Możesz użyć funkcji filtrowania, aby wyświetlić tylko te zadania, które spełniają określone kryteria.
Outlook posiada funkcję filtrowania zadań. Pozwala to odfiltrować te zadania, które spełniają określone kryteria, spośród wielu zdefiniowanych zadań. Na przykład możesz wyświetlić wszystkie zadania, które przypisałeś konkretnemu pracownikowi, które mają określony termin lub mają określony temat.
Postępuj w następujący sposób, aby filtrować:
1. Wywołaj polecenie „Widok, bieżący widok, dostosuj bieżący widok” lub w programie Outlook 2003 „Widok, rozmieść według, bieżący widok, dostosuj bieżący widok”.
2. Kliknij przycisk „Filtruj”.
3. W zakładce „Zadania” znajdziesz wszystkie ważne kryteria filtrowania. Na przykład, jeśli chcesz odfiltrować termin w temacie, w notatkach lub często używanych polach tekstowych w zadaniach, wprowadź termin w polu „Wyszukaj” i wybierz miejsce wyszukiwania w polu „W” .
4. Jeśli chcesz wyszukać status zadań, wybierz to w polu „Status”.
5. Jeśli chcesz filtrować według terminu lub innego czasu, wybierz np. „Należność” (lub odpowiednią godzinę) w polu „Godzina” i okres lub czas w polu obok.
6. Jeśli przydzieliłeś komuś zadanie za pośrednictwem poczty e-mail, wybierz odbiorcę w polu „Wysłane do”.
7. I odwrotnie, możesz filtrować zadania, które zostały Ci przydzielone przez e-mail, korzystając z pola „Od”.
8. Jeśli chcesz, możesz oczywiście połączyć kilka kryteriów.
9. Bardziej rozbudowane funkcje filtrowania można znaleźć w zakładce „Zaawansowane”. Tutaj możesz na przykład filtrować według kategorii, według priorytetu lub określając „% zrobiono”. W tym celu za pomocą przycisku „Pole” wybierz, które pole ma być filtrowane, a następnie wprowadź odpowiednie kryterium.
10. Zamknij okna dialogowe za pomocą „OK”.
Teraz na liście zadań wyświetlane są tylko te zadania, które spełniają wprowadzone kryteria.
Jeśli chcesz ponownie usunąć filtr, wywołaj polecenie „Widok, (Uporządkuj według) Bieżący widok, Dostosuj bieżący widok” i kliknij „Filtr”, a następnie „Usuń wszystko” (co oznacza: „Usuń ustawienia filtra” ), a nie „usuń wszystkie dane”.
Kolejna uwaga: Jeśli okno dialogowe w Outlooku nie zawiera zakładki „Generator zapytań”, możesz uaktualnić tę zakładkę, jak opisano w tych instrukcjach.