rozmiar plików Excela i usunąć niepotrzebną zawartość

W czasach coraz większych nośników pamięci i szybszych połączeń rozmiary plików nie odgrywają już takiej roli, jak kilka lat temu. Niemniej jednak powinieneś zachować jak najmniejsze pliki Excela. Wtedy są nie tylko szybciej zapisywane i wysyłane, ale też szybciej działają.

Jeśli edytujesz tabele Excela przez długi czas i dodajesz je wielokrotnie, szybko rosną do rozmiaru, który może ogromnie ograniczyć pracę z nimi.

Istnieje kilka sposobów na zmniejszenie rozmiaru pliku obliczeń. Najważniejsze z nich przedstawiamy tutaj. Zanim cokolwiek zrobisz, wykonaj kopię zapasową skoroszytu, aby nie stracić żadnych danych, jeśli coś pójdzie nie tak.

Wskazówka 1: usuń nadmiar komórek

Zasadniczo tylko faktycznie używane komórki są uwzględniane w rozmiarze pliku. Jeśli na przykład używałeś zakresów komórek do obliczeń tymczasowych, nadal są one uważane za używane. Dotyczy to również przypadku usunięcia treści.

Aby sprawdzić, który obszar program Excel uważa za używany, użyj kombinacji klawiszy CTRL END. Excel następnie przeskakuje do prawego dolnego rogu używanego obszaru.

Jeśli prawy dolny róg znajduje się daleko poniżej i / lub po prawej stronie faktycznie używanych komórek, musisz usunąć zbędne wiersze lub kolumny. Aby to zrobić, zaznacz linie i usuń je za pomocą kombinacji klawiszy CTRL MINUS. Następnie powtórz to dla kolumn.

Powtórz kroki opisane dla wszystkich arkuszy w danym skoroszycie. Po usunięciu zamknij folder, zapisz zmiany i otwórz je ponownie. Użyj CTRL END, aby sprawdzić, czy usunięcie się powiodło.

Wskazówka 2: usuń niepotrzebne formatowanie

Niektóre listy zawierają dużą liczbę pustych wierszy - kolejny powód ekstremalnych rozmiarów plików. Może się to zdarzyć zwłaszcza po zaimportowaniu list z innych programów. Jest to nie tylko irytujące, ale może również prowadzić do nieprawidłowych wyników w niektórych ocenach. Istnieje kilka metod usuwania takich pustych wierszy z list.

Opcja 1: Usuń puste wiersze w oknie dialogowym „Zawartość”

We wszystkich wersjach programu Excel użyj klawisza CTRL G, aby otworzyć okno dialogowe PRZEJDŹ DO.

Kliknij TREŚĆ.

Pojawi się kolejne okno dialogowe. Zaznacz opcję PUSTY.

Potwierdź swoją definicję za pomocą OK.

Całkowicie wymaż puste komórki

Wszystkie puste komórki są teraz zaznaczone. Możesz teraz całkowicie usunąć te komórki bez żadnych problemów, aby usunąć niepotrzebne formatowanie lub inne rzeczy. Wykonaj następujące kroki:

W programie Excel 2007 lub nowszym aktywuj kartę START i kliknij w grupie EDYTUJ opcję USUŃ, a następnie USUŃ WSZYSTKO.

Jeśli używasz wersji programu Excel 2003 włącznie, wywołaj polecenie USUŃ w menu EDYCJA i polecenie WSZYSTKO w menu rozgałęzionym.

Po usunięciu zamknij folder, zapisz zmiany i otwórz je ponownie.

Film instruktażowy: Usuń niepotrzebne formatowanie w programie Excel

Opcja 2: Usuń puste komórki za pomocą filtra Excel

1. Najpierw wybierz cały obszar danych z listy, w tym nagłówki kolumn.

2. Wywołaj polecenie DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel do wersji 2003) lub DATA - FILTER (Excel od wersji 2007).

