Eksportuj listy dystrybucyjne z Outlooka do Excela - oto jak

Instrukcje krok po kroku dotyczące eksportu

Skopiuj kontakty i listy dystrybucyjne do Excela

Istotną wartością dodaną pakietu Microsoft Office jest możliwość łączenia danych, liczb i tekstów w programach Outlook, Excel, Word, PowerPoint i Co. oraz ich edycji w różnych programach. Dotyczy to między innymi sytuacji, gdy kopiujesz kontakty lub listy dystrybucyjne do Excela i chcesz je tam przetwarzać. Eksportowanie książki adresowej z programu Outlook do programu Excel może być przydatne, na przykład, jeśli chcesz tworzyć profesjonalne listy z danych kontaktów i sortować lub filtrować je w programie Excel.

Jeśli chcesz przekazać części swojej książki adresowej współpracownikom lub przyjaciołom, ważne jest również, aby wcześniej je edytować w programie Excel. W takim przypadku masz możliwość sprawdzenia prywatnych informacji i usunięcia poufnych elementów. Aby wyeksportować książkę adresową, użyj tzw. metody przeciągnij i upuść, w której przeciągasz dane z jednego programu do drugiego za pomocą myszy i tam je przetwarzasz.

Eksportowanie książki adresowej – wyjaśnione krok po kroku:

1. Rozpocznij pusty skoroszyt w programie Excel.

2. Przejdź do swoich kontaktów w Outlooku.

3. Aby wyeksportować do Excela, zaznacz wszystkie kontakty, które mają być dalej przetwarzane.

4. Rozmieść okna programów Outlook i Excel obok siebie na ekranie. Możesz to zrobić, dostosowując rozmiar obu programów za pomocą przycisku „Zmniejsz”.

   

5. Przeciągnij i upuść wybrane kontakty do skoroszytu programu Excel.

Wskazówka: Jeśli okno programu Excel nie jest widoczne obok okna programu Outlook, przeciągnij kontakty w dół do paska startowego za pomocą przycisku programu Excel. Poczekaj chwilę, aż okno programu Excel otworzy się na pierwszym planie.

Dzięki zastosowaniu tych 5 punktów możesz z powodzeniem przenosić kontakty z Outlooka do Excela. Następnie możesz edytować dane w programie Excel, na przykład usuwać, zmieniać kolejność, sortować i rozwiązywać błędy pisowni.

Skopiuj listy dystrybucyjne do Excela za pomocą sztuczki

Jeśli stale wysyłasz wiadomości do określonej grupy osób, warto pracować z listami dystrybucyjnymi w programie Outlook. Możesz utworzyć nową listę dystrybucyjną w Outlooku w książce adresowej pod pozycją: "Nowa grupa kontaktów.“

Eksportuj listę dystrybucyjną do Excela

Program Outlook nie oferuje bezpośredniego sposobu eksportowania listy dystrybucyjnej do programu Excel w celu dalszego przetwarzania. Za pomocą sprawdzonej sztuczki możesz kopiować listy dystrybucyjne do Excela i dalej je edytować, mimo braku opcji eksportu:

1. Otwórz książkę adresową w programie Microsoft Outlook.

   

2. Przeciągnij listę dystrybucyjną z książki adresowej do skrzynki odbiorczej z wciśniętym prawym przyciskiem myszy i zwolnij przycisk myszy.

3. Następnie otwiera się menu kontekstowe. Wybierz polecenie „Kopiuj tutaj jako wiadomość z tekstem”.

4. Program Outlook tworzy nową wiadomość e-mail zawierającą wszystkie istotne dane osobowe z listy dystrybucyjnej. Wybierz wartości i skopiuj je bezpośrednio do swojej listy Excela za pomocą schowka.

Korzystając z tej metody oszczędzasz sobie kłopotów z kopiowaniem poszczególnych danych do Excela.