3. W pierwszym wierszu listy zostaną wyświetlone małe strzałki listy dla opcji filtrowania.

   

4. Więc Excel filtruje listę. Kliknij myszą strzałkę listy kolumny, w której chcesz wyszukać puste komórki.

5. Możesz teraz wybrać wpis (OPRÓŻNIJ) za pomocą kryteriów filtrowania. W Excel 2003 znajdziesz to jako osobny punkt filtrowania. Dla Excel 2007 i 2010 znajdziesz wpis (EMPTY) w SELECT ALL.

6. Kliknij OK.

W razie potrzeby powtórz to w innych kolumnach, aż będą widoczne tylko puste rekordy danych (i odpowiadające im liczby w kolumnie pomocniczej).

Teraz podświetl te rekordy i naciśnij klawisz DELETE, aby je usunąć. Dokonaj oznaczenia w komórkach samodzielnie i nie oznaczaj za pomocą numerów wierszy w kolumnie współrzędnych.

Następnie możesz użyć opcji (WSZYSTKIE) na liście Autofiltru, aby wyświetlić pełną listę z usuniętymi pustymi wierszami. Po usunięciu należy przywrócić pierwotną kolejność rekordów, ponownie sortując listę według numerów w kolumnie pomocniczej.

Jeśli kolidujesz z włączonymi filtrami, możesz je ponownie wyłączyć za pomocą DATA - FILTER - AUTOFILTER.

Wskazówka 3: importuj i eksportuj makra

Trzecim powodem dużych tabel mogą być zawarte w nich makra. Należy usunąć te, które nie są wymagane, wyeksportować wszystkie inne, a następnie zaimportować je ponownie. Aby to zrobić, wykonaj następujące czynności:

Wywołaj Edytor Visual Basic za pomocą kombinacji klawiszy ALT F11. Znajdziesz tam Eksplorator projektów, który widzisz na obrazku.

Kliknąć na moduły makr jeden po drugim prawym przyciskiem myszy i wybrać polecenie USUŃ. Potwierdź zapytanie eksportu za pomocą OK.

Gdy wszystkie makra zostaną usunięte i wyeksportowane, wróć do Excela, zamknij plik, zapisz zmiany i otwórz go ponownie.

Następnie ponownie wywołaj Edytor Visual Basic za pomocą klawiszy ALT F11. Wybierz projekt bieżącego folderu w Eksploratorze projektów. W menu PLIK wywołaj polecenie IMPORTUJ PLIK i zaimportuj kolejno wszystkie wymagane makra.

Wskazówka 4: zmniejsz rozmiar pliku tabel przestawnych

Tabela przestawna może znacznie zwiększyć rozmiar pliku. Dzieje się tak, ponieważ dane źródłowe, na których oparta jest tabela przestawna, są również kopiowane do oddzielnej pamięci ukrytej, tak zwanej „pamięci podręcznej przestawnej”. Ostatecznie tabela przestawna uzyskuje dostęp do tej pamięci podręcznej, a nie do rzeczywistych danych źródłowych.

Dlatego zawsze musisz kliknąć przycisk „Odśwież”, aby odświeżyć tabelę przestawną, jeśli coś się zmieniło w danych źródłowych. Ponieważ jest to jedyny sposób na zaktualizowanie pamięci podręcznej osi. W praktyce można to wykorzystać do zmniejszenia rozmiaru pliku tabel przestawnych.

Zmniejsz rozmiar pliku tabel przestawnych

W tabelach przestawnych istnieje ustawienie, które czyści pamięć podręczną przestawnych po zapisaniu pliku. Sama tabela przestawna jest zachowywana.

Kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę przestawną i wybierz wpis „Opcje tabeli przestawnej” z menu kontekstowego.

Otwórz zakładkę „Dane” i odznacz „Zapisz dane źródłowe z plikiem”. Aby to zrobić, zaznacz pole obok „Aktualizuj podczas otwierania pliku.

Teraz pamięć podręczna osi jest usuwana po zapisaniu pliku - rzeczywista tabela danych jest oczywiście zachowywana.

Rozmiar pliku jest znacznie zmniejszony i prawie ponownie osiąga rozmiar pliku bez tabeli przestawnej.

Wskazówka 5: zmniejsz lub usuń grafikę i obrazy

Obrazy tła, logo lub wstawione obrazy są często niepotrzebne i zajmują dużo miejsca. Dlatego nie umieszczaj w tabeli obrazów tła. Umieść logo firmy tylko z jednej strony. Nie wstawiaj obrazów w ich oryginalnym rozmiarze, ale raczej je zmniejsz. Excel oferuje taką funkcję: Kliknij na obrazek. W pozycji menu „Format” w grupie „Dostosuj” znajduje się funkcja „Kompresuj obrazy” Zasadniczo przy zmniejszaniu i usuwaniu grafiki należy uważać, aby nie usunąć żadnej potrzebnej grafiki.

Wskazówka 6: usuń niepotrzebne formuły

Wiele skomplikowanych formuł wpływa również na rozmiar pliku Excel. Spróbuj więc usunąć niechciane formuły ze skoroszytu programu Excel. Czasami masz zestaw danych i nie potrzebujesz zawartych w nim formuł, lepiej zastąpić te formuły wartościami. Aby to zrobić, postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami:

1. Otwórz plik Excel i naciśnij Ctrl + A, aby wybrać cały arkusz roboczy / zestaw danych. Następnie naciśnij klawisz F5.

2. Otwórz opcję Przejdź do i kliknij „Specjalne”.

3. Wybierz formuły i kliknij OK, teraz wybrałeś wszystkie komórki, które mają formułę.

4. Następnie przekonwertuj zaznaczone formuły na wartości: Naciśnij kombinację klawiszy Ctrl + C, aby skopiować zaznaczone komórki.

5. Następnie kliknij kartę Strona główna iw grupie Schowek kliknij Wklej.

6. Następnie kliknij ikonę Wstaw wartość. Wszystkie komórki z formułami są teraz konwertowane na wartości.

Wskazówka 7: przekonwertuj typ pliku na format binarny (XLSB)

Zapisywanie w formacie .xlsb jest zalecane w przypadku obszernych obliczeń. To zapisuje plik w formacie binarnym. Będzie znacznie mniejszy, a dostęp szybszy. Zwykle nie spowoduje to żadnej niedogodności. W przypadku programowania wewnętrznego i zastosowań specjalnych zalecany jest szczegółowy test.

Często zadawane pytania: Zmniejsz rozmiar pliku skoroszytów programu Excel

1. Dlaczego mój plik Excel jest tak duży?

Zasadniczo arkusz z ponad 100 000 wierszy i wieloma kolumnami wymaga dużej ilości pamięci.Im więcej danych i grafik wstawisz do arkusza kalkulacyjnego programu Excel, tym większy i wolniejszy będzie z czasem plik. Dlatego sprawdź, czy nie możesz trochę zmniejszyć liczby pikseli wstawianych obrazów lub czy naprawdę ich potrzebujesz. Tabele przestawne i nieprawidłowe formatowanie mogą również zwiększyć rozmiar pliku.

2. Jak mogę zmniejszyć rozmiar moich wykresów w programie Excel?

Zaznaczanie wstawionej grafiki w tabeli za pomocą kliknięcia myszką, tak aby w Excel 2010 i Excel 2007 w pasku menu była wyświetlana zakładka „Narzędzia obrazu”. W programie Excel 2003 zamiast tego pojawia się pasek narzędzi „Grafika”. Teraz kliknij ikonę „Kompresuj obrazy”.

3. Jak mogę skompresować plik Excela?

Możesz łatwo skompresować plik Excel za pomocą opcji „Zip File”. Aby to zrobić, kliknij prawym przyciskiem myszy plik Excel, który chcesz skompresować. Teraz kliknij opcję Wyślij do, a następnie wybierz opcję „Folder skompresowany”.